Hoe vangt u tijdelijke onderbezetting op uw financiële afdeling op?
Bij ziekte, vertrek, een openstaande vacature of snelle groei moet finance gewoon blijven draaien. Begin daarom niet automatisch bij vervanging van dezelfde functie, maar bepaal welk werk moet doorgaan en welke expertise tijdelijk ontbreekt.
Kijk eerst naar het werk dat moet worden opgevangen
Breng de kritieke werkzaamheden in kaart, bepaal waar achterstanden kunnen ontstaan en zet vervolgens tijdelijk expertise in op het niveau dat werkelijk nodig is.
Blijven vooral facturen, betalingen, debiteuren en administratieve verwerking liggen? Dan kan een financieel-administratieve specialist passend zijn. Gaat het om maandafsluiting, rapportages, analyses of financiële beheersing? Dan kan een financeprofessional of controller beter aansluiten.
Zo bewaakt u de continuïteit zonder dat u onder tijdsdruk direct een structurele personeelsbeslissing hoeft te nemen.
Langdurige uitval
Belangrijke werkzaamheden moeten doorgaan terwijl een medewerker herstelt.
Onverwacht vertrek
Capaciteit en kennis vallen weg voordat een opvolger beschikbaar is.
Moeilijk vervulbaar
U wilt zorgvuldig werven zonder dat werkzaamheden zich opstapelen.
Tijdelijk te weinig capaciteit
Meer transacties en werkzaamheden vragen sneller extra capaciteit dan verwacht.
Waarom is tijdelijke versterking soms nodig?
Een financieel team kan tijdelijke uitval vaak korte tijd zelf opvangen. Collega’s verdelen werkzaamheden, stellen minder urgente taken uit en zetten gezamenlijk een stap extra.
Duurt de situatie langer, dan kunnen achterstanden ontstaan. De maandafsluiting loopt uit, rapportages komen later beschikbaar en medewerkers zijn steeds meer tijd kwijt aan werkzaamheden buiten hun normale rol.
Tijdelijke ondersteuning creëert dan niet alleen capaciteit, maar ook tijd om rustig te bepalen wat de structurele oplossing moet zijn.
Wanneer is wachten geen goede optie meer?
Wie heeft u tijdelijk nodig?
Kijk niet alleen naar de functietitel van de medewerker die uitvalt of vertrekt. Kijk vooral naar de werkzaamheden die daadwerkelijk moeten worden opgevangen.
Financieel-administratieve specialist
Voor dagelijkse verwerking, facturen, banken, debiteuren, betalingen en administratieve aansluitingen.
Financeprofessional
Voor bredere ondersteuning rond afsluitingen, rapportages en financiële processen.
Controller
Voor financiële beheersing, analyses, managementinformatie, budgettering en forecasting.
Hoe pakt u tijdelijke onderbezetting aan?
Een korte analyse vooraf voorkomt dat u te zware of juist onvoldoende expertise inzet.
Prioriteiten
Bepaal welke werkzaamheden absoluut moeten blijven doorgaan.
Werkzaamheden
Kijk naar het werk in plaats van alleen naar de ontbrekende functietitel.
Expertise
Zet capaciteit in op het niveau dat de werkzaamheden vragen.
Aansluiting
Leg systemen, bevoegdheden, deadlines en verantwoordelijkheden vast.
Borg kennis
Gebruik de periode om processen beter overdraagbaar te maken.
Is het capaciteitstekort werkelijk tijdelijk?
Tijdelijke ondersteuning is passend wanneer u een overbrugbare situatie wilt opvangen. Blijft het tekort terugkomen, dan kan een andere oplossing nodig zijn.
Capaciteit toevoegen
Bijvoorbeeld bij ziekte, verlof, onverwacht vertrek, een openstaande vacature of een tijdelijke piek in werkzaamheden.
Finance anders organiseren
Wanneer vacatures moeilijk vervulbaar blijven of capaciteit structureel tekortschiet, kan het verstandig zijn taakverdeling, automatisering of outsourcing opnieuw te beoordelen.
Uitval opvangen zonder de hele financefunctie te veranderen
Een groeiende onderneming met een compact financieel team krijgt te maken met langdurige uitval van een ervaren financieel-administratief medewerker.
In eerste instantie verdelen collega’s de werkzaamheden. Na enkele weken lopen administratieve taken echter op en komt ook de maandafsluiting onder druk te staan.
AXP zet tijdelijk een ervaren financieel-administratieve specialist in. Deze neemt de dagelijkse verwerking over en sluit aan bij het bestaande team en de gebruikte systemen.
De overige medewerkers kunnen daardoor hun eigen werkzaamheden blijven uitvoeren. Wanneer de vaste medewerker terugkeert, kan de tijdelijke ondersteuning weer worden afgebouwd.
Veelgemaakte fouten bij tijdelijke onderbezetting
Te lang wachten
Zodra achterstanden zijn ontstaan, kost het vaak extra capaciteit om deze later weer weg te werken.
Alles dezelfde prioriteit geven
Bepaal welke werkzaamheden essentieel zijn voor continuïteit, afsluiting en financiële sturing.
De functietitel één-op-één vervangen
Het werk kan soms beter over verschillende niveaus of rollen worden verdeeld.
Geen kennis vastleggen
Zorg dat processen overdraagbaar worden en cruciale kennis niet opnieuw bij één persoon terechtkomt.
Vragen over tijdelijke financiële ondersteuning
Wanneer is tijdelijke financiële ondersteuning zinvol?
Bij ziekte, verlof, onverwacht vertrek, een openstaande vacature, piekbelasting of tijdelijke capaciteitsproblemen door groei.
Welke werkzaamheden kunnen tijdelijk worden overgenomen?
Dat kan variëren van dagelijkse financiële administratie, betalingen en debiteurenbeheer tot maandafsluiting, rapportages, analyses en control.
Moet de tijdelijke professional dezelfde functie hebben?
Niet noodzakelijk. Het is vaak beter eerst te bepalen welke werkzaamheden moeten worden opgevangen en daarna het passende niveau van expertise te kiezen.
Is tijdelijke ondersteuning ook geschikt bij een openstaande vacature?
Ja. Daarmee voorkomt u dat achterstanden ontstaan terwijl u voldoende tijd houdt om zorgvuldig een structurele kandidaat te selecteren.
Wat als het capaciteitstekort structureel blijkt?
Dan is het verstandig opnieuw te kijken naar de inrichting van finance. Mogelijk past een structurele medewerker, automatisering, een andere taakverdeling of gedeeltelijke outsourcing beter.
Tijdelijke onderbezetting vraagt om de juiste capaciteit op de juiste plek
Bepaal eerst welke financiële werkzaamheden moeten blijven doorgaan en welke expertise tijdelijk ontbreekt. Kijk daarbij naar werkzaamheden in plaats van alleen naar functietitels.
Zo kunt u gericht tijdelijke capaciteit toevoegen, de continuïteit van finance bewaken en tegelijkertijd tijd creëren om een structurele oplossing zorgvuldig te beoordelen.
Meer over Finance & Organisatie
Heeft uw financiële team tijdelijk extra capaciteit nodig?
AXP kan uw financiële afdeling tijdelijk versterken met passende finance-expertise. We kijken eerst welke werkzaamheden moeten worden opgevangen en welk niveau daarvoor nodig is.
Een vraag of kennismaking?
A question or an introduction
Laat uw gegevens achter. Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.
Leave your details and we will get back to you as soon as possible.
Telefoon / telephone:
+31 (0)10 492 10 75 | +31 (0)20 280 70 50.
Email:
Info@axp.nl
"*" geeft vereiste velden aan
