Hoe houdt u uw organisatie financieel in control?

Financieel in control zijn betekent dat u beschikt over betrouwbare financiële informatie, belangrijke risico’s kent en weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Daarvoor moeten financiële processen en controles goed aansluiten op uw organisatie.

AXP Adviseurs helpt u om financiële processen, stuurinformatie en interne beheersing te beoordelen en waar nodig te verbeteren.

Naarmate uw organisatie groeit, worden financiële processen vaak complexer. Er zijn meer medewerkers bij betrokken, transactiestromen nemen toe en directie en management hebben sneller betrouwbare informatie nodig. Tegelijkertijd kan ongemerkt kwetsbaarheid ontstaan. Belangrijke kennis zit bijvoorbeeld bij één medewerker, controles zijn historisch gegroeid of verantwoordelijkheden zijn niet meer duidelijk verdeeld.

Dat hoeft niet direct tot problemen te leiden. Maar wanneer cijfers te laat beschikbaar zijn, afwijkingen moeilijk verklaarbaar worden of niemand precies weet wie een controle uitvoert, wordt sturen lastiger. Financieel in control zijn geeft u daarom niet alleen zekerheid over de cijfers. Het helpt u ook om risico’s eerder te herkennen, verantwoordelijkheden helder te beleggen en de financiële organisatie mee te laten groeien met uw onderneming.

Een organisatie kan financieel gezond zijn en toch onvoldoende in control zijn. Vaak zijn er al eerder signalen zichtbaar, zoals:

• de maandafsluiting duurt steeds langer of vraagt veel handmatige correcties;
• belangrijke financiële processen zijn sterk afhankelijk van één of enkele medewerkers;
• cijfers uit verschillende administraties of systemen sluiten niet eenvoudig op elkaar aan;
• verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn niet overal duidelijk;
• afwijkingen of financiële risico’s worden pas laat zichtbaar.

Herkenning van één signaal betekent niet automatisch dat er een probleem is. Een combinatie kan wel aanleiding zijn om kritisch naar uw financiële processen en beheersing te kijken.

1. Zorg voor betrouwbare financiële informatie

Goede beheersing begint bij cijfers waarop u kunt vertrouwen. De financiële administratie moet daarom volledig, actueel en logisch ingericht zijn. Daarbij gaat het niet alleen om correcte boekingen. Ook de periodieke afsluiting, aansluitingen, tussenrekeningen en correcties moeten beheerst verlopen.

Het doel is dat u weet hoe financiële informatie tot stand komt en welke controles ervoor zorgen dat de informatie betrouwbaar genoeg is om beslissingen op te baseren.

2. Breng kritieke processen en financiële risico’s in kaart

Niet ieder proces vraagt dezelfde mate van beheersing. Richt uw aandacht vooral op processen waar fouten, onjuiste handelingen of uitval een relevante financiële impact kunnen hebben. Denk bijvoorbeeld aan betalingen, inkoop, omzetverantwoording, salarissen, voorraden en wijzigingen in stamgegevens.

Bepaal per kritisch proces welke risico’s belangrijk zijn en welke maatregelen nodig zijn om deze voldoende te beheersen. Zo voorkomt u dat controles vooral historisch zijn gegroeid zonder dat duidelijk is welk risico ermee wordt afgedekt.

3. Leg verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk vast

Financiële beheersing is niet alleen de verantwoordelijkheid van de financiële administratie. Ook budgethouders, management en directie spelen daarin een rol. Maak daarom duidelijk wie transacties mag goedkeuren, wie controles uitvoert, wie afwijkingen analyseert en wie verantwoordelijk is voor opvolging.

Dat wordt belangrijker naarmate uw organisatie groeit. Heldere verantwoordelijkheden verkleinen de kans dat werkzaamheden blijven liggen of dat meerdere mensen ervan uitgaan dat een ander een controle uitvoert.

4. Richt passende controles en stuurinformatie in

Controles moeten aansluiten op de belangrijkste risico’s. Meer controles betekenen daarom niet automatisch meer zekerheid. Een praktische inrichting combineert passende beheersmaatregelen met managementinformatie waarmee u kunt volgen hoe de organisatie presteert. Denk aan relevante KPI’s, liquiditeit, marges en afwijkingen ten opzichte van begroting of forecast.

Goede stuurinformatie helpt niet alleen vaststellen wat er is gebeurd. U wilt vooral kunnen begrijpen waardoor afwijkingen ontstaan en waar actie nodig is.

5. Blijf uw financiële beheersing ontwikkelen

Uw organisatie verandert. Processen worden aangepast, medewerkers wisselen en nieuwe systemen of activiteiten worden toegevoegd. Een inrichting die enkele jaren geleden passend was, hoeft dat vandaag niet meer te zijn. Beoordeel daarom regelmatig of processen, verantwoordelijkheden, controles en rapportages nog aansluiten bij de praktijk.

Technologie kan daarbij ondersteunen. Automatisering, Robotic Accounting en slimmer samenwerken met financiële software kunnen handmatige werkzaamheden verminderen en processen beter beheersbaar maken. AXP verkoopt daarbij geen software of AI-producten, maar gebruikt technologie om financiële processen en dienstverlening slimmer in te richten.

AXP kijkt naar de financiële organisatie als geheel. Wij kunnen bijvoorbeeld financiële processen en beheersmaatregelen beoordelen, risico’s inzichtelijk maken, verantwoordelijkheden verduidelijken en managementinformatie verbeteren.

Ook kunnen wij ondersteunen bij het professionaliseren van uw financefunctie. Is er tijdelijk extra capaciteit nodig, dan kunnen controllers of Interim Finance Professionals praktisch binnen uw organisatie meewerken.

De benodigde ondersteuning hangt af van uw situatie. Soms ligt de nadruk op analyse en advies, soms op procesverbetering en soms is juist tijdelijke uitvoeringskracht nodig.

Een groeiende handelsorganisatie verwerkt steeds meer transacties. De maandafsluiting vraagt veel handmatig werk, rapportages zijn laat beschikbaar en belangrijke kennis over aansluitingen, betalingen en correcties zit bij enkele ervaren medewerkers. De directie wil meer zekerheid over de financiële beheersing.

AXP Adviseurs kan in zo’n situatie concreet:

• de maandafsluiting en belangrijkste financiële processen doorlichten;
• risico’s rond betalingen, boekingen, autorisaties en aansluitingen in kaart brengen;
• vastleggen wie verantwoordelijk is voor uitvoering, controle en goedkeuring;
• bestaande controles beoordelen en waar nodig verbeteren;
• de managementrapportage en financiële stuurinformatie aanscherpen;
• tijdelijk een controller of financieel-administratieve specialist inzetten om verbeteringen ook praktisch door te voeren.

Zo krijgt de directie inzicht in waar de financiële organisatie kwetsbaar is en welke verbeteringen prioriteit hebben. De uiteindelijke keuzes over processen, verantwoordelijkheden en maatregelen blijven bij de organisatie.

Een correcte administratie gelijkstellen aan in control zijn

Een goede boekhouding is het fundament, maar financiële beheersing gaat verder. Ook processen, risico’s, verantwoordelijkheden en controles moeten op orde zijn.

Steeds meer controles toevoegen

Veel controles kunnen processen juist onnodig vertragen. Bepaal eerst welke risico’s u wilt beheersen en richt daar passende maatregelen voor in.

Te afhankelijk zijn van individuele medewerkers

Wanneer cruciale financiële kennis bij één persoon ligt, ontstaat kwetsbaarheid bij ziekte, vertrek of groei. Zorg daarom voor duidelijke processen en overdraagbare kennis.

Verantwoordelijkheden onvoldoende vastleggen

Onduidelijkheid over bevoegdheden en controles leidt gemakkelijk tot dubbel werk of werkzaamheden die juist niet worden uitgevoerd.

Wat betekent financieel in control zijn?

Financieel in control betekent dat u kunt vertrouwen op uw financiële informatie, relevante financiële risico’s kent en passende processen en maatregelen heeft ingericht om deze te beheersen.

Hoe weet u of uw organisatie voldoende in control is?

Kijk onder meer naar de betrouwbaarheid en tijdigheid van uw cijfers, de belangrijkste financiële risico’s, de duidelijkheid van verantwoordelijkheden en de afhankelijkheid van individuele medewerkers. Een gerichte beoordeling van kritieke processen geeft vaak snel inzicht in verbeterpunten.

Heeft u een controller nodig om financieel in control te zijn?

Niet altijd. Dat hangt af van de omvang en complexiteit van uw organisatie. Naarmate de behoefte aan managementinformatie, forecasting en beheersing toeneemt, kan een controller een belangrijkere rol krijgen. AXP kan daarbij adviseren of tijdelijk extra controlcapaciteit leveren.

Is interne beheersing alleen relevant voor grotere organisaties?

Nee. Iedere organisatie heeft financiële risico’s die beheerst moeten worden. De maatregelen hoeven alleen niet overal hetzelfde te zijn. Een passende inrichting sluit aan bij de omvang, complexiteit en risico’s van uw onderneming.

Financieel in control zijn betekent dat u niet alleen kunt vertrouwen op uw cijfers, maar ook op de processen waarmee die cijfers tot stand komen. Betrouwbare financiële informatie, inzicht in risico’s, heldere verantwoordelijkheden en passende controles vormen daarvoor de basis. Naarmate uw organisatie verandert, moet ook de financiële beheersing meebewegen. AXP Adviseurs kan uw financiële processen en beheersmaatregelen beoordelen, verbeteringen helpen doorvoeren en waar nodig tijdelijk praktische financecapaciteit inzetten.

Financieel in control zijn betekent niet dat ieder risico kan worden uitgesloten. Het betekent wel dat u weet welke risico’s belangrijk zijn, hoe deze worden beheerst en waar verbetering nodig is.

Wilt u weten of uw financiële processen en interne beheersing nog passen bij de ontwikkeling van uw organisatie? Wij kijken graag met u mee en stellen misschien juist de vragen die u zelf nog niet heeft gesteld.