Wat houdt de bewaarplicht in?

Wat houdt de bewaarplicht van je administratie in?

Ben jij een ondernemer? Dan ben je er vast en zeker van op de hoogte dat je wettelijk verplicht bent om je administratie voor tenminste 7 jaar te bewaren. Het gaat hier met name om de basisgegevens. Het bewaren van je administratie heet de (fiscale) bewaarplicht. Onder basisgegeven vallen onder meer:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• de loonadministratie.

Digitale bestanden

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Er zijn diverse manieren om ervoor te zorgen dat je ook je digitale gegevens goed bewaart. Werk je bijvoorbeeld op een eigen server? Dan is het aan te raden om een goede back-up procedure te hebben en deze ook regelmatig uit te voeren. Bewaar deze back-up wel op een andere locatie dan waar je je digitale administratie bewaart, denk aan een externe harde schijf. Je kunt er ook voor kiezen om je gegevens te verwerken in de cloud. Deze dient dan – uiteraard- goed beveiligd te worden.

Hoe bewaar je wat?

Met bergen verschillende gegevens is het logisch dat je je afvraagt hoe je alles het beste kunt bewaren. Om het jezelf zo makkelijk mogelijk te maken, kun je de volgende stelregel aanhouden:

• Lever je administratieve gegevens op papier aan, dan moet je deze op papier bewaren.
• Lever je administratieve gegevens digitaal aan, dan moet je deze digitaal bewaren.

Afzonderlijke afspraken

In sommige situaties, zoals bij faillissement van je onderneming kan het erg handig zijn om met de Belastingdienst afzonderlijke afspraken te maken. Deze afspraken kunnen betrekking hebben op de bewaartermijn, de gegevens die je moet bewaren en in welke vorm. De Belastingdienst zorgt ervoor dat de gemaakte afspraken schriftelijk worden vastgelegd.