Een pdf-factuur mailen naar een klant lijkt vandaag de normaalste zaak van de wereld. Toch kan dat over enkele jaren verleden tijd zijn. Door nieuwe Europese btw-regels moeten ondernemers zich voorbereiden op een fundamentele verandering in hun facturatieproces.
Vanaf 1 juli 2030 wordt elektronische facturatie namelijk verplicht voor grensoverschrijdende zakelijke transacties binnen de Europese Unie. En als het aan adviesorganisatie EY ligt, blijft het daar niet bij: ook binnenlandse zakelijke facturen zouden vanaf 2030 verplicht digitaal moeten worden uitgewisseld.
Van pdf naar echte e-factuur
Veel ondernemers denken bij e-facturatie aan een pdf-bestand dat per e-mail wordt verzonden. De nieuwe regels gaan echter een stap verder. Een echte e-factuur is een gestructureerd digitaal document dat automatisch door software kan worden verwerkt. Factuurgegevens worden daarbij rechtstreeks uitgewisseld tussen systemen, zonder handmatige invoer. De facturen moeten voldoen aan de Europese standaard EN16931 en worden verzonden via daarvoor geschikte netwerken, waarbij Peppol momenteel de belangrijkste kandidaat is.
Dit betekent dat veel bestaande facturatieprocessen moeten worden aangepast.
ViDA- richtlijn: btw in het digitale tijdperk
De veranderingen vloeien voort uit de Europese ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age). Deze richtlijn moet btw-fraude verminderen en administratieve processen binnen Europa verder digitaliseren. Vanaf 2030 moeten ondernemers bij grensoverschrijdende B2B-transacties niet alleen elektronisch factureren, maar ook belangrijke factuurgegevens vrijwel direct digitaal beschikbaar stellen aan de belastingdiensten. Hierdoor vervalt uiteindelijk de huidige ICP-opgave voor intracommunautaire prestaties.
Volgens de Europese Commissie zorgt dit voor meer transparantie, minder fraude en efficiëntere administratieve processen.
Krijgen ook binnenlandse facturen een digitale verplichting?
Dat is momenteel de grote vraag voor Nederlandse ondernemers. De Europese regels verplichten alleen e-facturatie voor grensoverschrijdende transacties. Lidstaten mogen echter zelf besluiten om dezelfde verplichting ook voor binnenlandse B2B-facturen in te voeren. Het kabinet verwacht deze zomer meer duidelijkheid te geven over de Nederlandse koers.
Opvallend is in ieder geval dat verschillende Europese landen al verder zijn met de invoering van verplichte e-facturatie.
België heeft al een verplichte B2B e-facturatie ingevoerd. Ook Frankrijk en Duitsland zijn volop bezig met de voorbereidingen. Daardoor groeit de druk op Nederland om tijdig een keuze te maken. Diverse onderzoeken wijzen erop dat een afwijkende Nederlandse aanpak kan leiden tot extra complexiteit voor internationaal opererende bedrijven.
Wat betekent dit voor uw onderneming?
Hoewel nog niet alle Nederlandse keuzes zijn gemaakt, is één conclusie al wel duidelijk: de traditionele pdf-factuur maakt stap voor stap plaats voor volledig digitale gegevensuitwisseling.
De komende jaren zullen ondernemers steeds vaker te maken krijgen met e-facturatie, Peppol-netwerken en geautomatiseerde rapportageverplichtingen. Wie nu al investeert in moderne facturatie- en boekhoudprocessen, is straks beter voorbereid op de nieuwe werkelijkheid.
De invoering van de ViDA-richtlijn en mogelijke verplichtingen rondom e-facturatie kunnen grote gevolgen hebben voor ondernemers. Hoewel nog niet alle Nederlandse keuzes zijn gemaakt, volgt AXP de ontwikkelingen op de voet. Zodra er meer duidelijkheid komt, informeren wij onze relaties tijdig over de impact en de stappen die zij eventueel moeten nemen.
Heeft u in de tussentijd vragen over e-facturatie, Peppol of de gevolgen voor uw administratie? Neem dan gerust contact op met Sam. Hij helpt u graag verder.
Bron: | 03-06-2026
