Wat houdt de bewaarplicht in?

Neem contact op

Wat houdt de bewaarplicht van je administratie in?

Ben jij een ondernemer? Dan ben je er vast en zeker van op de hoogte dat je wettelijk verplicht bent om je administratie voor tenminste 7 jaar te bewaren. Het gaat hier met name om de basisgegevens. Het bewaren van je administratie heet de (fiscale) bewaarplicht. Onder basisgegeven vallen onder meer:

  • het grootboek;
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie;
  • de voorraadadministratie;
  • de in- en verkoopadministratie;
  • de loonadministratie.
bewaarplicht administratie

Het is goed om te weten dat er ook situaties zijn waarin je de administratie voor tenminste 10 jaar moet bewaren. Dit is van toepassing op gegevens over onroerende zaken. Tot slot zijn er nog stukken die je nooit moet weggooien. Voorbeelden hiervan zijn oprichtingsakten, testamenten, statuten, belangrijke contracten en vaststellingsovereenkomsten met de Belastingdienst.

Eigen verantwoordelijkheid

Als ondernemer ben je altijd zelf verantwoordelijk voor het bewaren van je (digitale) administratie. Dus ook als je administratie verloren gaat door diefstal, een brand of een crash van je computer, is het je eigen verantwoordelijkheid. Zorg er daarom altijd voor dat je een back-up hebt van al je gegevens. De fiscus kan je namelijk een boete opleggen wanneer je niet aan de bewaarplicht voldoet.

Digitale bestanden

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Er zijn diverse manieren om ervoor te zorgen dat je ook je digitale gegevens goed bewaart. Werk je bijvoorbeeld op een eigen server? Dan is het aan te raden om een goede back-up procedure te hebben en deze ook regelmatig uit te voeren. Bewaar deze back-up wel op een andere locatie dan waar je je digitale administratie bewaart, denk aan een externe harde schijf. Je kunt er ook voor kiezen om je gegevens te verwerken in de cloud. Deze dient dan – uiteraard- goed beveiligd te worden.

Hoe bewaar je wat?

Met bergen verschillende gegevens is het logisch dat je je afvraagt hoe je alles het beste kunt bewaren. Om het jezelf zo makkelijk mogelijk te maken, kun je de volgende stelregel aanhouden:

  • Lever je administratieve gegevens op papier aan, dan moet je deze op papier bewaren.
  • Lever je administratieve gegevens digitaal aan, dan moet je deze digitaal bewaren.

Afzonderlijke afspraken

In sommige situaties, zoals bij faillissement van je onderneming kan het erg handig zijn om met de Belastingdienst afzonderlijke afspraken te maken. Deze afspraken kunnen betrekking hebben op de bewaartermijn, de gegevens die je moet bewaren en in welke vorm. De Belastingdienst zorgt ervoor dat de gemaakte afspraken schriftelijk worden vastgelegd.

Hulp nodig?

Ben je er niet zeker van of jouw administratie voldoet aan de bewaarplicht? Of wil je wat meer weten over onze diensten? Bij AXP Adviseurs helpen we je graag! Maak geheel vrijblijvend een afspraak.

Contact met ons administratiekantoor in Amsterdam

+31 0(20) 280 7050amsterdam@axp.nl
+31 (0)10 492 1075rotterdam@axp.nl

Liever teruggebeld worden?

Vul ons contactformulier in en wij nemen zo snel mogelijk contact met jou op.
Naam*