Hoe zorgt u dat uw financiële systemen goed samenwerken?

Bij grotere mkb-organisaties worden financiële gegevens vaak in meerdere systemen verwerkt. Als die systemen onvoldoende samenwerken, ontstaan dubbele invoer, exports, Excel-bestanden en extra controles. AXP Adviseurs brengt uw financiële processen en systemen in samenhang in kaart. Wij geven aan waar koppelingen en andere verbeteringen mogelijk zijn, helpen bij de inrichting waar dat binnen onze mogelijkheden ligt en adviseren concreet als specialistisch maatwerk nodig is.

Zo verbeteren we niet alleen de techniek, maar vooral uw administratieve organisatie.

Een organisatie die groeit, krijgt vaak automatisch meer systemen. Naast de financiële administratie zijn er bijvoorbeeld oplossingen voor verkoop, inkoop, projecten, planning, personeel of andere operationele processen. Op zichzelf is dat geen probleem. Het wordt inefficiënt wanneer medewerkers gegevens telkens handmatig van het ene naar het andere systeem moeten brengen.

Denk aan een export uit een operationeel systeem die eerst in Excel wordt aangepast en daarna in de financiële administratie wordt geïmporteerd. Of gegevens die zowel in een verkoopapplicatie als in het financiële systeem worden ingevoerd. Bij beperkte aantallen transacties is zo’n werkwijze soms nog beheersbaar. Bij een grotere mkb-organisatie leidt groei echter al snel tot meer handelingen, meer controles en een grotere afhankelijkheid van medewerkers die precies weten hoe alle tussenstappen werken.

Goed ingerichte gegevensstromen maken uw financiële organisatie efficiënter en beter schaalbaar. Maar daarvoor hoeft niet automatisch alle software vervangen te worden. Vaak ligt de eerste winst in het beter benutten en verbinden van systemen die al aanwezig zijn.

De grootste knelpunten zitten vaak niet ín één systeem, maar tussen systemen.

Financiële gegevens worden bijvoorbeeld op meerdere plaatsen vastgelegd, bestanden worden handmatig uitgewisseld of medewerkers moeten achteraf controleren of informatie volledig is overgekomen.

Dat merkt u onder andere aan:

• veel handmatige invoer of terugkerende imports en exports;
• Excel-bestanden die nodig zijn om systemen met elkaar te verbinden;
• tijdrovende aansluitingen tussen financiële en operationele gegevens;
• processen die sterk afhankelijk zijn van één of enkele medewerkers.

Een koppeling kan een oplossing zijn, maar niet altijd. Soms ligt het probleem in de inrichting van het proces of worden bestaande mogelijkheden binnen de software onvoldoende gebruikt.

Daarom kijken wij eerst naar het financiële proces en pas daarna naar de technische oplossing.

1. We brengen processen en informatiestromen in kaart

AXP Adviseurs kijkt naar de volledige financiële keten. Waar ontstaan gegevens? In welk systeem worden ze voor het eerst vastgelegd? Waar worden ze opnieuw ingevoerd of aangepast? Welke bestanden worden uitgewisseld? En welke controles zijn nodig om vast te stellen dat de informatie volledig en juist is verwerkt?

Daarbij kijken we nadrukkelijk naar de aansluiting tussen operationele processen en finance. Juist daar ontstaan vaak onnodige administratieve handelingen. Zo wordt duidelijk waar verbetering daadwerkelijk waarde oplevert.

2. We brengen de mogelijkheden voor koppelingen en automatisering in kaart

Vervolgens bekijken wij waar systemen en gegevensstromen slimmer op elkaar kunnen aansluiten. We onderzoeken eerst welke mogelijkheden uw bestaande software al biedt. Soms kan een standaardkoppeling worden gebruikt. In andere gevallen kan de inrichting van een bestaand systeem worden aangepast of kan een handmatige stap op een andere manier worden geautomatiseerd.

Waar AXP koppelingen of instellingen zelf kan inrichten, helpen wij daarbij. Is specialistisch technisch maatwerk nodig, dan adviseren wij welke oplossing vanuit het financiële proces gewenst is, welke gegevens moeten worden uitgewisseld en aan welke voorwaarden de koppeling moet voldoen.

We adviseren dus niet om zoveel mogelijk systemen te koppelen. We kijken waar een koppeling het proces daadwerkelijk eenvoudiger, betrouwbaarder of beter beheersbaar maakt.

3. We verbeteren ook het proces en de control

Een technische koppeling lost niet automatisch alle administratieve problemen op. Wanneer informatie automatisch wordt verwerkt, moet bijvoorbeeld duidelijk zijn wat er gebeurt als gegevens ontbreken of een verwerking mislukt. Ook moet vaststaan welk systeem leidend is en wie verantwoordelijk is voor uitzonderingen.

AXP kijkt daarom ook naar de werkwijze rondom de systemen. We helpen processen vereenvoudigen, verantwoordelijkheden verduidelijken en controlemomenten logisch inrichten. Daarmee wordt een koppeling onderdeel van een beter ingerichte administratieve organisatie in plaats van een los IT-project.

Vooral organisaties met een eigen financiële afdeling kunnen hiermee veel winnen. Naarmate het aantal transacties en systemen groeit, hoeft het finance-team dan niet in hetzelfde tempo uit te breiden om alle extra administratieve handelingen te blijven uitvoeren.

Door processen te standaardiseren, bestaande software beter te gebruiken en gegevens waar mogelijk automatisch te laten doorstromen, kan het team zich meer richten op uitzonderingen, control en financiële informatie. Dat maakt de financefunctie minder afhankelijk van handmatige tussenstappen en individuele medewerkers.

AXP verkoopt daarbij geen software en kiest niet vanuit één technisch product. We kijken vanuit uw financiële processen en administratieve organisatie welke oplossing passend is.

Een grotere mkb-organisatie verwerkt haar financiële administratie met een eigen finance-team. Verkoop- en operationele informatie wordt in verschillende systemen vastgelegd. Om deze gegevens in de financiële administratie te krijgen, maakt een medewerker periodiek exports. Die bestanden worden in Excel aangepast en vervolgens geïmporteerd. Daarna controleert een andere medewerker of de totalen tussen de systemen aansluiten.

AXP Adviseurs brengt eerst deze volledige gegevensstroom in kaart. We stellen vast welke gegevens dubbel worden verwerkt, waar handmatige bewerkingen plaatsvinden en welke controles daardoor noodzakelijk zijn.
Vervolgens onderzoeken wij de mogelijkheden binnen de bestaande systemen. Voor een deel van de gegevens blijkt een beschikbare koppeling te kunnen worden gebruikt. AXP helpt deze gegevensstroom en de bijbehorende instellingen goed in te richten.

Voor een andere informatiestroom is een technische maatwerkoplossing nodig. Daar bouwen wij niet zelf zonder meer een technische integratie voor. We geven concreet aan welke informatie moet worden overgedragen, welke verwerking vanuit finance nodig is en welke controles in de oplossing moeten worden meegenomen.

Tegelijkertijd past AXP het administratieve proces aan. Dubbele handelingen worden verwijderd, verantwoordelijkheden worden duidelijk vastgelegd en het finance-team controleert voortaan vooral uitzonderingen in plaats van iedere gegevensoverdracht handmatig.

Zo ondersteunt AXP de organisatie niet alleen bij een systeemvraag, maar bij het structureel verbeteren van de financiële organisatie.

Direct nieuwe software aanschaffen

Een nieuw systeem is niet altijd de oplossing. Kijk eerst wat met de bestaande software, processen en koppelmogelijkheden kan worden verbeterd.

Alleen naar de koppeling kijken

Een technisch werkende koppeling kan nog steeds onderdeel zijn van een onlogisch proces. Proces, gegevensstroom en control moeten samen worden bekeken.

Alles met alles willen verbinden

Niet iedere koppeling voegt waarde toe. Het moet duidelijk zijn welke gegevens worden uitgewisseld en welk systeem leidend is.

Bestaande controles ongemoeid laten

Als verwerking wordt geautomatiseerd, moeten ook controles worden aangepast. Anders blijft een groot deel van het handmatige werk bestaan.

Kan AXP Adviseurs koppelingen tussen financiële systemen realiseren?

Waar koppelingen of instellingen binnen onze mogelijkheden liggen, helpen wij deze in te richten. Is specialistisch technisch maatwerk nodig, dan adviseren wij over de gewenste oplossing vanuit het financiële proces.

Moeten wij onze bestaande software vervangen?

Niet automatisch. We kijken eerst welke mogelijkheden binnen uw huidige systemen beschikbaar zijn en waar processen of koppelingen kunnen worden verbeterd.

Is dit vooral relevant als wij zelf onze administratie voeren?

Ja, juist organisaties met een eigen finance-team hebben vaak te maken met meerdere systemen en interne gegevensstromen. AXP kan helpen deze administratieve organisatie efficiënter en beter beheersbaar in te richten.

Kijkt AXP alleen naar financiële software?

Nee. We kijken naar de hele gegevensstroom die invloed heeft op finance, inclusief de aansluiting tussen operationele systemen, financiële verwerking, control en rapportage.

Wanneer financiële systemen onvoldoende samenwerken, ontstaan al snel dubbele invoer, exports, Excel-bestanden en veel handmatige controles. Zeker bij grotere mkb-organisaties met een eigen finance-team kan dit de groei van de organisatie in de weg zitten. AXP Adviseurs brengt processen en informatiestromen in kaart en laat zien waar koppelingen, automatisering of een betere systeeminrichting mogelijk zijn. Waar wij praktisch kunnen helpen bij de inrichting, doen wij dat. Voor specialistisch technisch maatwerk geven wij concreet advies. Tegelijkertijd verbeteren we processen, verantwoordelijkheden en control.

Expertise: Digital Finance

Gerelateerde ondernemersvraag:

• Hoe krijgt u meer grip op uw cijfers?
• Welke rol speelt AI bij het automatiseren van uw financiële administratie?

Een extra koppeling is niet altijd het antwoord. Eerst moet duidelijk zijn waar handmatig werk ontstaat, waarom gegevens niet goed doorstromen en welke oplossing daarbij past.

AXP Adviseurs kijkt daarom naar uw financiële processen, systemen en control als geheel. Waar we praktisch kunnen verbeteren of inrichten, doen we dat. Waar specialistische techniek nodig is, maken we duidelijk wat vanuit finance nodig is.

Wij kijken graag met u mee en stellen misschien juist de vragen die u zelf nog niet heeft gesteld.