Welke KPI's zijn belangrijk voor uw organisatie?
De juiste KPI's maken zichtbaar hoe uw organisatie presteert, waardoor resultaten veranderen en waar bijsturing nodig is. Niet door alles te meten, maar door te focussen op de indicatoren die werkelijk samenhangen met uw doelstellingen en verdienmodel.
Welke KPI's zijn belangrijk?
Welke KPI's belangrijk zijn, hangt af van uw verdienmodel en doelstellingen. Voor veel organisaties bestaat een goede kernset uit financiële, operationele en vooruitkijkende KPI's, zoals marge, cashflow, werkkapitaal, productiviteit, bezettingsgraad en orderontwikkeling.
De beste KPI's laten niet alleen zien wat er is gebeurd. Ze helpen ook verklaren waardoor resultaten veranderen en maken ontwikkelingen zichtbaar waarop u nog kunt bijsturen.
Waarom zijn de juiste KPI's belangrijk?
Een organisatie kan over veel cijfers beschikken en toch weinig stuurinformatie hebben. Omzet, winst en de actuele bankstand geven belangrijke informatie, maar verklaren niet altijd waardoor een ontwikkeling ontstaat.
Een goede KPI maakt een belangrijk onderdeel van uw bedrijfsvoering meetbaar. Zo ziet u bijvoorbeeld of omzetgroei ook voldoende marge oplevert, capaciteit effectief wordt benut of groei steeds meer werkkapitaal vraagt.
KPI's krijgen extra waarde wanneer ze onderdeel zijn van periodieke managementrapportages . Dan wordt niet alleen de stand gemeten, maar ook de ontwikkeling, afwijking en mogelijke actie besproken.
Welke KPI's passen bij welk type organisatie?
Er bestaat geen universele lijst met KPI's. Het verdienmodel bepaalt welke indicatoren werkelijk iets zeggen over prestaties en toekomstige ontwikkeling.
Mensen, uren en rendement
Denk aan declarabiliteit, gerealiseerd tarief, omzet per medewerker, projectmarge, orderportefeuille en debiteurentermijn.
Marge, voorraad en werkkapitaal
Bijvoorbeeld brutomarge, marge per product of klant, voorraadrotatie, ouderdom van voorraad, debiteurentermijn en cashflow.
Groei en financiële ruimte
Omzetgroei, brutomarge, personeelskosten, budget versus realisatie, cashflow en beschikbare financiële ruimte voor groei en investeringen.
Projectresultaat en voortgang
Projectmarge, onderhanden werk, budget versus werkelijk, urenbesteding, facturatiegraad en verwachte projectresultaten.
Hoe kiest u KPI's die werkelijk waarde toevoegen?
Begin niet bij het dashboard of bij de cijfers die gemakkelijk beschikbaar zijn. Begin bij de vragen waarop directie en management een antwoord nodig hebben.
Bepaal waarop u wilt sturen
Wilt u winstgevender groeien, liquiditeit verbeteren, capaciteit beter benutten of meer voorspelbaarheid? Een KPI krijgt pas betekenis wanneer duidelijk is welke doelstelling erachter ligt.
Combineer resultaat en verklaring
Financiële KPI's laten zien wat het resultaat is. Operationele KPI's helpen verklaren waardoor dat resultaat verandert. Juist die combinatie maakt bijsturen mogelijk.
Meet ook toekomstige ontwikkeling
Vul historische cijfers aan met indicatoren zoals orderintake, contractwaarde, bezettingsgraad, voorraadontwikkeling of geplande capaciteit.
Houd de kernset beperkt
Niet ieder kengetal hoeft een KPI te zijn. Een kleinere set met duidelijke definities maakt sneller zichtbaar wat werkelijk aandacht vraagt.
Spreek af wat u met afwijkingen doet
Bespreek KPI's periodiek. Kijk naar de trend, oorzaak, verwachting en mogelijke actie. Dan wordt een KPI een stuurinstrument in plaats van alleen een rapportagecijfer.
Combineer financiële, operationele en vooruitkijkende KPI's
Eén type indicator geeft zelden het volledige beeld. De combinatie laat zowel resultaat als oorzaak en toekomstige ontwikkeling zien.
Wat levert de organisatie op?
Omzet, brutomarge, resultaat, cashflow, werkkapitaal en rendement.
Waardoor ontstaat het resultaat?
Bijvoorbeeld productiviteit, bezetting, declarabiliteit, voorraadrotatie en projectvoortgang.
Wat komt eraan?
Orderintake, portefeuille, offertes, toekomstige capaciteit en verwachte cashflow.
Omzet groeit. Maar groeit het rendement mee?
Stel dat een zakelijke dienstverlener ieder kwartaal meer omzet realiseert, terwijl het resultaat nauwelijks verbetert.
Alleen omzet en resultaat volgen geeft onvoldoende verklaring. Daarom worden ook declarabiliteit, gerealiseerd tarief, projectmarge, omzet per medewerker en debiteurentermijn gevolgd.
Daardoor wordt zichtbaar of de extra omzet voldoende rendement oplevert, capaciteit effectief wordt benut en groei niet tegelijkertijd steeds meer liquiditeit vraagt.
Juist die samenhang maakt KPI's bruikbaar voor besluitvorming.
Een dashboard vol cijfers is nog geen stuurinstrument
De waarde van KPI's zit niet in de hoeveelheid data, maar in relevantie, samenhang en opvolging.
Te veel KPI's kiezen
Wanneer vrijwel ieder kengetal een KPI wordt, verdwijnt de prioriteit uit de rapportage.
Alleen naar uitkomsten kijken
Resultaat en omzet zijn belangrijk, maar vertellen niet altijd waardoor een ontwikkeling ontstaat.
Geen vaste definitie gebruiken
Een KPI is alleen vergelijkbaar wanneer iedereen dezelfde definitie, databron en berekening gebruikt.
Alleen rapporteren
KPI's leveren weinig waarde wanneer afwijkingen niet worden besproken en niet tot vragen of acties leiden.
KPI's in de praktijk
Praktische antwoorden op veelgestelde vragen over het kiezen en gebruiken van KPI's.
Hoeveel KPI's heeft een organisatie nodig?
Welke financiële KPI's zijn belangrijk?
Wat is het verschil tussen een KPI en een kengetal?
Hoe vaak moet u KPI's beoordelen?
Moeten KPI's altijd in een dashboard staan?
De beste KPI's beginnen bij de juiste managementvraag
Welke KPI's belangrijk zijn, verschilt per organisatie. Een handelsbedrijf stuurt op andere indicatoren dan een zakelijke dienstverlener of projectorganisatie.
Een bruikbare kernset combineert financiële resultaten met operationele informatie en vooruitkijkende indicatoren. Zo ziet u niet alleen wat er is gebeurd, maar ook waardoor resultaten veranderen en welke ontwikkeling eraan komt.
De waarde ontstaat uiteindelijk niet door de KPI zelf, maar doordat deze helpt om eerder ontwikkelingen te herkennen, betere vragen te stellen en gericht bij te sturen.
Meer over financiële sturing
Grip op cijfers
Wilt u financiële informatie vertalen naar managementrapportages, KPI's en inzichten waarmee u gedurende het jaar kunt sturen? Bekijk hoe AXP organisaties ondersteunt bij Grip op cijfers.
Bekijk Grip op cijfers