Hoe zorgt u dat uw financiële systemen goed samenwerken?
Financiële systemen goed laten samenwerken betekent dat gegevens zo min mogelijk handmatig worden overgenomen, financiële informatie betrouwbaar doorstroomt en duidelijk is welk systeem waarvoor leidend is.
Begin niet bij de koppeling, maar bij de gegevensstroom
Breng eerst in kaart waar financiële gegevens ontstaan, in welk systeem ze worden vastgelegd en waar medewerkers informatie opnieuw invoeren, exporteren, aanpassen of controleren.
Daarna kunt u bepalen of een standaardkoppeling, betere inrichting van bestaande software, automatisering of specialistisch maatwerk de beste oplossing is.
Niet ieder systeem hoeft met ieder ander systeem gekoppeld te worden. Een goede oplossing maakt het financiële proces eenvoudiger, betrouwbaarder en beter schaalbaar.
Minder dubbel werk
Gegevens hoeven niet telkens opnieuw handmatig te worden ingevoerd.
Minder tussenbestanden
Terugkerende exports, bewerkingen en imports kunnen waar mogelijk verdwijnen.
Betere gegevensstroom
Minder handmatige overdracht verkleint de kans op fouten en ontbrekende informatie.
Groei beter opvangen
Meer transacties hoeven niet automatisch evenredig meer handelingen te veroorzaken.
Waar ontstaan meestal problemen tussen financiële systemen?
Groeiende organisaties gebruiken vaak meerdere systemen: bijvoorbeeld voor verkoop, projecten, planning, personeel, inkoop en financiële administratie. Dat hoeft geen probleem te zijn.
De inefficiëntie ontstaat meestal tussen die systemen. Een medewerker exporteert bijvoorbeeld gegevens, past deze in Excel aan en importeert ze vervolgens in de financiële administratie. Daarna moet iemand controleren of alles volledig is overgekomen.
Bij beperkte volumes kan dat nog beheersbaar zijn. Naarmate de organisatie groeit, nemen handelingen, controles en afhankelijkheden echter snel toe.
Wanneer is het tijd uw systeemlandschap opnieuw te bekijken?
Hoe helpt AXP financiële systemen beter samenwerken?
We bekijken eerst de financiële keten en pas daarna de technische oplossing.
Gegevensstromen
We brengen in kaart waar informatie ontstaat, verandert en opnieuw wordt verwerkt.
Knelpunten
We zoeken dubbele invoer, handmatige overdrachten en onnodige controles.
Oplossing
We beoordelen bestaande mogelijkheden, standaardkoppelingen, automatisering of maatwerk.
Proces & control
We leggen vast welk systeem leidend is en hoe uitzonderingen en controles worden ingericht.
Heeft u werkelijk een nieuwe koppeling nodig?
Niet ieder probleem tussen systemen vraagt om een nieuwe integratie. Soms kan bestaande software al meer dan binnen de organisatie wordt gebruikt.
Wanneer gegevens automatisch moeten doorstromen
Een standaardkoppeling of technische integratie kan zinvol zijn wanneer dezelfde gegevens structureel tussen systemen moeten worden uitgewisseld en handmatige overdracht geen waarde toevoegt.
Wanneer de werkwijze het echte probleem is
Soms kan een proces worden vereenvoudigd, een bestaand systeem beter worden ingericht of een dubbele registratie volledig verdwijnen. Dan is extra techniek niet noodzakelijk.
Wat moet u rondom een koppeling goed organiseren?
Wanneer gegevens automatisch worden uitgewisseld, verandert ook de manier waarop u controleert. Automatisering maakt controle niet overbodig, maar verplaatst de aandacht.
Welk systeem is leidend?
Leg vast waar gegevens ontstaan en in welk systeem wijzigingen mogen worden aangebracht.
Wat als iets niet goed gaat?
Maak zichtbaar wanneer gegevens ontbreken, een verwerking mislukt of menselijke beoordeling nodig is.
Wie bewaakt het proces?
Leg vast wie uitzonderingen opvolgt, aansluitingen controleert en verantwoordelijk is voor de gegevensstroom.
Van exports en Excel naar een beter ingerichte gegevensstroom
Een grotere mkb-organisatie werkt met een eigen finance-team. Verkoop- en operationele informatie wordt in verschillende systemen vastgelegd. Om deze informatie in de financiële administratie te verwerken, maakt een medewerker periodiek exports.
De bestanden worden in Excel aangepast, opnieuw geïmporteerd en vervolgens handmatig aangesloten. AXP brengt eerst de volledige gegevensstroom in kaart.
Voor een deel blijkt een bestaande koppelmogelijkheid beschikbaar. Die gegevensstroom kan AXP helpen inrichten. Voor een andere stroom is specialistisch technisch maatwerk nodig. In dat geval beschrijven we vanuit finance welke gegevens moeten worden uitgewisseld, hoe deze moeten worden verwerkt en welke controles nodig zijn.
Zo wordt niet simpelweg een koppeling gebouwd, maar wordt het financiële proces als geheel eenvoudiger en beter beheersbaar.
Veelgemaakte fouten bij systeemintegratie
Direct nieuwe software aanschaffen
Onderzoek eerst of bestaande systemen en processen slimmer kunnen worden ingericht.
Alleen naar de techniek kijken
Een technisch goede koppeling kan nog steeds onderdeel zijn van een inefficiënt financieel proces.
Alles met alles willen koppelen
Koppel alleen waar automatische gegevensuitwisseling daadwerkelijk waarde toevoegt.
De oude controles laten bestaan
Wanneer verwerking verandert, moeten controles en verantwoordelijkheden meestal mee veranderen.
Vragen over financiële systemen koppelen
Waarom zou u financiële systemen koppelen?
Vooral om dubbele invoer, handmatige gegevensoverdracht en terugkerende imports en exports te verminderen. Goed ingerichte gegevensstromen kunnen finance efficiënter en beter schaalbaar maken.
Moeten wij onze bestaande software vervangen?
Niet automatisch. AXP kijkt eerst welke mogelijkheden uw bestaande systemen al bieden en waar een betere inrichting voldoende kan zijn.
Kan AXP koppelingen zelf realiseren?
Waar koppelingen of instellingen binnen onze mogelijkheden liggen, kan AXP helpen bij de inrichting. Is specialistisch technisch maatwerk nodig, dan beschrijven we vanuit finance aan welke eisen de oplossing moet voldoen.
Moet ieder systeem aan elkaar gekoppeld worden?
Nee. Een koppeling is alleen zinvol wanneer deze het proces eenvoudiger, betrouwbaarder of beter schaalbaar maakt.
Kijkt AXP alleen naar financiële software?
Nee. Ook operationele systemen kunnen onderdeel zijn van de financiële gegevensstroom. Daarom kijken we naar de aansluiting tussen operatie, administratie, control en rapportage.
Goede systeemintegratie begint bij een goed financieel proces
Wanneer systemen onvoldoende samenwerken, ontstaan dubbele invoer, Excel-bestanden, imports, exports en extra controles. Dat maakt finance arbeidsintensiever en kan verdere groei bemoeilijken.
Breng daarom eerst processen en gegevensstromen in kaart. Bepaal daarna of betere inrichting, een standaardkoppeling, automatisering of specialistisch maatwerk nodig is. Vergeet daarbij niet verantwoordelijkheden, uitzonderingen en controles opnieuw in te richten.
Meer over Digital Finance
Waar remmen uw systemen uw financiële organisatie nog af?
AXP kijkt naar uw financiële processen, systemen en gegevensstromen als geheel. We maken zichtbaar waar handmatig werk ontstaat en welke verbetering praktisch de meeste waarde toevoegt.
Heeft u een vraag of wilt u met ons kennismaken?
Laat uw gegevens achter. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.
Telefoon / telephone:
+31 (0)10 492 10 75 | +31 (0)20 280 70 50.
Email:
Info@axp.nl
"*" geeft vereiste velden aan
