Een goed ingerichte administratie en doelgericht advies draagt bij aan het succes van festivals
AXP Adviseurs verzorgt de administratie van festivals. Dit noemen we event accounting. Een verzamelnaam voor kortdurende evenementen, zoals festivals, concerten, beurzen en sportwedstrijden, ‘plug-and-play’. Naast het begeleiden van grote gevestigde festivals en evenementen, geeft AXP Adviseurs ook advies aan kleinschalige evenementen en festivals. Elk festival, groot of klein, heeft baat bij goede begeleiding en advies.
Risico’s
Het organiseren van een festival of evenement is voor ondernemers niet zonder risico’s. In de praktijk blijkt dat 60% van alle festivals in Nederland afsluiten met een tekort op hun begroting. Een goede voorbereiding waarin alle mogelijke risico’s zijn ingecalculeerd, kan veel ellende en teleurstelling voorkomen. Wij hebben jarenlange ervaring met de organisatie van festivals en evenementen.
Het inrichten van een goede administratie en ons advies over fiscale risico’s, budgettering en subsidies, vergroot de kans op succes. Wij kunnen niet voor mooi weer zorgen, maar wij maken wel inzichtelijk in hoeverre slecht weer of andere externe omstandigheden invloed hebben op omzet en kaartverkoop. En hoe deze risico’s kunnen worden gemanaged.
Keuze rechtsvorm en administratie
Een stichting, B.V., C.V. of eenmanszaak? Als boekhouder in Amsterdam en Rotterdam adviseert AXP welke rechtsvorm het beste past bij de omvang, organisatie en risico’s. Wij begeleiden ondernemers bij het opzetten en inrichten van de best passende rechtsvorm en structuur.
Beheersrisico’s
De organisatie wordt over het algemeen gedragen door goedwillende vrijwilligers, die worden aangestuurd met een relatief klein team. Daardoor is er onvoldoende grip op geldstromen en de verantwoording daarvan. Denk alleen al aan kaartverkoop en opbrengsten uit horeca. Fiscale risico’s worden structureel onderschat en inkomsten overschat. Onvoldoende kennis van specifieke regels met betrekking tot omzetbelasting en loonbelasting kan leiden tot onverwachte tegenvallers in de begroting.
Zelfs jaren later nog. Bij grotere gesubsidieerde evenementen is meestal een subsidieverantwoording met accountantsverklaring vereist. De controlerende accountant vindt onvoldoende grondslag in de administratieve verantwoording om een goedkeurende verklaring af te kunnen geven. De subsidieverstrekker kan dan niet anders, dan achteraf de subsidie verlagen of zelfs intrekken.
Wiel uitvinden
Ons advies aan elk nieuw festival: ga niet opnieuw het administratieve wiel uitvinden. AXP levert de complete digitale administratie infrastructuur, inclusief betaalsystemen voor het evenement. Inclusief alle fiscale ‘compliance’ en ‘assurance’. Administratie en advies is bijzonder goed schaalbaar en in te zetten voor alle type festivals.
Om een juiste inschatting te maken van de opbrengsten (vaak uit horeca en kaartverkoop) en kosten (inkoop horeca, infrastructuur, beveiliging etc) heeft het organisatie-team behoefte aan relevante informatie. Wij maken risico’s inzichtelijk en benchmarken de begroting. AXP Adviseurs heeft deze data beschikbaar waardoor er doelgericht kan worden begroot. Wij maken risico’s inzichtelijk en beheersbaar voor de organisatie. Met als resultaat, meer focus bij het op de kaart zetten van een financieel gezond evenement.
AXP vertrouwd met elk evenement
AXP is één van de grootste aanbieders van administratie – en advies diensten specifiek voor festivals en evenementen. Een groot aantal evenementen maakt gebruik van onze kennis en data. Wij adviseren ad-hoc over met name fiscale zaken. Actueel zijn onderwerpen als de aftrekbaarheid van btw op ingekochte catering-diensten en de fiscale gevolgen van het ter beschikking stellen van kleding aan vrijwilligers. De parate kennis van btw regels is meestal beperkt en er wordt meestal teveel btw afgedragen. Goed advies levert geld op en voorkomt onnodige zorgen!