Uw organisatie bestaat niet om zoveel mogelijk winst te maken. Maar dat maakt goed financieel management niet minder belangrijk. Integendeel.
Subsidies, fondsen, projecten en verschillende financieringsstromen brengen ieder eigen voorwaarden, afspraken en verantwoordelijkheden mee. Met personeel, meerdere projecten en verschillende verantwoordingslijnen neemt de financiële complexiteit verder toe.
AXP ondersteunt grotere stichtingen en non-profitorganisaties bij het organiseren van die financiële basis én de informatie die nodig is om verantwoord te sturen. Soms verzorgen we een groot deel van finance. Soms werken we samen met een eigen financieel team, bestuur of externe accountant.
Maatschappelijke impact vraagt ook om financiële grip
Een stichting stuurt niet primair op winst. Maar dat maakt goede financiële sturing niet minder belangrijk. Juist wanneer middelen afkomstig zijn uit subsidies, fondsen, bijdragen, donaties of andere inkomstenbronnen, wilt u kunnen uitleggen waar het geld aan wordt besteed.
Naarmate de organisatie groter wordt, nemen ook de eisen aan administratie, rapportage, begroting, interne beheersing en verantwoording toe.
AXP verzorgt of versterkt de financiële functie en vertaalt administratie, projecten en geldstromen naar betrouwbare informatie voor bestuur, management en andere betrokkenen.
Niet alleen weten hoeveel er is uitgegeven. Ook waaraan en waarom.
De totale exploitatie vertelt maar een deel van het verhaal.
Voor bestuur en management is vaak juist belangrijk hoe inkomsten en uitgaven zich ontwikkelen per activiteit, project, subsidie of programma.
AXP kan financiële informatie zo organiseren dat verschillen tussen begroting en realisatie eerder zichtbaar worden en duidelijker wordt welke ontwikkelingen aandacht vragen.
Van administratie naar financiële regie
AXP kan een groot deel van de financiële functie verzorgen, maar ook samenwerken met uw eigen financieel medewerker, controller of finance-manager. De inrichting hangt af van de omvang en complexiteit van uw organisatie.
Financiële verwerking, periodieke afsluiting, aansluitingen, btw waar relevant, salarisadministratie en Financial Control.
Periodieke rapportages over resultaat, projecten, budgetten, liquiditeit en belangrijke financiële afwijkingen.
Jaarbegrotingen, meerjarige verwachtingen en liquiditeitsprognoses gebruiken om financiële gevolgen eerder zichtbaar te maken.
Ondersteuning bij fiscale vraagstukken, subsidies, ANBI-gerelateerde aandachtspunten en voorbereiding van financiële informatie voor externe verantwoording.
Waar grotere stichtingen financieel grip op willen houden
Hoe groter de organisatie en hoe meer geldstromen, projecten en verantwoordingslijnen, hoe belangrijker een professionele financefunctie wordt.
Kunnen inkomsten en kosten logisch worden gevolgd per programma, project of andere relevante activiteit?
Is de financiële administratie zo ingericht dat informatie die voor een subsidie of fonds nodig is betrouwbaar kan worden herleid?
Wat betekenen nieuwe activiteiten, personeelskosten en toekomstige verplichtingen voor de financiële ruimte van de organisatie?
Zijn betalingen, bevoegdheden, financiële processen en controles passend ingericht bij de omvang van de stichting?
Iedere euro moet uiteindelijk financieel te volgen zijn
Hoe beter deze financiële keten is ingericht, hoe eenvoudiger rapportage, sturing en verantwoording worden.
Subsidies, bijdragen en andere inkomsten.
Waarvoor zijn middelen beschikbaar?
Kosten, personeel en projecten.
Wat gebeurt financieel gedurende het jaar?
Onderbouwen hoe middelen zijn besteed.
Een jaarbegroting geeft richting, maar de werkelijkheid verandert gedurende het jaar. Subsidies kunnen later binnenkomen, activiteiten veranderen en personeelskosten ontwikkelen zich anders dan verwacht.
Daarom is alleen eenmaal per jaar begroten vaak onvoldoende voor grotere organisaties.
AXP kan begroting, realisatie en actuele verwachting periodiek naast elkaar zetten en aanvullen met een liquiditeitsprognose. Zo ziet u eerder waar financiële ruimte ontstaat of juist afneemt.
Bekijk Grip op cijfers →Verantwoording begint bij de inrichting van de administratie
Aan het einde van een project alsnog reconstrueren waar inkomsten en uitgaven betrekking op hadden, kost tijd en verhoogt de kans op fouten.
Daarom kijken we bij voorkeur al aan de voorkant welke financiële informatie voor projecten en subsidiestromen nodig is.
AXP kan vervolgens de administratie, projectcodering en rapportage daarop laten aansluiten, voor zover de beschikbare systemen en voorwaarden dit toelaten.
Betrouwbare cijfers zijn ook onderdeel van goed bestuur
Naarmate een stichting groter wordt, neemt ook de behoefte toe aan duidelijke verantwoordelijkheden, financiële procedures en periodieke informatie voor bestuur en toezicht.
Niet wachten tot het einde van het jaar, maar gedurende het jaar inzicht bieden in financiële ontwikkelingen en afwijkingen.
Duidelijk organiseren wie financiële informatie aanlevert, controleert, goedkeurt en betalingen autoriseert.
Financial Control helpt ervoor zorgen dat aansluitingen, uitzonderingen en belangrijke balansposities periodiek aandacht krijgen.
Een controle moet niet beginnen met het herstellen van de administratie
Wanneer een accountantscontrole, subsidiecontrole of andere assurance-opdracht nodig is, is een goed voorbereid financieel dossier belangrijk.
AXP kan de administratie, periodieke afsluiting en financiële stukken voorbereiden en de benodigde aansluitingen en onderbouwingen beschikbaar maken.
De onafhankelijke controle of verklaring wordt uitgevoerd door de daarvoor aangestelde externe accountant.
Een duidelijke taakverdeling voorkomt dubbel werk: AXP zorgt voor een betrouwbare financiële basis en werkt praktisch samen met de accountant die de controle uitvoert.
Goede doelen verdienen geen onnodig handmatig financieel werk
Bij grotere stichtingen ontstaat financiële informatie vaak in meerdere systemen. Denk aan CRM, projectadministratie, salaris, betaalprocessen en de financiële administratie.
AXP kijkt waar processen kunnen worden gestandaardiseerd en waar systemen slimmer kunnen samenwerken. Niet om technologie als doel op zich in te voeren, maar om verwerking efficiënter en informatie betrouwbaarder te maken.
Minder handmatig
Repeterende financiële verwerking waar mogelijk digitaliseren en automatiseren.
Systemen laten samenwerken
Relevante gegevens uit verschillende bronnen efficiënter laten doorwerken naar finance.
Eén financieel beeld
Financiële informatie beschikbaar maken voor rapportages, begrotingen en besluitvorming.
Heeft u al een financiële medewerker of controller?
Dan hoeft AXP de financiële functie niet over te nemen.
Juist bij grotere stichtingen kan een combinatie van interne kennis en externe expertise goed werken.
Uw eigen finance-team blijft dicht bij de organisatie, projecten en dagelijkse operatie.
AXP kan aanvullen met bijvoorbeeld Financial Control, managementrapportages, begrotingen, liquiditeitsprognoses, fiscale expertise of tijdelijke extra capaciteit.
De vraag is niet wie alles doet, maar hoe finance zo wordt georganiseerd dat continuïteit, kwaliteit en financiële regie goed zijn geborgd.
Bekijk Finance & Organisatie →Maatschappelijke middelen vragen om financiële duidelijkheid
Bestuur en management moeten kunnen zien welke middelen beschikbaar zijn, waar deze aan worden besteed en wat toekomstige plannen financieel betekenen.
AXP brengt administratie, Financial Control, rapportage, begroting, digitalisering en fiscale expertise samen. Zodat finance niet alleen helpt verantwoorden, maar ook helpt vooruitkijken.
Finance voor stichtingen & non-profit
Voor welke stichtingen is AXP vooral interessant?
Wat kan AXP concreet voor onze stichting verzorgen?
Kan AXP rapporteren per project of subsidie?
Kan AXP ook helpen met de subsidieverantwoording?
Voert AXP ook de accountantscontrole uit?
Kan AXP helpen met begrotingen en liquiditeitsprognoses?
Kan AXP adviseren over ANBI en fiscale vraagstukken?
Kan AXP samenwerken met onze eigen finance-afdeling?
Wat vraagt uw maatschappelijke organisatie van finance?
Uw maatschappelijke doel staat centraal. Finance moet helpen om dat doel verantwoord en duurzaam te realiseren.
