Wanneer heeft u managementrapportages nodig?

Weet u wat uw omzet en resultaat zijn, maar niet precies waarom uw marge verandert? Krijgt u financiële cijfers pas wanneer bijsturen nauwelijks meer mogelijk is? Of wilt u weten of er voldoende financiële ruimte is om te investeren of mensen aan te nemen? Dan heeft u meer nodig dan een correcte financiële administratie.

Een managementrapportage is een periodieke rapportage met financiële en bedrijfsmatige informatie waarmee directie en management de ontwikkeling van de organisatie volgen en bijsturen. Denk aan omzet, marge, kosten, resultaat, liquiditeit en werkkapitaal, aangevuld met KPI’s die voor uw organisatie relevant zijn.

AXP maakt van financiële gegevens bruikbare managementinformatie. Wij kunnen de rapportages periodiek voor u verzorgen, brengen relevante ontwikkelingen en afwijkingen in beeld en helpen u de cijfers te duiden. Wilt u managementrapportages binnen uw eigen organisatie opstellen? Dan begeleiden wij u bij een goede inrichting.

Als ondernemer of directie neemt u voortdurend beslissingen met financiële gevolgen. Kunt u extra medewerkers aannemen? Is een investering verantwoord? Waarom stijgt de omzet terwijl de marge achterblijft? En hoe ontwikkelt de liquiditeit zich de komende maanden?

Uw financiële administratie vormt hiervoor het fundament, maar administratieve cijfers zijn nog niet automatisch goede stuurinformatie.Een managementrapportage brengt de informatie samen die voor uw beslissingen relevant is. U ziet niet alleen wat er is gebeurd, maar ook waar ontwikkelingen afwijken van eerdere perioden, de begroting of forecast.

Daarmee wordt de volgende vraag belangrijk: waarom ontstaat een afwijking en wat betekent deze voor uw organisatie? Juist bij groei neemt die informatiebehoefte vaak toe. Omzet, personeelskosten, investeringen, marges en werkkapitaal kunnen snel veranderen. Met actuele managementinformatie kunt u ontwikkelingen eerder herkennen en meenemen in uw beslissingen.

Er bestaat geen vaste omzet of omvang waarbij een organisatie managementrapportages nodig heeft. De behoefte ontstaat vooral wanneer uw organisatie complexer wordt en u meer actuele informatie nodig heeft om goed te kunnen sturen.

Herkenbare signalen zijn:

• u ontvangt financiële cijfers te laat om tijdig te kunnen bijsturen;
• u kent omzet en resultaat, maar mist inzicht in de oorzaken van veranderingen;
• u heeft onvoldoende zicht op marge, kosten, liquiditeit of werkkapitaal;
• begroting, forecast en werkelijke resultaten worden niet structureel vergeleken;
• u wilt prestaties per activiteit, project, klantgroep of bedrijfsonderdeel volgen;
• groei, investeringen of personeelsbeslissingen vragen om betere financiële onderbouwing;
• directie en management werken niet vanuit dezelfde cijfers en KPI’s.

Hoe complexer uw organisatie en beslissingen worden, hoe belangrijker het is dat betrouwbare financiële informatie tijdig wordt vertaald naar bruikbare stuurinformatie.

Een goede managementrapportage bevat niet zoveel mogelijk cijfers. De inhoud sluit aan op uw bedrijfsmodel, doelstellingen en de beslissingen die u moet nemen.

1. Resultaat en ontwikkeling

Omzet, kosten en resultaat vormen vaak de basis. Belangrijk is vooral de ontwikkeling: hoe verhouden de cijfers zich tot eerdere perioden en waardoor ontstaan veranderingen?

2. Begroting, forecast en realisatie

Door werkelijke resultaten te vergelijken met een begroting of forecast ziet u waar uw organisatie anders presteert dan verwacht.

Een afwijking constateren is vervolgens het begin. De waarde ontstaat wanneer duidelijk wordt waardoor deze afwijking wordt veroorzaakt en wat dit betekent voor uw organisatie.

3. Liquiditeit en werkkapitaal

Een positief resultaat betekent niet automatisch dat er voldoende geld beschikbaar is. Daarom kan inzicht in liquiditeit, debiteuren, crediteuren en werkkapitaal belangrijk zijn.

Zeker bij groei, grote investeringen of sterke fluctuaties in inkomsten en uitgaven verdient cashflow afzonderlijke aandacht.

4. Relevante KPI’s

KPI’s geven aanvullende informatie over de prestaties van uw organisatie. Welke indicatoren relevant zijn, verschilt per onderneming.

Denk bijvoorbeeld aan brutomarge, personeelskosten, voorraadontwikkeling, projectresultaat of andere operationele indicatoren die direct samenhangen met uw financiële prestaties.

5. Analyse en duiding

Hier ontstaat het verschil tussen cijfers rapporteren en daadwerkelijk sturen. Waarom daalt een marge? Waarom loopt het werkkapitaal op? Waarom wijkt een kostenpost structureel af van de begroting?

Door relevante ontwikkelingen en afwijkingen te analyseren, worden financiële cijfers concrete managementvragen waarop directie en management kunnen handelen.

AXP kan het periodieke managementrapportageproces voor uw organisatie verzorgen.

We beginnen daarbij niet met een standaardrapport, maar met de informatie die u als ondernemer, directie of management nodig heeft om te sturen. Vervolgens bepalen we welke financiële gegevens en KPI’s daarbij horen.

Periodiek vertalen wij de beschikbare financiële gegevens naar een heldere managementrapportage. We brengen relevante afwijkingen en ontwikkelingen in beeld en helpen de cijfers in de context van uw organisatie te plaatsen.

Daarmee krijgt u niet alleen cijfers, maar managementinformatie die u kunt gebruiken bij uw financiële en bedrijfsmatige beslissingen.

Waar nodig kan onze ondersteuning verder gaan. Een controller kan bijvoorbeeld ondersteunen bij control en managementinformatie. Ook kunnen we helpen wanneer de onderliggende financiële administratie of processen eerst moeten worden verbeterd om tot betrouwbare stuurinformatie te komen.

Wilt u managementrapportages binnen uw eigen financiële organisatie opstellen? Dan kunnen wij helpen de rapportagestructuur, KPI’s en werkwijze goed in te richten en uw medewerkers daarin begeleiden.

Van financiële cijfers naar bruikbare managementinformatie

Bij een groeiende mkb-organisatie had de directie maandelijks inzicht in omzet en resultaat, maar onvoldoende zicht op de ontwikkeling van marge en liquiditeit. Tegelijkertijd stonden investeringen en uitbreiding van het team op de agenda. De beschikbare financiële cijfers boden daardoor onvoldoende houvast voor de beslissingen die de directie moest nemen.

AXP bracht samen met de directie in kaart welke financiële informatie nodig was om beter te kunnen sturen. Vervolgens richtte AXP de managementrapportage in met onder meer resultaat, marge, personeelskosten, debiteuren, liquiditeit en relevante KPI’s. Waar relevant werden de werkelijke resultaten vergeleken met de begroting, forecast en eerdere perioden.

AXP verzorgde daarna periodiek de managementrapportages en bracht belangrijke afwijkingen en ontwikkelingen in beeld. Onze toegevoegde waarde zat daarbij niet alleen in het opstellen van de rapportage. We hielpen de directie de cijfers te duiden en inzicht te krijgen in de ontwikkelingen die aandacht vroegen, bijvoorbeeld op het gebied van marge, kosten en liquiditeit.

De directie gebruikte deze managementinformatie vervolgens bij haar afwegingen over onder meer investeringen, personeelsbezetting en liquiditeit. De uiteindelijke bedrijfsbeslissingen bleven daarbij vanzelfsprekend bij de directie.

Wil een organisatie managementrapportages zelf opstellen? Dan kan AXP ook helpen bij het inrichten van de rapportagestructuur, KPI’s en werkwijze en de betrokken medewerkers begeleiden. Zo kan managementinformatie structureel onderdeel worden van de financiële sturing binnen de organisatie.

Te veel cijfers rapporteren

Meer cijfers betekenen niet automatisch meer inzicht. Een goede managementrapportage richt zich op informatie die relevant is voor uw bedrijfsvoering en beslissingen.

Alleen naar het verleden kijken

Historische resultaten zijn belangrijk, maar sturen vraagt ook om vooruitkijken. Begrotingen, forecasts en inzicht in liquiditeit maken de rapportage daarom sterker.

Cijfers presenteren zonder ze te duiden

Constateren dat omzet, marge of kosten afwijken is slechts de eerste stap. De relevante managementvraag is waardoor de afwijking ontstaat en wat deze betekent voor uw organisatie.

Beginnen met een dashboard

Een dashboard kan managementinformatie overzichtelijk presenteren, maar lost een onduidelijke informatiebehoefte niet op. Bepaal eerst waarop u wilt sturen en welke gegevens daarvoor betrouwbaar beschikbaar moeten zijn. Daarna kiest u de passende rapportagevorm en technologie.

Wat is een managementrapportage?

Een managementrapportage is een periodiek overzicht van financiële en bedrijfsmatige stuurinformatie voor directie en management. De rapportage kan onder meer inzicht geven in omzet, marge, kosten, resultaat, liquiditeit, werkkapitaal en relevante KPI’s.

Hoe vaak heeft u een managementrapportage nodig?

Dat hangt af van uw organisatie en informatiebehoefte. Voor veel organisaties is een maandelijkse rapportage praktisch. Voor onderwerpen waarop sneller moet worden gestuurd, kan een hogere frequentie passend zijn.

Wat is het verschil tussen een jaarrekening en een managementrapportage?

Een jaarrekening geeft financiële verantwoording over een afgesloten boekjaar. Een managementrapportage is bedoeld om gedurende het jaar inzicht te geven in de ontwikkeling van uw organisatie, zodat directie en management tijdig kunnen sturen.

Kan AXP Adviseurs onze managementrapportages verzorgen?

Ja. AXP kan managementrapportages periodiek voor uw organisatie opstellen en helpt relevante financiële ontwikkelingen en afwijkingen te duiden. Wilt u de rapportages zelf verzorgen, dan kunnen wij u begeleiden bij de inrichting van de rapportagestructuur, KPI’s en werkwijze.

Managementrapportages heeft u nodig zodra u actuele financiële informatie nodig heeft om uw organisatie gedurende het jaar te sturen. Een goede rapportage geeft inzicht in relevante ontwikkelingen in bijvoorbeeld omzet, marge, kosten, resultaat, liquiditeit en KPI’s en vergelijkt deze waar relevant met begroting, forecast of eerdere perioden.

AXP kan uw managementrapportages periodiek verzorgen, relevante ontwikkelingen en afwijkingen zichtbaar maken en helpen de cijfers te duiden. Wilt u managementinformatie binnen uw eigen organisatie opstellen? Dan begeleiden wij u bij een betrouwbare en praktische inrichting.

Expertise: Grip op cijfers

Gerelateerde ondernemersvraag

• Hoe krijgt u meer grip op uw cijfers?

Goede managementinformatie laat niet alleen zien wat er is gebeurd. Ze helpt u vooral om ontwikkelingen eerder te herkennen, de juiste vragen te stellen en financiële gevolgen mee te nemen in uw beslissingen.

Wilt u weten welke managementinformatie voor uw organisatie relevant is of wilt u uw managementrapportages door AXP laten verzorgen? Wij kijken graag met u mee en stellen misschien juist de vragen die u zelf nog niet heeft gesteld.