Welke KPI’s zijn belangrijk voor uw organisatie?

Omzet groeit, maar verbetert uw resultaat ook? Heeft u voldoende liquiditeit om uw plannen uit te voeren? En worden klanten daadwerkelijk winstgevender?

Goede KPI’s helpen u om dit soort vragen tijdig te beantwoorden. KPI staat voor Key Performance Indicator, oftewel kritieke prestatie-indicator. Een KPI maakt meetbaar of uw organisatie op een belangrijk onderdeel volgens plan presteert. Welke KPI’s belangrijk zijn, verschilt per organisatie. Een handelsbedrijf stuurt bijvoorbeeld op andere indicatoren dan een zakelijke dienstverlener. De beste KPI’s sluiten daarom aan op uw strategie, verdienmodel en belangrijkste bedrijfsrisico’s.

Wij helpen u financiële gegevens te vertalen naar praktische stuurinformatie, zodat u niet alleen ziet wat er is gebeurd, maar vooral weet waarop u moet sturen.

Veel organisaties beschikken over grote hoeveelheden financiële en operationele gegevens. Meer cijfers betekenen echter niet automatisch meer inzicht. Een uitgebreide rapportage met tientallen indicatoren kan het juist moeilijker maken om te zien wat werkelijk aandacht vraagt. KPI’s moeten daarom geen verzameling interessante cijfers zijn, maar een compact instrument waarmee directie en management kunnen sturen.

Goede KPI’s maken ontwikkelingen zichtbaar voordat deze volledig in het financiële resultaat terechtkomen. Een dalende orderintake kan bijvoorbeeld een voorbode zijn van lagere omzet. Een oplopende betalingstermijn kan wijzen op toekomstige druk op de liquiditeit. Daarmee kijkt u niet alleen terug naar omzet en resultaat, maar ook vooruit.

Uw managementinformatie verdient aandacht wanneer:

• rapportages veel cijfers bevatten, maar weinig concrete inzichten opleveren;
• omzet en resultaat de belangrijkste indicatoren zijn, zonder zicht op de oorzaken erachter;
• verschillende managers met verschillende definities van dezelfde cijfers werken;
• afwijkingen pas laat worden ontdekt;
• KPI’s wel worden gerapporteerd, maar nauwelijks leiden tot acties of besluiten.

Het doel is niet om méér KPI’s te introduceren. Het gaat erom dat u de juiste indicatoren selecteert en deze consequent gebruikt.

1. Begin bij uw belangrijkste doelstellingen

Een KPI heeft alleen waarde wanneer duidelijk is waarop u wilt sturen. Wilt u winstgevender groeien, uw werkkapitaal verbeteren, processen efficiënter maken of de voorspelbaarheid van uw resultaten vergroten? Vertaal iedere belangrijke doelstelling naar een beperkt aantal meetbare indicatoren.

Wilt u bijvoorbeeld winstgevend groeien, dan is alleen omzetgroei onvoldoende. U kunt ook kijken naar brutomarge, operationeel resultaat, omzet per klant of medewerker en de ontwikkeling van uw orderportefeuille.

2. Combineer financiële en operationele KPI’s

Financiële KPI’s laten zien wat het resultaat van uw activiteiten is. Denk aan omzet, brutomarge, EBITDA of operationeel resultaat, liquiditeit en werkkapitaal.

Operationele KPI’s helpen verklaren waardoor dat resultaat ontstaat. Afhankelijk van uw organisatie kunt u denken aan productiviteit, declarabiliteit, orderintake, gemiddelde orderwaarde, voorraadrotatie of klantbehoud. Juist de combinatie maakt KPI’s bruikbaar als stuurinformatie.

Een dalende brutomarge vertelt bijvoorbeeld dát er iets verandert. In combinatie met gegevens over inkoopprijzen, verkoopprijzen, productmix of productiviteit ontstaat inzicht in de mogelijke oorzaak.

3. Kijk niet alleen achteruit

Omzet en resultaat zijn belangrijke indicatoren, maar vertellen grotendeels wat al is gebeurd. Daarom is het verstandig om ook vooruitkijkende KPI’s te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan orderintake, offertevolume, bezettingsgraad, contractwaarde of geplande capaciteit.

Welke indicatoren bruikbaar zijn, hangt sterk af van uw verdienmodel. Het uitgangspunt blijft hetzelfde: probeer niet alleen het uiteindelijke resultaat te meten, maar ook factoren die dat resultaat beïnvloeden.

4. Beperk het aantal KPI’s

Een dashboard hoeft niet alles te bevatten wat meetbaar is. Voor directie en management werkt een compacte set KPI’s doorgaans beter dan een uitgebreide verzameling kengetallen. Per KPI moet duidelijk zijn waarom deze belangrijk is, hoe deze wordt berekend, wie verantwoordelijk is en welke ontwikkeling gewenst is. Onderliggende analyses kunnen vervolgens meer detail bieden wanneer een KPI daarom vraagt.

5. Maak KPI’s onderdeel van uw sturing

Een KPI-dashboard heeft pas waarde wanneer u er daadwerkelijk iets mee doet. Bespreek KPI’s daarom periodiek binnen directie of management. Kijk niet alleen naar de actuele stand, maar ook naar trends, afwijkingen ten opzichte van begroting of forecast en de oorzaken daarvan.

De belangrijkste vervolgvraag is steeds: vraagt deze ontwikkeling om actie? Zo verandert een dashboard van een rapportage-instrument in een praktisch hulpmiddel voor besluitvorming.

Een groeiende zakelijke dienstverlener stuurt voornamelijk op omzet en maandresultaat. De omzet neemt toe, maar het management merkt dat het resultaat achterblijft. Door de managementinformatie anders in te richten, worden naast omzet ook brutomarge, declarabiliteit, omzet per medewerker, orderportefeuille en debiteurentermijn gevolgd.

Daarmee ontstaat een completer beeld. De organisatie kan bijvoorbeeld eerder zien of groei voldoende rendement oplevert, of de beschikbare capaciteit effectief wordt ingezet en of groei extra druk op de liquiditeit veroorzaakt.

Het gesprek verandert daardoor van “hoeveel omzet hebben we gerealiseerd?” naar “waar verdienen we geld, waar ontstaat druk en waarop moeten we bijsturen?”

Te veel KPI’s kiezen
Wanneer vrijwel ieder kengetal een KPI wordt, verdwijnt de prioriteit. Beperk de kernset tot indicatoren waarop u daadwerkelijk wilt sturen.

Alleen financiële resultaten meten
Financiële resultaten zijn belangrijk, maar vaak het eindpunt. Operationele en vooruitkijkende indicatoren geven eerder inzicht in veranderingen.

Geen eenduidige definities gebruiken
Wanneer afdelingen begrippen als marge, orderportefeuille of omzet verschillend berekenen, ontstaat discussie over de cijfers in plaats van over de prestaties.

Rapporteren zonder actie
Een dashboard dat iedere maand wordt bekeken maar niet leidt tot vragen, besluiten of acties, levert weinig stuurwaarde op.

Hoeveel KPI’s heeft mijn organisatie nodig?

Er bestaat geen vast ideaal aantal. Kies een beperkte kernset die direct aansluit op uw belangrijkste doelstellingen. Voor specifieke afdelingen of processen kunnen aanvullende KPI’s nodig zijn.

Welke financiële KPI’s zijn belangrijk?

Dat hangt af van uw organisatie en doelstellingen. Veelgebruikte financiële indicatoren zijn omzetgroei, brutomarge, operationeel resultaat, liquiditeit, werkkapitaal en debiteurentermijn. Niet iedere KPI is voor iedere onderneming even relevant.

Hoe vaak moet ik KPI’s bekijken?

Dat hangt af van hoe snel u moet kunnen bijsturen. Sommige operationele KPI’s kunnen wekelijks relevant zijn, terwijl andere indicatoren prima maandelijks kunnen worden beoordeeld. Kies een ritme dat past bij de dynamiek van uw organisatie.

Wat is het verschil tussen een KPI en een kengetal?

Een kengetal geeft informatie over een onderdeel van uw organisatie. Een KPI is specifiek gekoppeld aan een kritieke doelstelling of prestatie waarop u actief wilt sturen. Niet ieder kengetal is dus automatisch een KPI.

De belangrijkste KPI’s voor uw organisatie zijn niet automatisch de cijfers die het gemakkelijkst beschikbaar zijn. Ze sluiten aan op uw strategie, verdienmodel en belangrijkste risico’s. Combineer financiële resultaten met operationele en vooruitkijkende indicatoren, beperk het aantal KPI’s en zorg voor eenduidige definities. Bespreek vervolgens niet alleen wat de cijfers laten zien, maar vooral waarom prestaties afwijken en welke actie nodig is. Zo worden KPI’s onderdeel van uw managementinformatie en helpen ze u om eerder en gerichter bij te sturen.

Expertise: Grip op cijfers

Diensten:

• Managementrapportages
• Dashboards & KPI’s
• Financiële stuurinformatie

Gerelateerde ondernemersvraag

• Hoe krijgt u meer grip op uw cijfers?

De juiste KPI’s maken duidelijk waar uw organisatie goed presteert, waar risico’s ontstaan en waar bijsturing nodig is. Wilt u bepalen welke indicatoren voor uw organisatie daadwerkelijk stuurwaarde hebben?

Wij kijken graag met u mee en stellen misschien juist de vragen die u zelf nog niet heeft gesteld.