Wat houdt de werkkostenregeling in?

De WKR is in wezen een regeling die de manier waarop werkgevers belasting betalen over de extra’s die ze aan hun personeel geven, reguleert. Het gaat hierbij niet alleen om financiële implicaties voor bedrijven, maar het heeft ook directe gevolgen voor de werknemers, variërend van de traditionele kerstpakketten tot bedrijfsuitjes die vaak als vanzelfsprekend worden beschouwd.

Het principe achter de WKR is helder: alles wat een werkgever aan een werknemer geeft, vergoedt of ter beschikking stelt, wordt beschouwd als belastbaar inkomen. Toch zijn er nuances. Bepaalde betalingen, claims en voorzieningen vallen buiten dit belastbare inkomen, waardoor ze als het ware ‘belastingvrij’ zijn. Als werkgever zijn er vijf opties wanneer je iets vergoedt aan je werknemer. De vergoeding kan worden beschouwd als:

1. Intermediaire kosten

Een interessant aspect hiervan zijn de intermediaire kosten. Dit betekent dat werkgevers kosten vergoeden die werknemers voorschieten voor zaken die direct verband houden met de bedrijfsvoering, zoals het aanschaffen van zakelijke benodigdheden. Dit is echter niet onbeperkt. Er zijn duidelijke grenzen en regels, zoals de zogenaamde “gerichte vrijstellingen”, waaronder vergoedingen voor reiskosten en cursussen vallen.

2. Binnen de vrije ruimte

Maar wat als een werkgever zijn waardering wil tonen door extraatjes zoals cadeaubonnen, sportabonnementen of kerstpakketten aan te bieden? Hier komt de ‘vrije ruimte’ om de hoek kijken. Dit is het bedrag dat een werkgever belastingvrij mag besteden aan dergelijke extraatjes voor het personeel. Deze vrije ruimte varieert jaarlijks en in 2023 bedraagt deze 3,0% van het fiscale loon tot en met € 400.000. Vanaf 2024 wordt de vrije ruimte in de WKR verruimd van 1,7% naar 1,92% tot een loonsom van €400.000.

3. Buiten de vrije ruimte

Voor het deel van het loon boven € 400.000 geldt een lager percentage, namelijk 1,18%. Het wordt ingewikkeld als de bestedingen dit bedrag overschrijden, omdat er dan 80% belasting moet worden betaald over het overschrijdende deel. Voor het deel van het bedrag dat onder de eindheffing van 80% valt, zijn geen premies voor volksverzekeringen of werknemersverzekeringen verschuldigd. Daarnaast hoeft er geen rekening te worden gehouden met de premie voor de Zorgverzekeringswet.

4. Gerichte vrijstellingen

Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen, verstrekkingen en beschikbaarstellingen die worden beschouwd als belastbaar inkomen, maar kunnen toch belastingvrij worden verstrekt zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Voorbeelden hiervan zijn:

• abonnementen voor openbaar vervoer;
• reiskosten tot € 0,23 per kilometer;
• verhuiskosten vanwege werk;
• maaltijden bij overwerk;
• Aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG)
• Personeelsborrels op kantoor zijn vrijgesteld, echter als ze op een andere locatie plaatsvinden vallen ze onder de WKR

Andere zaken die onder deze vrijstelling vallen zijn: gereedschap, tablets en smartphones. Hiervoor geldt het noodzakelijkheidscriterium. Deze goederen kunt u belastingvrij geven als  deze nodig zijn voor het werk.

5. Nihilwaardering

De nihilwaardering binnen de werkkostenregeling (WKR) houdt in dat bepaalde verstrekkingen op de werkplek een waarde van € 0,00 hebben. Dit betekent dat werkgevers deze voorzieningen aan werknemers kunnen verstrekken zonder dat dit belastingtechnische consequenties met zich meebrengt. Deze verstrekkingen tasten de vrije ruimte van de werkgever niet aan, voorbeelden van kosten die binnen de nihil waardering van zijn:

• Inrichting van de werkplek: Alle apparatuur en benodigdheden die specifiek voor de werkplek zijn en niet gebruikelijk elders worden gebruikt. Denk hierbij aan bureaus, vaste computers, kopieerapparaten, pennen en papier.
• Apparatuur: Dit omvat apparaten zoals laptops en tablets die zowel op als buiten de werkplek gebruikt kunnen worden, zolang ze minstens 90 procent zakelijk worden gebruikt.
• Consumpties: Dit omvat losse consumpties die geen volledige maaltijd vormen, zoals koffie, fruit, koekjes en soep.
• Bedrijfskleding: Uniformen en bedrijfskleding met bedrijfslogo, die hoofdzakelijk tijdens werktijd worden gedragen, vallen ook onder deze regeling.
• Smartphones: Smartphones die minimaal 10 procent zakelijk worden gebruikt en op de werkplek worden ingezet.
• Arbovoorzieningen: Dit betreft voorzieningen die verplicht zijn volgens de Arbeidsomstandighedenwet en (gedeeltelijk) op de werkplek worden gebruikt.
• Bedrijfsfitness: Als de fitnessruimte op de werkplek zelf is gevestigd, valt dit ook onder de nihilwaardering. Echter, een abonnement bij een externe sportschool valt onder de vrije ruimte.
• Huisvesting: Als de werknemer niet officieel op de werkplek woont, wordt huisvesting en inwoning op de werkplek ook als nihilwaardering beschouwd.

Gebruikelijkheidstoets van de werkkostenregeling

Om te voorkomen dat de kosten voor specifieke producten of diensten buitensporig worden, is er de gebruikelijkheidstoets. Deze toets zorgt ervoor dat de uitgaven voor een dienst of product niet meer dan 30% mogen afwijken van de gangbare kosten binnen de branche. Elk bedrag dat deze limiet overschrijdt, moet als regulier loon worden behandeld. De toets geldt alleen voor de vrije ruimte en de eindheffing.

Concernregeling

Binnen een concern met meerdere werkgevers kan de toepassing van de concernregeling onder de werkkostenregeling (WKR) interessant zijn. Hierbij kunnen alle bv’s binnen het concern hun individuele vrije ruimtes samenvoegen tot een gezamenlijke vrije ruimte. Als een werkgever binnen het concern een tekort aan vrije ruimte heeft, kan dit tekort worden gecompenseerd met het overschot aan vrije ruimte bij een andere gelieerde werkgever. Het gebruik van de concernregeling is echter onderhevig aan specifieke voorwaarden en vereist dat de moedermaatschappij gedurende een volledig jaar minstens 95% van de aandelen bezit van de dochtermaatschappij(en).