Welke financiële processen kunt u automatiseren?

Facturen verwerken, bankmutaties boeken, betalingen voorbereiden en gegevens controleren: binnen een financiële administratie vinden dagelijks veel terugkerende handelingen plaats. Zeker bij grote aantallen transacties kan dit veel capaciteit vragen. Veel van deze werkzaamheden zijn te standaardiseren en te automatiseren. Dat kan binnen uw eigen financiële organisatie, maar u kunt de verwerking ook geheel of gedeeltelijk uitbesteden.

Verwerkt u zelf? Dan kan AXP Adviseurs met u meedenken over het slimmer inrichten en automatiseren van uw financiële processen.

Wilt u de verwerking niet zelf blijven doen? Dan kan AXP Adviseurs financiële processen voor u uitvoeren. Wij combineren financiële expertise met proceskennis, financiële software, Robotic Accounting en automatisering om ook omvangrijke administraties en grote transactiestromen efficiënt te verwerken.

De vraag is daarom niet alleen wat kunt u automatiseren?, maar ook: welke financiële processen wilt u zelf blijven uitvoeren?

Naarmate een organisatie groeit, neemt meestal ook het aantal financiële transacties toe. Meer klanten, leveranciers, facturen, betalingen en bankmutaties betekenen meer administratieve verwerking.

Wanneer iedere extra transactie ook extra handmatig werk veroorzaakt, groeit de financiële administratie bijna automatisch mee. Dat maakt de organisatie kwetsbaarder voor personeelstekorten, piekbelasting en fouten.

Automatisering kan deze relatie doorbreken. Door terugkerende handelingen te standaardiseren en software systemen slimmer te laten samenwerken, kunnen grotere volumes efficiënter worden verwerkt.

Dat betekent niet dat mensen uit het financiële proces verdwijnen. Technologie is vooral geschikt voor voorspelbare en repeterende werkzaamheden. Afwijkingen, controles, analyses en financiële beslissingen blijven financiële expertise vragen.

1. Inkoopfacturen en boekingen

Het verwerken van inkoopfacturen is een veelvoorkomend automatiseringsgebied. Gegevens uit digitale facturen kunnen automatisch worden herkend en gebruikt om boekingsvoorstellen te maken. Ook goedkeuring kan digitaal worden ingericht. Een factuur volgt dan op basis van vooraf bepaalde regels de juiste route voordat deze wordt betaald.

Daardoor neemt het aantal handmatige handelingen af en wordt het proces beter beheersbaar.

2. Banktransacties en betalingen

Banktransacties kunnen automatisch worden ingelezen en gekoppeld aan openstaande posten of grootboekrekeningen.

Bij grote aantallen terugkerende transacties kunnen boekingsregels en Robotic Accounting een aanzienlijk deel van de verwerking ondersteunen. Financiële medewerkers hoeven zich daardoor vooral te richten op uitzonderingen en controles.

Ook betalingsprocessen kunnen verder worden gestandaardiseerd en geautomatiseerd, waarbij passende autorisatie en controle belangrijk blijven.

3. Debiteuren en crediteuren

Binnen debiteuren- en crediteurenprocessen zijn veel terugkerende werkzaamheden te automatiseren.

Denk aan het signaleren van openstaande posten, voorbereiden van betalingsvoorstellen, bewaken van betaaltermijnen en ondersteunen van herinneringsprocessen. Niet iedere vervolgstap hoeft vervolgens automatisch plaats te vinden. Bij een belangrijke klant kan persoonlijk contact bijvoorbeeld verstandiger zijn dan een automatisch verstuurde herinnering.

4. Controles, rapportages en managementinformatie

Ook controles kunnen deels automatisch plaatsvinden. Systemen kunnen bijvoorbeeld ontbrekende gegevens, afwijkende transacties of mogelijke dubbele boekingen signaleren.

Daarnaast kunnen financiële gegevens automatisch worden samengebracht in rapportages en dashboards. Daardoor hoeft uw financiële afdeling niet iedere maand opnieuw gegevens uit verschillende bestanden te verzamelen. Het resultaat is niet alleen een efficiënter proces, maar ook sneller beschikbare financiële stuurinformatie.

Dit is een belangrijke keuze. Automatisering betekent namelijk niet automatisch dat AXP Adviseurs uw administratie moet uitvoeren.

Er zijn twee duidelijke routes.

Route 1: u blijft zelf boeken en verwerken

Heeft u een eigen financiële afdeling en wilt u de verwerking zelf blijven uitvoeren? Dan kan AXP Adviseurs helpen om die financiële processen slimmer in te richten.

We kijken bijvoorbeeld waar medewerkers nog veel gegevens handmatig invoeren, welke werkzaamheden vaak worden herhaald, waar dubbele verwerking plaatsvindt en hoe bestaande financiële software beter kan worden benut.

Vervolgens beoordelen we welke werkzaamheden kunnen worden gestandaardiseerd of geautomatiseerd en waar menselijke controle nodig blijft.

Uw eigen medewerkers blijven de administratie verwerken. AXP Adviseurs brengt financiële, procesmatige en technologische expertise in om uw financefunctie efficiënter en beter schaalbaar te maken.

Route 2: AXP Adviseurs verwerkt financiële processen voor u

U kunt er ook bewust voor kiezen om financiële processen niet zelf te blijven uitvoeren.

AXP Adviseurs kan een financiële administratie of specifieke onderdelen daarvan geheel of gedeeltelijk overnemen. Dat is niet alleen relevant voor kleinere administraties. Juist bij organisaties met omvangrijke administraties, grote aantallen transacties of repeterende financiële processen kan gespecialiseerde verwerking interessant zijn.

Wij hebben de expertise in huis om dergelijke volumes efficiënt te verwerken. Daarbij combineren we financiële kennis met slimme procesinrichting, financiële software, Robotic Accounting en automatisering.

De waarde daarvan zit niet alleen in het verwerken van transacties. Structurele outsourcing kan bijdragen aan continuïteit, schaalbaarheid en kwaliteit en de afhankelijkheid van individuele medewerkers verminderen.

Uw eigen financiële organisatie hoeft daardoor niet noodzakelijk te worden ingericht op het verwerken van grote aantallen standaardtransacties. Medewerkers kunnen zich meer richten op werkzaamheden waarbij kennis van de organisatie belangrijk is, zoals analyse, control en ondersteuning van management en directie.

U houdt daarbij de regie over uw bedrijfsvoering en financiële beslissingen. AXP Adviseurs zorgt voor een efficiënte uitvoering van de financiële processen die u aan ons toevertrouwt.

Kijk eerst naar volume en herhaling

Breng in kaart hoeveel facturen, boekingen, bankmutaties en andere transacties u verwerkt. Vooral grote aantallen vergelijkbare handelingen bieden mogelijkheden voor automatisering.

Onderzoek waar capaciteit verloren gaat

Kijk niet alleen naar het aantal transacties, maar ook naar de werkzaamheden eromheen. Hoeveel tijd gaat verloren aan invoeren, corrigeren, controleren en gegevens overzetten tussen systemen?

Bepaal wat u zelf wilt blijven doen

Niet alles wat binnen finance gebeurt, hoeft binnen uw eigen organisatie te worden verwerkt. Maak daarom onderscheid tussen routinematige verwerking en werkzaamheden waarvoor specifieke kennis van uw organisatie nodig is.

Daaruit kan blijken dat u vooral uw eigen processen moet automatiseren. Maar het kan ook betekenen dat structurele outsourcing van bepaalde financiële processen efficiënter en minder kwetsbaar is.

Richt automatisering én controle goed in

Volledig automatisch betekent niet automatisch volledig betrouwbaar. Leg daarom vast welke werkzaamheden automatisch verlopen, welke controles plaatsvinden en wanneer een financieel specialist naar een uitzondering moet kijken.

Een groeiende groothandel met meerdere vestigingen verwerkt iedere maand duizenden inkoopfacturen, verkooptransacties en bankmutaties. De financiële administratie wordt intern gevoerd, maar door de groei besteedt het financiële team steeds meer tijd aan repeterende verwerking. Daardoor blijft minder capaciteit over voor analyses, rapportages en ondersteuning van het management.

De directie besluit daarom om een deel van de financiële verwerking structureel uit te besteden aan AXP Adviseurs. De verwerking van grote aantallen inkoopfacturen en banktransacties wordt bij ons ondergebracht, terwijl de organisatie andere financiële werkzaamheden zelf blijft uitvoeren.

AXP Adviseurs richt de overgenomen processen efficiënt in. Financiële software, automatisering en Robotic Accounting worden ingezet om repeterende handelingen zoveel mogelijk geautomatiseerd te verwerken. Onze financiële specialisten bewaken het proces, voeren controles uit en behandelen transacties die inhoudelijke beoordeling vragen.

Het eigen financiële team hoeft hierdoor niet langer een groot deel van zijn capaciteit in te zetten voor de dagelijkse bulkverwerking. Het kan zich meer richten op werkzaamheden die dicht bij de bedrijfsvoering liggen, zoals het analyseren van marges en afwijkingen, budgetbewaking en managementinformatie.

Voor de directie betekent deze inrichting dat groei van het aantal transacties niet automatisch vraagt om een evenredige uitbreiding van de eigen administratieve capaciteit. De organisatie houdt zelf de regie over haar financiële functie en bedrijfsbeslissingen, terwijl AXP Adviseurs verantwoordelijk is voor een efficiënte en beheerste uitvoering van de uitbestede financiële processen.

Automatisering als doel op zich zien. De vraag is niet hoeveel u kunt automatiseren, maar hoe u finance betrouwbaarder, efficiënter en beter schaalbaar organiseert.

Een inefficiënt proces rechtstreeks automatiseren. Kijk eerst kritisch naar processtappen, verantwoordelijkheden en uitzonderingen. Digitalisering maakt een slecht ingericht proces niet vanzelf goed.

Er automatisch van uitgaan dat alles intern moet blijven. Bij grote volumes kan structurele verwerking door een gespecialiseerde partij een logisch alternatief zijn voor verdere uitbreiding van de eigen administratieve capaciteit.

Menselijke controle volledig willen vervangen. Automatisering werkt vooral goed bij voorspelbare werkzaamheden. Afwijkingen, analyses en financiële beslissingen blijven deskundige beoordeling vragen.

Welke financiële processen zijn geschikt voor automatisering?

Vooral financiële processen met veel herhaling en duidelijke regels zijn geschikt. Denk aan factuurverwerking, banktransacties, boekingen, betalingsprocessen, openstaande posten, controles en periodieke rapportages.

Wat is Robotic Accounting?

Robotic Accounting is het automatiseren van terugkerende administratieve handelingen met behulp van technologie en financiële software. Het doel is routinematige verwerking efficiënter uit te voeren, zodat financiële professionals meer aandacht kunnen besteden aan uitzonderingen, controle en analyse.

Kan AXP Adviseurs ook een grote financiële administratie verwerken?

Ja. AXP Adviseurs kan financiële administraties en financiële processen geheel of gedeeltelijk overnemen, ook wanneer sprake is van omvangrijke administraties en grote transactiestromen. Wij combineren financiële expertise met procesinrichting, financiële software en automatisering om dergelijke volumes efficiënt te verwerken.

Moet ik mijn administratie uitbesteden om met AXP Adviseurs te automatiseren?

Nee. De twee routes staan naast elkaar. Wilt u zelf blijven boeken en verwerken, dan kan AXP Adviseurs met u meedenken over automatisering en procesverbetering. Wilt u bepaalde financiële processen niet langer zelf uitvoeren, dan kunnen wij deze geheel of gedeeltelijk voor u verwerken.

Veel financiële processen kunt u automatiseren, waaronder factuurverwerking, banktransacties, boekingen, betalingen, controles en rapportages. Daarbij heeft u twee mogelijkheden. U blijft zelf verwerken en richt uw financiële processen met hulp van AXP Adviseurs slimmer in. Of u kiest ervoor om financiële processen geheel of gedeeltelijk door AXP Adviseurs te laten uitvoeren.

Juist bij omvangrijke administraties en grote transactiestromen kan die tweede route interessant zijn. AXP Adviseurs combineert financiële expertise, slimme procesinrichting en automatisering om grote volumes efficiënt te verwerken. Zo kiest u bewust welke financiële werkzaamheden u zelf wilt organiseren en welke u beter kunt laten uitvoeren.

Expertise: Digital Finance

Diensten:

• Robotic Accounting
• Digitalisering van financiële processen
• Geheel of gedeeltelijk uitbesteden van financiële administraties en financiële processen

Automatisering begint niet bij de keuze voor software. Begin met de vraag hoe u uw financiële functie wilt organiseren.

Wilt u uw eigen financiële processen efficiënter maken? Dan denkt AXP Adviseurs met u mee over automatisering en procesverbetering. Wilt u omvangrijke of repeterende financiële processen niet langer zelf verwerken? Dan onderzoeken we welke werkzaamheden AXP Adviseurs efficiënt voor u kan uitvoeren.

Wij kijken graag met u mee en stellen misschien juist de vragen die u zelf nog niet heeft gesteld.