Een factuur maken, opslaan als pdf en vervolgens per e-mail versturen. Voor veel ondernemingen is dit inmiddels de normale werkwijze. Toch is de kans groot dat we daar over enkele jaren heel anders naar kijken.
Europa zet met VAT in the Digital Age (ViDA) stevig in op elektronische facturatie en digitale btw-rapportage. Daarbij gaat het niet simpelweg om het vervangen van papier door een pdf. De ontwikkeling gaat naar gestructureerde elektronische facturen die rechtstreeks van het ene systeem naar het andere systeem kunnen worden verzonden en automatisch kunnen worden verwerkt.
Vanaf 1 juli 2030 worden dergelijke elektronische facturen verplicht voor bepaalde grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de Europese Unie. Nederland onderzoekt daarnaast of e-facturatie ook breder verplicht moet worden voor binnenlandse transacties tussen ondernemingen.
Voor ondernemers lijkt 2030 misschien nog ver weg. Toch is dit juist een goed moment om na te denken over de inrichting van de financiële administratie. Niet omdat morgen alles anders moet, maar omdat investeringen in software en automatisering die vandaag worden gedaan ook over enkele jaren nog moeten passen.
Een pdf is digitaal, maar geen echte e-factuur
Een belangrijk misverstand is dat een factuur die als pdf per e-mail wordt verstuurd automatisch een e-factuur is.
Bij echte e-facturatie worden factuurgegevens in een afgesproken, gestructureerd formaat verzonden. Het ontvangende systeem weet daardoor precies waar bijvoorbeeld het factuurnummer, de leverancier, het btw-nummer, de bedragen, de btw en de betaalgegevens staan.
Een boekhoudprogramma hoeft de factuur dan niet meer eerst te 'lezen' of te herkennen. De informatie kan rechtstreeks worden verwerkt.
Dat is een belangrijke volgende stap in de digitalisering van de administratie: van documenten verwerken naar gegevens uitwisselen.
Peppol wordt steeds belangrijker
Een term die ondernemers de komende jaren waarschijnlijk vaker gaan tegenkomen is Peppol.
Peppol is een internationaal netwerk waarmee elektronische documenten, waaronder facturen, veilig tussen organisaties en softwaresystemen kunnen worden uitgewisseld. Nederlandse ondernemingen die factureren aan de Rijksoverheid hebben hier al mee te maken.
Ook voor het toekomstige B2B-factuurverkeer wordt naar Peppol gekeken. In onderzoek dat in opdracht van de Nederlandse overheid is uitgevoerd, wordt geadviseerd om bij een bredere invoering van e-facturatie Peppol als infrastructuur en de Europese norm EN 16931 als standaard te gebruiken. Het kabinet heeft nog geen definitieve keuze gemaakt over een algemene binnenlandse verplichting.
De richting is echter duidelijk: facturen zullen steeds vaker rechtstreeks tussen systemen worden uitgewisseld.
Waarom dit interessant is voor uw administratie
E-facturatie wordt vaak vooral gezien als nieuwe regelgeving. Maar voor ondernemingen kan de ontwikkeling juist een kans zijn.
Veel administraties kennen op dit moment nog een factuurstroom die ongeveer als volgt verloopt:
Leverancier → pdf → mailbox → factuurherkenning → controle → boekhouding
Met gestructureerde e-facturatie kan dat steeds meer veranderen in:
Leverancier → e-factuur → boekhouding → automatische controle en verwerking
Er verdwijnen daarmee stappen uit het proces.
Dat biedt mogelijkheden om facturen sneller te verwerken, minder gegevens handmatig te controleren en de administratie actueler te krijgen. Medewerkers kunnen daardoor meer tijd besteden aan uitzonderingen, controles, rapportages en financiële analyses in plaats van aan het verwerken van documenten.
En juist dat is waar volgens ons de ontwikkeling van financiële administraties naartoe gaat.
Van boekhouden naar robotic accounting
Bij AXP zien we e-facturatie daarom niet als een losstaand IT- of btw-project. Het is onderdeel van een veel bredere beweging richting robotic accounting.
Administraties worden steeds verder geautomatiseerd. Banktransacties kunnen automatisch worden verwerkt, facturen worden digitaal herkend, boekingsregels worden toegepast en systemen kunnen onderling gegevens uitwisselen.
E-facturatie brengt dat proces een stap verder.
Wanneer de gegevens op een factuur al gestructureerd worden aangeleverd, hoeft software deze informatie niet langer uit een pdf te halen. Hierdoor wordt verdere automatisering mogelijk.
De rol van de financiële administratie verandert daarmee eveneens. Minder invoeren en corrigeren, meer controleren, analyseren en vooruitkijken.
Goede stamgegevens worden belangrijker
Meer automatisering stelt wel hogere eisen aan de inrichting van de administratie.
Als systemen steeds meer handelingen zelfstandig uitvoeren, moeten de onderliggende gegevens betrouwbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan:
- klant- en leveranciersgegevens;
- btw-nummers;
- grootboekinstellingen;
- betaalgegevens;
- btw-codes;
- artikel- en kostensoorten;
- boekingsregels en goedkeuringsprocessen.
Een verkeerd ingestelde leverancier of btw-code kan in een geautomatiseerde administratie immers ook automatisch verkeerd worden verwerkt. Automatiseren begint daarom niet bij software, maar bij een goed ingericht financieel proces.
Wat kunt u nu al doen?
Het is niet nodig om uw hele administratie vandaag aan te passen vanwege regelgeving die grotendeels later wordt ingevoerd.
Wel is het verstandig om bij nieuwe keuzes alvast rekening te houden met de ontwikkeling naar e-facturatie.
Werkt u bijvoorbeeld zelf met Exact Online of Twinfield? Kijk dan niet alleen naar de huidige verwerking van facturen, maar ook naar de manier waarop factuurstromen, Peppol, goedkeuringen, koppelingen en automatische boekingsregels zijn ingericht.
Een paar praktische vragen kunnen al veel inzicht geven:
- Hoe ontvangen wij momenteel onze inkoopfacturen?
- Hoe versturen wij verkoopfacturen?
- Hoeveel handmatige handelingen zijn daarvoor nog nodig?
- Zijn onze klant- en leveranciersgegevens op orde?
- Kunnen onze financiële systemen elektronische facturen ontvangen en verzenden?
- Welke werkzaamheden kunnen we nu al automatiseren?
- Hoe snel beschikken we na afloop van een maand over betrouwbare financiële informatie?
Wie die vragen nu beantwoordt, bereidt zich niet alleen voor op toekomstige regelgeving. Vaak zijn er vandaag al verbeteringen mogelijk.
Wacht niet totdat e-facturatie verplicht wordt
De Europese verplichtingen worden gefaseerd ingevoerd. De eerste ViDA-wijzigingen gaan al per 1 januari 2027 gelden voor specifieke groepen ondernemers, terwijl de grote stap naar verplichte e-facturatie en digitale rapportage bij grensoverschrijdende B2B-transacties volgt in 2030.
Maar voor de meeste ondernemingen is de belangrijkste vraag niet: wanneer wordt e-facturatie verplicht?
Interessanter is: hoe kunnen we deze ontwikkeling gebruiken om onze administratie nu al slimmer in te richten?
Een financiële administratie waarin facturen automatisch worden verwerkt, systemen goed met elkaar communiceren en actuele cijfers sneller beschikbaar zijn, levert immers ook zonder wettelijke verplichting voordeel op.
Klaar voor de administratie van morgen?
AXP helpt ondernemingen hun financiële processen slimmer in te richten. Van Exact Online tot factuurautomatisering, robotic accounting, koppelingen en actuele managementinformatie.
Wilt u weten welke processen binnen uw administratie verder kunnen worden geautomatiseerd en of uw huidige inrichting klaar is voor e-facturatie? Neem gerust contact met ons op. We kijken graag met u mee.
Bron: | 03-09-2026
