Exact Online: alles-in-één
Voor klanten die Exact Online willen gebruiken of al gebruiken en willen verbeteren of uitbreiden.
Exact Online is een alles-in-één online softwarepakket voor boekhouding, CRM en bedrijfsprocessen, speciaal ontwikkeld voor het mkb. Het helpt ondernemers om realtime inzicht te krijgen in hun financiële situatie, verkoop, inkoop, voorraden en projecten. Exact Online is modulair opgebouwd: Je kiest alleen wat je nodig hebt, en kunt eenvoudig uitbreiden naarmate jouw bedrijf groeit. Het is veilig in de cloud, altijd en overal toegankelijk en ontwikkeld om met jou mee te groeien.
Als een Software-as-a-Service (SaaS) oplossing, biedt Exact Online veel voordelen die aansluiten bij de eisen van de moderne bedrijfsvoering:
- Toegankelijkheid: De software is altijd en overal toegankelijk via een webbrowser of een mobiele app voor iOS en Android. Dit geeft jou de flexibiliteit om je bedrijf te beheren vanaf kantoor, thuis of onderweg.
- Veiligheid en Continuïteit: Jouw data wordt versleuteld opgeslagen bij toonaangevende datacenters zoals Amazon Web Services (AWS) en Microsoft Azure, die voldoen aan strenge beveiligingsnormen. Exact beheert de servers, updates, beveiliging en back-ups, wat de IT-last en -kosten voor jou als ondernemer aanzienlijk vermindert.
Het ecosysteem als strategisch voordeel
De ware kracht van Exact Online ligt niet alleen in de kernsoftware, maar in het uitgebreide ecosysteem dat eromheen is gebouwd. Het Exact App Center biedt koppelingen met meer dan 370 zakelijke applicaties, variërend van webshops en kassasystemen tot gespecialiseerde branche-oplossingen. Dit stelt jou in staat om een op maat gemaakt, geïntegreerd IT-landschap te bouwen dat meegroeit met jouw specifieke behoeften en processen.
Exact beschikt over branche-specifieke oplossingen om de unieke processen van verschillende sectoren te ondersteunen:
-
Handel & E-commerce
De focus ligt op het stroomlijnen van de gehele keten, van inkoop tot verkoop. Kernfunctionaliteiten omvatten geavanceerd order-, voorraad- en magazijnbeheer, met ondersteuning voor meerdere magazijnen, dropshipping en serie- of batchnummerregistratie. Meer informatie -
Productie
Deze oplossing ondersteunt het volledige productieproces, van het beheren van (meerlaagse) stuklijsten (Bill of Materials) en werkorders tot geavanceerde productieplanning (Material Requirements Planning – MRP) en aansturing van de werkvloer via Shop Floor Control. -
Zakelijke Dienstverlening & Projecten
Voor jou als dienstverlener zijn urenregistratie, projectbewaking, capaciteitsplanning en flexibele facturatiemethoden (zoals nacalculatie of vaste prijs) de kernfunctionaliteiten. Meer informatie -
Bouw
De focus ligt op het digitaal verbinden van kantoor en de bouwplaats via de mobiele app. Functionaliteiten omvatten projectbewaking op basis van bewakingscodes, het registreren van meer- en minderwerk, en kwaliteitsborging conform de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb).
Jouw licentie, jouw keuze: samenwerken met jouw administratiekantoor of zelfstandig beheren
Een cruciale keuze voor jou als ondernemer is de manier waarop je de Exact Online licentie beheert. Dit kan via ons of door zelf een licentie af te nemen. Beide modellen hebben duidelijke voordelen en zijn geschikt voor verschillende bedrijfssituaties.
Optie 1: De kracht van samenwerking via AXP Adviseurs
In dit model verwerken wij de administratie in Exact via onze eigen licentie. Jij kunt altijd meekijken. De voordelen van dit model zijn significant:
- Kostenefficiëntie: Voor veel ondernemers is dit model financieel aantrekkelijk.
- Directe expertise & ontzorging: Wij nemen de implementatie en inrichting van de administratie voor onze rekening. Jij hoeft je niet te verdiepen in de technische en boekhoudkundige complexiteit van de software.
- Gestroomlijnde samenwerking: Je kunt eenvoudig facturen en bonnetjes uploaden via de mobiele app of e-mail van Lyanthe. Met robotic accounting, geautomatiseerde factuurverwerking, nemen wij repetitieve taken over, zoals het scannen, extraheren en valideren van factuurgegevens, en het matchen met inkooporders en ontvangstbewijzen.
- Focus op de kernactiviteit: Je wordt maximaal ontzorgd en kunt je richten op jouw kernactiviteiten, terwijl wij efficiënt en met actuele data de administratie verwerken en proactief advies geven.
Optie 2: Volledige controle met een eigen licentie
In dit model schaf je zelf een Exact Online licentie aan die past bij jouw branche en bedrijfsgrootte. Vervolgens kunnen wij toegang krijgen tot deze administratie om te verwerken, mee te kijken, te controleren en te adviseren.
De voordelen van dit model zijn:
- Flexibiliteit en controle: Je hebt de regie over de modules, instellingen en gebruikersrechten. Dit is cruciaal voor bedrijven met specifieke en complexe processen die diepgaande configuratie of integraties met andere systemen vereisen.
- Toegang tot het volledige ecosysteem: Met een eigen, uitgebreide licentie (zoals de Professional of Premium edities) heb je toegang tot het volledige App Center en geavanceerde functionaliteiten. Denk hierbij aan de Power BI connector voor diepgaande rapportages of de ‘Automate’ module voor het automatiseren van workflows.
Een uitgebreid ecosysteem: de kracht van koppelingen
De ware kracht van Exact Online als centraal platform manifesteert zich in de naadloze integratie met andere systemen. Deze koppelingen automatiseren jouw processen, elimineren dubbele data-invoer en bieden een geïntegreerd, realtime beeld van je gehele bedrijfsvoering.
Bankkoppelingen: de basis van automatisering
Een automatische bankkoppeling is de fundering van een efficiënte administratie. Exact Online biedt directe, PSD2-conforme koppelingen met alle Nederlandse grootbanken, waaronder ABN AMRO, ING en Rabobank. Banktransacties worden hierdoor niet slechts maandelijks, maar meerdere keren per dag automatisch ingelezen in je boekhouding. Dit levert aanzienlijke voordelen op:
- Tijdswinst: Het handmatig downloaden en importeren van bankafschriften (MT940-bestanden) is verleden tijd.
- Realtime Inzicht: Je cashflowpositie is vrijwel direct zichtbaar, wat snelle en onderbouwde beslissingen mogelijk maakt.
- Efficiëntie: De software maakt gebruik van machine learning om slimme boekingsvoorstellen te doen en kan betalingen automatisch afletteren met openstaande verkoopfacturen. Dit vereenvoudigt je debiteurenbeheer aanzienlijk.
Webkoppelingen: De Motor voor E-commerce Groei
Voor jou als e-commerceondernemer is de synchronisatie tussen je webshop en de backoffice van vitaal belang. Een gebrek aan integratie leidt onvermijdelijk tot fouten, zoals het verkopen van producten die niet op voorraad zijn (overselling), wat resulteert in ontevreden klanten en operationele chaos.
Exact Online adresseert deze uitdaging via het App Center, dat een breed scala aan koppelingen biedt voor toonaangevende e-commerceplatformen zoals Shopify, WooCommerce en Magento. Een dergelijke koppeling automatiseert de informatiestroom:
- Orders: Een nieuwe bestelling in je webshop wordt automatisch aangemaakt als verkooporder of verkoopboeking in Exact.
- Klanten: Klantgegevens van nieuwe kopers worden direct vastgelegd in het CRM-gedeelte van Exact.
- Voorraad: Voorraadniveaus worden realtime gesynchroniseerd tussen Exact en je webshop, waardoor de voorraadinformatie voor je klant altijd accuraat is en overselling wordt voorkomen.
Voor een serieus e-commercebedrijf is de keuze niet langer binair tussen zelf doen of de accountant het laten regelen. Er is een derde, cruciale pijler bijgekomen: de integratiepartner. De keuze voor een platform als xCore is een strategische beslissing die de schaalbaarheid en efficiëntie van je gehele operatie bepaalt. Een goede adviseur zal je hier proactief over informeren en begeleiden in de selectie van de juiste partner en technologie.
Kassakoppelingen: Het verbinden van online en offline verkoop
Voor jou als retail- of horecaondernemer is de integratie met het kassasysteem (Point of Sale) essentieel voor een efficiënte bedrijfsvoering. Exact Online faciliteert dit door koppelingen met diverse POS-systemen, waaronder Lightspeed en MplusKASSA. Via deze koppeling wordt de dagomzet van je fysieke kassa automatisch als een financiële boeking in Exact verwerkt. Dit elimineert de noodzaak voor handmatige invoer en biedt een geïntegreerd, totaaloverzicht van al je verkoopkanalen. Dit is onmisbaar voor accuraat voorraadbeheer en een helder financieel beeld.
