Hoe krijgt u meer grip op uw cijfers?

Kunt u vandaag precies aangeven hoe uw organisatie ervoor staat? Weet u hoe uw marges zich ontwikkelen, welke klanten of projecten het meeste rendement opleveren en hoe uw liquiditeitspositie er over drie maanden uitziet?

Veel ondernemers beschikken over voldoende cijfers, maar missen de stuurinformatie om deze vragen direct te beantwoorden. De administratie is op orde en de jaarrekening wordt jaarlijks opgesteld, maar voor het nemen van dagelijkse of strategische beslissingen is meer nodig. Grip op cijfers betekent dat u beschikt over actuele managementinformatie waarmee u uw organisatie kunt sturen. Door financiële gegevens te vertalen naar heldere managementrapportages, KPI’s en dashboards krijgt u inzicht in de prestaties van uw organisatie. Zo kunt u kansen sneller benutten, risico’s eerder signaleren en beter onderbouwde beslissingen nemen.

AXP helpt u om financiële gegevens te vertalen naar praktische stuurinformatie, zodat u niet alleen weet waar uw organisatie staat, maar ook beter kunt bepalen waar u naartoe wilt.

Als ondernemer neemt u voortdurend beslissingen. Over personeel, investeringen, prijzen, financiering en groei. Voor goede beslissingen heeft u niet méér cijfers nodig, maar vooral de juiste informatie op het juiste moment.

Een financiële administratie registreert wat er binnen uw organisatie gebeurt. Een jaarrekening laat achteraf zien hoe het boekjaar is verlopen. Voor het daadwerkelijk sturen van uw onderneming is dat vaak niet voldoende.

Actuele managementinformatie helpt u bijvoorbeeld om antwoord te krijgen op vragen als:

• Hoe ontwikkelen omzet en brutomarge zich?
• Welke klanten, projecten of activiteiten leveren het meeste rendement op?
• Waar wijken de werkelijke resultaten af van de begroting?
• Hoe ontwikkelt de cashflow zich?
• Is er voldoende liquiditeit voor geplande investeringen?
• Welke ontwikkelingen vragen nu om actie?

Daarmee verandert financiële informatie van een terugblik in een instrument waarmee u vooruit kunt kijken.

Onvoldoende grip betekent niet automatisch dat uw administratie niet op orde is. Het probleem zit vaak in de stap daarna: beschikbare financiële gegevens worden onvoldoende vertaald naar bruikbare stuurinformatie.

Mogelijk herkent u één of meer van deze situaties:

• U weet pas laat hoe uw organisatie financieel heeft gepresteerd.
• U stuurt vooral op omzet, winst of het saldo op de bankrekening.
• U heeft onvoldoende inzicht in marges per klant, project of productgroep.
• Liquiditeitsontwikkelingen komen regelmatig als een verrassing.
• Managementrapportages kosten veel tijd om samen te stellen.
• Cijfers zijn verspreid over verschillende systemen en spreadsheets.
• U heeft veel cijfers, maar onvoldoende overzicht.
• Belangrijke beslissingen worden vooral op gevoel genomen.

Een ondernemer moet natuurlijk op ervaring en gevoel kunnen vertrouwen. Maar juist de combinatie van ondernemerschap én betrouwbare stuurinformatie maakt beslissingen sterker.

Er bestaat geen standaarddashboard dat iedere organisatie automatisch meer grip geeft. Welke informatie relevant is, hangt af van uw onderneming, strategie en doelstellingen. De volgende vijf stappen vormen wel een goede basis.

1. Zorg voor een betrouwbare financiële basis

Goede stuurinformatie begint bij een actuele en betrouwbare financiële administratie. Transacties moeten tijdig worden verwerkt en gegevens moeten correct en consistent worden vastgelegd. Automatisering kan daarbij veel verschil maken. Door bijvoorbeeld factuurverwerking, bankmutaties en andere administratieve processen zoveel mogelijk te automatiseren, ontstaat sneller actuele financiële informatie. De administratie wordt daarmee niet alleen een wettelijke verplichting, maar de databron voor uw managementinformatie.

2. Werk met actuele managementrapportages

Een jaarrekening blijft belangrijk, maar is primair gericht op het verleden. Managementrapportages geven gedurende het jaar inzicht in de actuele financiële prestaties.

Een goede managementrapportage vergelijkt bijvoorbeeld:

• gerealiseerde resultaten met de begroting;
• deze maand met vorige maanden;
• actuele cijfers met dezelfde periode vorig jaar;
• gerealiseerde resultaten met verwachtingen of forecasts.

Het gaat daarbij niet alleen om de afwijking. De belangrijkste vraag is: waardoor ontstaat deze afwijking en vraagt deze om actie?

3. Kies KPI’s die bij uw organisatie passen

Meer KPI’s betekenen niet automatisch meer inzicht. Een dashboard met tientallen indicatoren kan het zelfs moeilijker maken om te zien wat werkelijk belangrijk is. Kies daarom een beperkt aantal KPI’s die aansluiten op uw strategie en bedrijfsmodel. Denk aan brutomarge, omzetgroei, rendement, liquiditeit, cashflow, debiteurentermijn of onderhanden werk.

Voor een handelsbedrijf kunnen marge en voorraadontwikkeling essentieel zijn, terwijl bij een zakelijke dienstverlener bezettingsgraad en rendement per medewerker of project relevanter kunnen zijn.

4. Kijk vooruit met begrotingen en forecasts

Grip op cijfers gaat niet alleen over weten wat er gisteren is gebeurd. U wilt ook weten wat u de komende maanden kunt verwachten. Een begroting geeft richting aan het financiële jaar. Met forecasting actualiseert u die verwachtingen op basis van recente ontwikkelingen.
Wat gebeurt er bijvoorbeeld met uw liquiditeit wanneer een grote investering wordt gedaan? Wat is het effect van vijf extra medewerkers? En wat gebeurt er met het resultaat wanneer de brutomarge met twee procentpunt daalt?

Door dergelijke scenario’s vooraf inzichtelijk te maken, kunt u beslissingen nemen voordat de financiële gevolgen zichtbaar zijn.

5. Maak financiële informatie onderdeel van uw besluitvorming

Een dashboard op zichzelf verandert niets. De waarde ontstaat wanneer u de informatie analyseert, bespreekt en vertaalt naar acties. Plan daarom periodiek een moment waarop u naar de belangrijkste resultaten, KPI’s, afwijkingen en verwachtingen kijkt.

Vraag daarbij niet alleen: Wat is er gebeurd?
Maar vooral: Waarom is het gebeurd, wat verwachten we dat er gaat gebeuren en wat gaan we nu doen?

Daar ontstaat echte grip.

Stel dat een handelsbedrijf ieder jaar een hogere omzet realiseert. Op het eerste gezicht lijkt de onderneming zich uitstekend te ontwikkelen. Toch blijft het bedrijfsresultaat achter.

Door maandelijks de brutomarge per productgroep te analyseren, blijkt dat enkele snelgroeiende productgroepen nauwelijks bijdragen aan het resultaat. Tegelijkertijd nemen voorraad en financieringsbehoefte toe. De oplossing is dan niet automatisch nóg meer omzet realiseren. Een aanpassing van assortiment, inkoopvoorwaarden of prijsstelling kan veel effectiever zijn.

Dit voorbeeld laat zien waarom omzet alleen onvoldoende stuurinformatie geeft. Pas wanneer verschillende cijfers in samenhang worden bekeken, ontstaat inzicht waarop u kunt handelen.

Alleen naar omzet kijken
Een hogere omzet is niet automatisch een beter resultaat. Marges, kosten en cashflow zijn minstens zo belangrijk.

Alleen achteruitkijken
Historische cijfers zijn waardevol, maar geven geen antwoord op de vraag wat u de komende maanden kunt verwachten.

Te veel KPI’s gebruiken
Beperk u tot de indicatoren die daadwerkelijk iets zeggen over het realiseren van uw doelstellingen.

Een dashboard als einddoel zien
Een mooi dashboard is geen garantie voor betere beslissingen. Het gaat om de analyse en acties die uit de informatie volgen.

Liquiditeit verwarren met winst
Een winstgevende onderneming kan toch liquiditeitsproblemen krijgen. Resultaat en cashflow moeten daarom beide worden gevolgd.

Is een jaarrekening voldoende om mijn onderneming te sturen?

Meestal niet. Een jaarrekening geeft vooral inzicht in de financiële prestaties over een afgesloten periode. Voor actuele besluitvorming zijn periodieke managementrapportages, KPI’s en prognoses geschikter.

Welke KPI’s zijn voor mijn organisatie belangrijk?

Dat hangt af van uw bedrijfsmodel en doelstellingen. Veelgebruikte financiële KPI’s zijn brutomarge, rendement, liquiditeit, cashflow en debiteurentermijn. Daarnaast kunnen branchespecifieke KPI’s belangrijk zijn.

Hoe vaak moet ik managementinformatie bekijken?

Voor veel mkb-organisaties is maandelijks een goed uitgangspunt. Bij snelle groei, beperkte liquiditeit of sterk veranderende omstandigheden kan vaker rapporteren verstandig zijn.

Heb ik een dashboard nodig om grip op mijn cijfers te krijgen?

Niet noodzakelijk. Een dashboard kan informatie sneller inzichtelijk maken, maar betrouwbare gegevens en relevante KPI’s zijn belangrijker dan de techniek waarmee ze worden gepresenteerd.

Grip op cijfers betekent niet dat u zoveel mogelijk financiële gegevens verzamelt. Het betekent dat u de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar heeft.

Een betrouwbare financiële administratie vormt de basis. Managementrapportages laten zien hoe uw organisatie presteert. KPI’s maken belangrijke ontwikkelingen meetbaar en begrotingen en forecasts helpen om vooruit te kijken.

De volgende stap is misschien wel de belangrijkste: de informatie gebruiken om betere beslissingen te nemen.

Daarmee verandert financiële administratie van registreren wat er is gebeurd naar sturen op wat er gaat gebeuren.

Expertise: Grip op cijfers

Diensten: Managementrapportages · Dashboards & KPI’s · Financiële administratie · Business Control

Gerelateerde ondernemersvragen:

• Welke KPI’s zijn belangrijk voor mijn organisatie?
• Wanneer zijn managementrapportages zinvol?
• Hoe krijg ik beter inzicht in mijn liquiditeit?
• Wat is het verschil tussen een jaarrekening en managementrapportage?

Kunt u vandaag de belangrijkste financiële vragen over uw organisatie beantwoorden én vooruitkijken naar de komende maanden? Dan heeft u waarschijnlijk al een goede basis. Is dat nog lastig, dan valt er vaak meer uit uw financiële informatie te halen dan u denkt.

Wilt u weten waar voor uw organisatie de grootste verbeterkansen liggen? Wij kijken graag met u mee en stellen misschien juist de vragen die u zelf nog niet heeft gesteld.