Wat is Robotic Accounting en wat levert het u op?

Groeit het aantal facturen, transacties of administratieve handelingen binnen uw organisatie? Dan kan een financiële administratie die sterk afhankelijk is van handmatige verwerking steeds meer tijd en capaciteit vragen. Bovendien neemt de kwetsbaarheid toe wanneer kennis en werkzaamheden bij enkele medewerkers liggen.

Robotic Accounting is het slim automatiseren van terugkerende financiële processen. Software en automatisering nemen repeterende handelingen over, bijvoorbeeld bij het verwerken, controleren en boeken van financiële gegevens. Daardoor kunnen ook omvangrijke administraties en grote transactiestromen efficiënt worden verwerkt.

Daarbij is Robotic Accounting geen doel op zich. De vraag is niet hoeveel u kunt automatiseren, maar waar automatisering daadwerkelijk bijdraagt aan een efficiënter proces, betrouwbare financiële informatie en een schaalbare financefunctie.

AXP zet technologie en automatisering in om financiële processen slimmer in te richten en kan omvangrijke financiële administraties geheel of gedeeltelijk verwerken of overnemen.

Robotic Accounting is vooral relevant wanneer u een omvangrijke administratie heeft, veel terugkerende transacties verwerkt of merkt dat de financiële afdeling veel tijd kwijt is aan handmatige werkzaamheden.

Herkenbare signalen zijn bijvoorbeeld:

• uw administratie verwerkt grote aantallen facturen, boekingen of andere transacties;
• dezelfde administratieve handelingen worden dagelijks of wekelijks herhaald;
• groei leidt vrijwel automatisch tot behoefte aan extra administratieve capaciteit;
• processen zijn sterk afhankelijk van individuele medewerkers;
• financiële gegevens worden op meerdere plekken handmatig ingevoerd of gecontroleerd;
• uw financiële medewerkers besteden relatief veel tijd aan verwerking en weinig aan controle en analyse.

Niet ieder proces hoeft daarbij geautomatiseerd te worden. Juist processen met veel volume, herhaling en duidelijke regels lenen zich vaak goed voor automatisering.

1. Inkoopfacturen en boekingen

Het verwerken van inkoopfacturen is een veelvoorkomend automatiseringsgebied. Gegevens uit digitale facturen kunnen automatisch worden herkend en gebruikt om boekingsvoorstellen te maken. Ook goedkeuring kan digitaal worden ingericht. Een factuur volgt dan op basis van vooraf bepaalde regels de juiste route voordat deze wordt betaald.

Daardoor neemt het aantal handmatige handelingen af en wordt het proces beter beheersbaar.

2. Banktransacties en betalingen

Banktransacties kunnen automatisch worden ingelezen en gekoppeld aan openstaande posten of grootboekrekeningen.

Bij grote aantallen terugkerende transacties kunnen boekingsregels en Robotic Accounting een aanzienlijk deel van de verwerking ondersteunen. Financiële medewerkers hoeven zich daardoor vooral te richten op uitzonderingen en controles.

Ook betalingsprocessen kunnen verder worden gestandaardiseerd en geautomatiseerd, waarbij passende autorisatie en controle belangrijk blijven.

3. Debiteuren en crediteuren

Binnen debiteuren- en crediteurenprocessen zijn veel terugkerende werkzaamheden te automatiseren.

Denk aan het signaleren van openstaande posten, voorbereiden van betalingsvoorstellen, bewaken van betaaltermijnen en ondersteunen van herinneringsprocessen. Niet iedere vervolgstap hoeft vervolgens automatisch plaats te vinden. Bij een belangrijke klant kan persoonlijk contact bijvoorbeeld verstandiger zijn dan een automatisch verstuurde herinnering.

4. Controles, rapportages en managementinformatie

Ook controles kunnen deels automatisch plaatsvinden. Systemen kunnen bijvoorbeeld ontbrekende gegevens, afwijkende transacties of mogelijke dubbele boekingen signaleren.

Daarnaast kunnen financiële gegevens automatisch worden samengebracht in rapportages en dashboards. Daardoor hoeft uw financiële afdeling niet iedere maand opnieuw gegevens uit verschillende bestanden te verzamelen. Het resultaat is niet alleen een efficiënter proces, maar ook sneller beschikbare financiële stuurinformatie.

1. We analyseren uw financiële processen

We beginnen bij uw administratie, niet bij de technologie. Welke transactiestromen zijn omvangrijk? Waar vinden veel repeterende handelingen plaats? Welke controles worden handmatig uitgevoerd en waar ontstaan vertragingen of afhankelijkheden?

Zo brengen we in beeld waar automatisering daadwerkelijk waarde kan toevoegen.

2. We bepalen waar automatisering zinvol is

Niet alles wat geautomatiseerd kan worden, hoeft geautomatiseerd te worden. We beoordelen welke werkzaamheden voldoende voorspelbaar en gestandaardiseerd zijn en waar het verstandiger is om eerst het proces te verbeteren.

Daarbij kijken we niet alleen naar efficiëntie, maar ook naar betrouwbaarheid, controle en de gewenste inrichting van uw financefunctie.

3. We richten verwerking en controles slimmer in

Vervolgens helpen we bij het slimmer inrichten van de financiële processen. Automatisering kan repeterende werkzaamheden overnemen, terwijl uitzonderingen en controles op de juiste momenten aandacht krijgen van financiële professionals.

Uw organisatie houdt daarbij grip op verantwoordelijkheden en besluitvorming.

4. Laat AXP voor u het verschil maken

U hoeft Robotic Accounting niet zelf te organiseren. AXP kan technologie, automatisering en financiële expertise combineren om uw administratie efficiënt en betrouwbaar te verwerken.

Wij kunnen omvangrijke financiële administraties en grote transactiestromen geheel of gedeeltelijk overnemen. Daarbij richten we de verwerking zo in dat automatisering wordt ingezet waar dat zinvol is en onze financieel-administratieve specialisten zorgen voor controle, uitzonderingen en werkzaamheden die menselijke expertise vragen.

Zo krijgt u niet alleen een efficiëntere administratie, maar ook meer continuïteit en schaalbaarheid en wordt u minder afhankelijk van individuele medewerkers.

5. We blijven kijken naar wat uw organisatie nodig heeft

De uiteindelijke inrichting hangt af van uw organisatie. Welke werkzaamheden wilt u zelf blijven uitvoeren? Waar wilt u automatiseren? En welke processen wilt u eventueel structureel bij AXP onderbrengen?

Robotic Accounting is daarbij geen doel op zich. Het is een middel om uw financiële processen slimmer te organiseren en betrouwbare financiële informatie beschikbaar te houden voor de mensen die ermee moeten sturen.

Kijk eerst naar volume en herhaling

Breng in kaart hoeveel facturen, boekingen, bankmutaties en andere transacties u verwerkt. Vooral grote aantallen vergelijkbare handelingen bieden mogelijkheden voor automatisering.

Onderzoek waar capaciteit verloren gaat

Kijk niet alleen naar het aantal transacties, maar ook naar de werkzaamheden eromheen. Hoeveel tijd gaat verloren aan invoeren, corrigeren, controleren en gegevens overzetten tussen systemen?

Bepaal wat u zelf wilt blijven doen

Niet alles wat binnen finance gebeurt, hoeft binnen uw eigen organisatie te worden verwerkt. Maak daarom onderscheid tussen routinematige verwerking en werkzaamheden waarvoor specifieke kennis van uw organisatie nodig is.

Daaruit kan blijken dat u vooral uw eigen processen moet automatiseren. Maar het kan ook betekenen dat structurele outsourcing van bepaalde financiële processen efficiënter en minder kwetsbaar is.

Richt automatisering én controle goed in

Volledig automatisch betekent niet automatisch volledig betrouwbaar. Leg daarom vast welke werkzaamheden automatisch verlopen, welke controles plaatsvinden en wanneer een financieel specialist naar een uitzondering moet kijken.

Een grotere mkb-organisatie verwerkt maandelijks een omvangrijke stroom financiële transacties. Een belangrijk deel daarvan werd handmatig verwerkt en gecontroleerd. Door de groei van de organisatie nam de druk op de financiële afdeling toe en vroeg ieder extra volume opnieuw om administratieve capaciteit.

AXP Adviseurs heeft samen met de organisatie de belangrijkste transactiestromen en werkzaamheden in kaart gebracht. Vervolgens is beoordeeld welke processen slimmer konden worden ingericht, welke handelingen geschikt waren voor automatisering en waar financiële controle nodig bleef.

Op verzoek van de klant heeft AXP de verwerking vervolgens geheel overgenomen. We hebben terugkerende werkzaamheden verder gestandaardiseerd en geautomatiseerd en de financiële processen zo ingericht dat grote aantallen transacties efficiënt kunnen worden verwerkt. Onze financieel-administratieve specialisten richten zich daarbij op controles, uitzonderingen en werkzaamheden die menselijke beoordeling vragen.

Zo is Robotic Accounting geen doel op zich, maar onderdeel van een bredere oplossing: een financiële administratie die efficiënt en betrouwbaar wordt verwerkt en kan meegroeien met de organisatie. De directie houdt daarbij de regie over de financiële informatie en de beslissingen die op basis daarvan worden genomen.

Automatiseren zonder het proces eerst te verbeteren

Een inefficiënt proces automatiseren maakt het niet automatisch goed. Kijk eerst kritisch naar de inrichting en standaardisatie.

Alleen naar kostenbesparing kijken

Robotic Accounting kan efficiënter werken mogelijk maken, maar ook continuïteit, schaalbaarheid en betrouwbaarheid zijn belangrijke voordelen.

Alles willen automatiseren

Uitzonderingen, beoordelingen en complexe situaties vragen vaak om menselijke expertise. De beste inrichting combineert automatisering met professionele controle.

Technologie als eindpunt zien

Nieuwe software of automatisering is geen resultaat op zichzelf. Het gaat om wat uw organisatie ermee bereikt: een efficiëntere verwerking, betrouwbare informatie en een financefunctie die past bij uw omvang en ambities.

Wat is Robotic Accounting?

Robotic Accounting is het automatiseren van repeterende werkzaamheden binnen de financiële administratie. Technologie ondersteunt bijvoorbeeld bij het verwerken, boeken en controleren van financiële gegevens.

Is Robotic Accounting alleen interessant voor grote organisaties?

Nee. Ook kleinere en groeiende organisaties kunnen profiteren van automatisering. Bij omvangrijke administraties en grote transactiestromen wordt het voordeel van efficiënte en schaalbare verwerking vaak extra zichtbaar.

Betekent Robotic Accounting dat medewerkers niet meer nodig zijn?

Nee. Automatisering is vooral geschikt voor voorspelbare en repeterende werkzaamheden. Financiële expertise blijft nodig voor controles, uitzonderingen, analyses en beoordeling.

Kan AXP Adviseurs ook onze financiële administratie verwerken?

Ja. AXP kan heel snel omvangrijke financiële administraties en financiële processen geheel of gedeeltelijk overnemen. Daarbij combineren wij efficiënte verwerking met technologie en financiële expertise, met aandacht voor continuïteit, schaalbaarheid en kwaliteit.

Robotic Accounting helpt u terugkerende werkzaamheden binnen de financiële administratie te automatiseren. Dat is vooral waardevol bij grote administraties, omvangrijke transactiestromen en processen met veel herhaling. Automatisering is daarbij nooit het doel op zich. Het gaat om een financiële functie die efficiënt, betrouwbaar en schaalbaar is. AXP Adviseurs kan helpen processen slimmer in te richten én omvangrijke administraties of transactiestromen efficiënt te verwerken. Zo wordt technologie praktisch ingezet waar deze daadwerkelijk waarde toevoegt aan uw organisatie.

Expertise: Digital Finance

Diensten:

• Geheel of gedeeltelijk uitbesteden van financiële administraties en financiële processen

Robotic Accounting begint niet bij technologie, maar bij de vraag hoe uw financiële processen slimmer kunnen worden ingericht. Zeker bij grote administraties kan de combinatie van automatisering en financiële expertise veel verschil maken.

Wij kijken graag met u mee en stellen misschien juist de vragen die u zelf nog niet heeft gesteld.