Uw organisatie bestaat niet om zoveel mogelijk winst te maken. Maar dat maakt goed financieel management niet minder belangrijk. Integendeel.
Subsidies, fondsen, projecten en verschillende financieringsstromen brengen ieder eigen voorwaarden, afspraken en verantwoordelijkheden mee. Met personeel, meerdere projecten en verschillende verantwoordingslijnen neemt de financiële complexiteit verder toe.
AXP ondersteunt grotere stichtingen en non-profitorganisaties bij het organiseren van die financiële basis én de informatie die nodig is om verantwoord te sturen. Soms verzorgen we een groot deel van finance. Soms werken we samen met een eigen financieel team, bestuur of externe accountant.
Beschikbaar geld is niet altijd vrij besteedbaar
Een gezonde bankpositie zegt bij een stichting niet automatisch hoeveel financiële ruimte er werkelijk is. Subsidies, fondsen en projectmiddelen kunnen bestemd zijn voor specifieke activiteiten, terwijl personeelskosten en andere verplichtingen doorlopen. Door budgetten, projecten, financieringsvoorwaarden en liquiditeit samen te bekijken, wordt duidelijk welke middelen nog beschikbaar zijn, waar bijsturing nodig is en hoeveel ruimte er werkelijk is voor uw maatschappelijke doelstellingen.
Wanneer vraagt een stichting meer van finance?
Dat moment ontstaat vaak wanneer de organisatie groeit. Er lopen meerdere projecten naast elkaar, financieringsstromen krijgen verschillende voorwaarden, het personeelsbestand neemt toe en bestuur of toezichthouders willen beter kunnen volgen hoe de organisatie zich financieel ontwikkelt.
Dan is alleen een administratie die achteraf klopt niet voldoende. U wilt ook gedurende het jaar weten waar middelen worden besteed, welke verplichtingen eraan komen en hoeveel ruimte er overblijft voor uw maatschappelijke doelstellingen.
Herkenbaar?
Van begroting naar actuele sturing
Een begroting vormt vaak de financiële vertaling van het jaarplan. Gedurende het jaar wilt u kunnen volgen waar inkomsten en uitgaven afwijken en wat dat betekent voor projecten en toekomstige verplichtingen. Goede periodieke informatie maakt het mogelijk eerder bij te sturen.
Subsidies en projectmiddelen vragen om overzicht
Niet iedere euro is vrij besteedbaar. Daarom moet de administratie niet alleen aansluiten op de organisatie als geheel, maar waar nodig ook op projecten, kostenplaatsen of financieringsvoorwaarden.
Subsidies, fondsen en geoormerkte middelen kunnen gekoppeld zijn aan specifieke activiteiten, perioden of verantwoordingsvoorwaarden. Dan is het belangrijk dat de financiële inrichting daarop aansluit en projectresultaten goed te volgen zijn.
Groei vraagt om meer interne beheersing
Naarmate een stichting groter wordt, neemt ook het belang van duidelijke bevoegdheden, controle en functiescheiding toe. Wie mag betalingen voorbereiden? Wie keurt ze goed? Hoe worden afwijkingen gesignaleerd? En welke informatie krijgt het bestuur?
De financiële organisatie moet continuïteit bieden
Veel financiële kennis mag niet afhankelijk zijn van één medewerker. AXP kan samenwerken met een eigen financiële afdeling, werkzaamheden overnemen of aanvullende finance- en controlcapaciteit leveren.
Van maatschappelijke doelen naar financiële sturing
Een stichting stuurt niet alleen op resultaat. Ook de besteding van middelen, projectvoortgang, liquiditeit, reserves en toekomstige verplichtingen zijn belangrijk. Bij grotere organisaties kunnen daarnaast verschillende programma’s, financieringsbronnen en entiteiten naast elkaar bestaan.
De financiële rapportage moet daarom aansluiten op hoe de organisatie werkelijk wordt bestuurd. Niet meer informatie dan nodig, maar wel inzicht in wat bestuur en management moeten weten om goede keuzes te maken.
Klaar voor bestuur, financiers en accountant
Grotere stichtingen hebben vaak te maken met externe verantwoording. AXP helpt de administratie, projectinformatie en financiële onderbouwing zo in te richten dat externe verantwoording beter aansluit op de reguliere financiële processen.
Wanneer een accountantscontrole nodig is, blijft de accountant vanzelfsprekend onafhankelijk. AXP kan zorgen dat administratie, aansluitingen en onderbouwingen goed voorbereid beschikbaar zijn.
Digitalisering zonder de organisatie ingewikkelder te maken
Veel financiële processen lenen zich voor automatisering: factuurverwerking, goedkeuringen, betaalprocessen en het samenbrengen van gegevens uit verschillende systemen.
Technologie moet daarbij niet méér complexiteit veroorzaken. Het doel is een financiële inrichting die betrouwbaar, controleerbaar en werkbaar blijft.
Past AXP bij uw stichting of non-profitorganisatie?
AXP past vooral bij organisaties waar finance meer vraagt dan alleen boekhouding. Bijvoorbeeld door meerdere projecten, ssubstantiële subsidies of andere geoormerkte financiering, personeel, verschillende financieringsbronnen, governance-eisen of een eigen financiële afdeling.
We werken daarbij niet vanuit een standaardpakket. We kijken hoe uw organisatie wordt aangestuurd en welke financiële informatie, processen en capaciteit daarbij passen.
We automatiseren waar dat efficiënt is, maar houden controleerbaarheid, autorisaties en verantwoordelijkheden als uitgangspunt.
De financiële rapportage moet aansluiten op de informatiebehoefte van directie, bestuur en eventueel Raad van Toezicht.
Veelgestelde vragen over finance bij stichtingen
Voor welk type stichting of non-profitorganisatie is AXP geschikt?
AXP werkt vooral voor grotere stichtingen en non-profitorganisaties met personeel, meerdere projecten, substantiële geldstromen en een professionele bestuurs- of managementstructuur.
Kan AXP samenwerken met onze eigen financiële afdeling?
Ja. AXP kan onderdelen overnemen, aanvullende expertise leveren of ondersteuning bieden bij rapportage, control en financiële processen.
Kan AXP samenwerken met onze externe accountant?
Ja. Wanneer een onafhankelijke controle nodig is, kan AXP de financiële administratie en onderbouwing voorbereiden en afstemmen met de controlerend accountant.
Kan AXP ondersteunen bij subsidieverantwoording?
AXP kan helpen de financiële administratie en projectinformatie zo in te richten dat bestedingen en projectresultaten goed zijn te volgen en de benodigde financiële onderbouwingen voor verantwoording beschikbaar zijn.
Wat vraagt uw maatschappelijke organisatie van finance?
Uw maatschappelijke doel staat centraal. Finance moet helpen om dat doel verantwoord en duurzaam te realiseren.
