Wanneer is het slim om uw financiële administratie geheel of gedeeltelijk uit te besteden?

Uw financiële administratie draait misschien goed, maar is deze ook toekomstbestendig? Wat gebeurt er als een belangrijke medewerker vertrekt, uw organisatie snel groeit of het aantal transacties fors toeneemt?

Het uitbesteden van uw financiële administratie is vooral interessant wanneer continuïteit, capaciteit of kwaliteit te afhankelijk wordt van uw interne bezetting. U kunt de volledige administratie uitbesteden, maar ook specifieke administraties, processen of grote transactiestromen.

Daarmee maakt u uw financiële organisatie minder kwetsbaar en beter schaalbaar. Tegelijkertijd ontstaat ruimte om processen efficiënter in te richten en verantwoordelijkheden duidelijker te beleggen.

AXP Adviseurs kan omvangrijke financiële administraties en financiële processen geheel of gedeeltelijk overnemen. Onze financieel-administratieve specialisten zorgen voor de dagelijkse uitvoering en combineren hun expertise waar mogelijk met Robotic Accounting en slimme automatisering. Zo zorgen we samen voor een financiële administratie die ook bij grotere volumes beheersbaar en betrouwbaar blijft.

Een financiële administratie is meer dan het verwerken van facturen en transacties. Betrouwbare cijfers vormen de basis voor rapportages, liquiditeitssturing en financiële besluitvorming.

Naarmate een organisatie groeit, neemt vaak ook de complexiteit toe. Er zijn meer transacties, meer administratieve werkzaamheden en hogere eisen aan snelheid en kwaliteit. Tegelijkertijd kan het lastig zijn om voldoende financieel-administratieve capaciteit te organiseren en kennis binnen de organisatie te behouden.

Vooral bij omvangrijke administraties en grote transactiestromen kan uitbesteden interessant worden. Niet alleen vanuit kostenperspectief, maar juist vanwege continuïteit, schaalbaarheid en kwaliteit.

Daarbij hoeft outsourcing niet te betekenen dat u uw volledige financefunctie buiten de deur plaatst. Juist een gedeeltelijke uitbesteding kan effectief zijn: AXP Adviseurs verzorgt bijvoorbeeld de administratieve verwerking, terwijl control, managementinformatie en financiële aansturing binnen uw organisatie blijven.

Een aantal situaties kan erop wijzen dat uw huidige inrichting niet meer optimaal aansluit op uw organisatie:

• uw administratie is sterk afhankelijk van één of enkele medewerkers;
• groei leidt structureel tot achterstanden of extra werkdruk;
• het wordt moeilijker voldoende financieel-administratieve capaciteit te organiseren;
• processen zijn arbeidsintensief of onvoldoende gestandaardiseerd;
• grote aantallen transacties vragen om een efficiëntere verwerking;
• u wilt uw financiële organisatie professionaliseren zonder alle capaciteit zelf op te bouwen.

Een tijdelijk capaciteitsprobleem vraagt overigens niet automatisch om outsourcing. Bij ziekte, vertrek of piekbelasting kan het logischer zijn om tijdelijk financieel-administratieve specialisten of Interim Finance Professionals binnen uw organisatie te laten meewerken.

Structurele outsourcing komt vooral in beeld wanneer u uw financiële processen duurzaam anders wilt organiseren.

1. Breng de kwetsbaarheid van uw huidige administratie in kaart

Kijk hoe uw financiële processen momenteel zijn georganiseerd. Welke werkzaamheden zijn afhankelijk van specifieke medewerkers? Waar ontstaan problemen bij ziekte, vakantie of vertrek? En welke kennis zit vooral in hoofden in plaats van in goed vastgelegde processen? Kijk daarbij ook naar volume. Wanneer grote aantallen facturen en transacties handmatig of met veel tussenstappen worden verwerkt, kan schaalbaarheid een steeds groter vraagstuk worden.

2. Maak onderscheid tussen capaciteit en een structureel vraagstuk

Heeft u enkele maanden extra capaciteit nodig? Dan kan tijdelijke financiële ondersteuning passender zijn. Wilt u juist structureel minder afhankelijk worden van personele bezetting, processen schaalbaarder maken of werkzaamheden anders organiseren? Dan komt outsourcing in beeld.

Dat onderscheid is belangrijk. Tijdelijke ondersteuning lost een capaciteitsvraagstuk op; outsourcing verandert structureel de manier waarop u uw financiële processen organiseert.

3. Bepaal welke processen u intern wilt houden

U hoeft niet alles uit te besteden. Sommige organisaties besteden omvangrijke administratieve processen of grote transactiestromen uit, terwijl control, managementinformatie en financiële aansturing intern blijven. Bepaal daarom niet alleen welke werkzaamheden u wilt uitbesteden, maar ook waar de verantwoordelijkheden komen te liggen. Wie bewaakt de kwaliteit? Wie beoordeelt uitzonderingen? Wie stuurt bij? En wie is verantwoordelijk voor de financiële informatie richting management en directie? Zo ontstaat een model dat aansluit op uw organisatie in plaats van een standaardoplossing.

4. Combineer financiële expertise met Robotic Accounting

Het uitbesteden van een inefficiënt proces maakt dat proces niet automatisch efficiënter. Zeker bij omvangrijke administraties is het daarom verstandig om tegelijkertijd naar de inrichting en verwerking te kijken.

AXP Adviseurs combineert financieel-administratieve expertise met Robotic Accounting, automatisering en financiële software. Juist bij grote aantallen transacties kan dit helpen om repeterende werkzaamheden efficiënter uit te voeren, processen te standaardiseren en de financiële administratie schaalbaarder in te richten.

Technologie is daarbij geen doel op zich. Het gaat erom dat financiële processen betrouwbaar en efficiënt functioneren en dat uw organisatie kan blijven beschikken over goede financiële informatie.

5. Zorg dat de financiële regie goed is georganiseerd

Ook wanneer AXP een belangrijk deel van de financiële administratie uitvoert, blijft financiële regie essentieel. Betrouwbare verwerking moet uiteindelijk leiden tot informatie waarmee management en directie kunnen sturen. Leg daarom duidelijk vast wie verantwoordelijk is voor administratie, control, rapportages en financiële besluitvorming. Die regie kan binnen uw eigen organisatie blijven. Heeft u ook ondersteuning nodig bij control of financiële aansturing, dan kan AXP aanvullende expertise leveren.

Een groeiende organisatie verwerkt grote aantallen financiële transacties. De administratie is in de loop der jaren meegegroeid, maar belangrijke werkzaamheden zijn nog sterk afhankelijk van enkele ervaren medewerkers. Tegelijkertijd neemt het transactievolume verder toe. Wanneer een van deze medewerkers vertrekt, wordt duidelijk hoe kwetsbaar de financiële administratie is geworden. De directie besluit daarom niet automatisch een nieuwe medewerker voor dezelfde werkzaamheden te zoeken, maar de inrichting van de financiële processen opnieuw te beoordelen.

Een groot deel van de administratieve verwerking wordt gestandaardiseerd en bij AXP ondergebracht. Daarbij wordt Robotic Accounting ingezet om repeterende processen slimmer en efficiënter te verwerken. AXP verzorgt daarnaast de control en managementinformatie, zodat de directie periodiek beschikt over betrouwbare en actuele informatie.

De financiële besluitvorming blijft bij de ondernemer en directie. Zij beschikken dankzij de administratie, control en managementinformatie over de inzichten die nodig zijn om onderbouwde beslissingen te nemen.

Zo ontstaat een financiële functie waarin AXP Adviseurs een groot deel van de uitvoering, control en informatievoorziening kan verzorgen, terwijl de ondernemer de regie over zijn organisatie en de uiteindelijke besluitvorming behoudt.

Outsourcen vanwege een tijdelijk personeelstekort
Een tijdelijk capaciteitsprobleem is iets anders dan een structureel organisatievraagstuk. Soms is tijdelijke financiële ondersteuning binnen uw organisatie de betere oplossing.

Alleen naar kosten kijken
De goedkoopste verwerking is niet automatisch de beste oplossing. Kijk ook naar continuïteit, kwaliteit, schaalbaarheid en de inrichting van uw financiële processen.

Inefficiënte processen één-op-één overdragen
Outsourcing is juist een goed moment om processen kritisch te bekijken en waar mogelijk te standaardiseren, automatiseren en verbeteren.

Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden
Uitbesteden betekent niet dat financiële verantwoordelijkheid verdwijnt. Spreek vooraf duidelijk af wie verantwoordelijk is voor verwerking, controle, rapportage en besluitvorming.

Moet u uw volledige financiële administratie uitbesteden?

Nee. U kunt ook specifieke administraties uitbesteden. Welke verdeling passend is, hangt af van uw organisatie, volumes, systemen, interne expertise en de financiële regie die u zelf wilt behouden.

Wat is het verschil tussen outsourcing en tijdelijke financiële ondersteuning?

Bij tijdelijke ondersteuning werkt extra financiële capaciteit gedurende een bepaalde periode mee, bijvoorbeeld bij ziekte, vertrek, groei of piekbelasting. Bij outsourcing neemt AXP Adviseurs financiële werkzaamheden of processen structureel geheel of gedeeltelijk over. Het gaat dan niet alleen om extra capaciteit, maar om een andere inrichting van uw financiële processen.

Is uitbesteden alleen interessant voor kleinere organisaties?

Nee. Juist grotere organisaties met omvangrijke administraties en grote transactiestromen kunnen voordeel hebben van outsourcing. Bij grote volumes worden efficiënte verwerking, continuïteit en schaalbaarheid steeds belangrijker. AXP Adviseurs kan financiële administraties en processen geheel of gedeeltelijk overnemen en daarbij financieel-administratieve expertise combineren met Robotic Accounting.

Kunt u control en financiële aansturing intern houden?

Jazeker. Het uitbesteden van administratieve processen betekent niet dat u ook uw financiële regie uit handen geeft. AXP Adviseurs kan bijvoorbeeld de operationele financiële verwerking verzorgen, terwijl uw eigen controller, finance manager of CFO verantwoordelijk blijft voor control, analyses, managementinformatie en financiële besluitvorming.

Wilt u ook op dat niveau ondersteuning, dan kan AXP Adviseurs aanvullende expertise leveren op het gebied van control en CFO-ondersteuning. In de praktijk combineren organisaties het uitbesteden van financiële processen regelmatig met deze aanvullende expertise.

Wat is de rol van Robotic Accounting bij outsourcing?

Robotic Accounting kan vooral bij grote volumes helpen om repeterende financiële werkzaamheden efficiënter en schaalbaarder in te richten. AXP Adviseurs combineert automatisering daarbij met financieel-administratieve expertise. Het doel is niet automatiseren om het automatiseren, maar een betrouwbare financiële verwerking die kan meegroeien met uw organisatie.

Wat als u vooral tijdelijk extra financiële capaciteit nodig heeft?

Dan is structureel uitbesteden niet automatisch de beste oplossing. Bij ziekte, onverwacht vertrek, een openstaande vacature of tijdelijke piekbelasting kan het verstandiger zijn om tijdelijk een financieel-administratieve specialist, Interim Finance Professional of controller binnen uw organisatie te laten meewerken.

Dat behandelen we afzonderlijk in de ondernemersvraag ‘Hoe vangt u tijdelijke onderbezetting op uw financiële afdeling op?’

Uw financiële administratie geheel of gedeeltelijk uitbesteden is vooral interessant wanneer u structureel meer continuïteit, kwaliteit en schaalbaarheid nodig heeft. Zeker bij omvangrijke administraties en grote transactiestromen kan de combinatie van financieel-administratieve expertise en Robotic Accounting helpen om processen efficiënter en minder kwetsbaar in te richten. Maak daarbij onderscheid tussen een tijdelijk capaciteitstekort en een structurele keuze voor outsourcing. Bepaal bewust welke werkzaamheden u extern organiseert en waar u de financiële regie belegt.

Zo wordt uitbesteden geen doel op zich, maar onderdeel van een financefunctie die past bij de omvang en ontwikkeling van uw organisatie.

Expertise: Finance & Organisatie

Diensten: Financiële administratie geheel of gedeeltelijk uitbesteden, Robotic Accounting en financieel-administratieve ondersteuning.

Gerelateerde ondernemersvragen:

• Hoe vangt u tijdelijke onderbezetting op uw financiële afdeling op?
• Wanneer heeft u een controller of CFO nodig?
• Hoe professionaliseert u uw financiële organisatie?

Heeft u een omvangrijke administratie, nemen de transactiestromen toe of wilt u minder afhankelijk worden van de beschikbaarheid van financiële medewerkers?

Wij kijken graag met u mee naar welke financiële processen u zelf wilt blijven uitvoeren en welke u slimmer bij AXP Adviseurs kunt onderbrengen.