Heb je al gehoord van UBL-facturen? Als dit je nog niet bekend in de oren klinkt, dan is het goed om dit artikel te lezen. UBL-facturatie wint snel populariteit en zal in de toekomst een essentieel onderdeel worden in uw bedrijfsvoering. Maar waarom is deze digitale manier van factureren zo belangrijk? Wat maakt UBL-facturen anders dan de traditionele PDF facturen? En hoe pas je ze zelf toe in jouw organisatie? In deze blog legt onze IT-adviseur Sam de Laat uit wat UBL-facturen zijn, hij benoemt de verschillen tussen UBL- en PDF-facturen en bespreekt de toekomst van facturering.
Wat is een UBL-factuur?
Een UBL-factuur (universal business language) is een gestandaardiseerde elektronische factuur die gebruik maakt van gestructureerde gegevens. In tegenstelling tot een traditionele PDF-factuur, bevat een UBL-factuur niet alleen een visueel document, maar ook gedetailleerde gegevens in een machine-leesbaar formaat. Dit betekent dat de gegevens automatisch kunnen worden verwerkt door systemen. UBL-facturen voldoen aan specifieke normen en wetgeving, wat de nauwkeurigheid van het facturatieproces vergroot en de administratieve lasten vermindert. Of het nu vroeg of laat gebeurt, de overstap naar UBL-facturatie zal voor bedrijven verplicht worden, aangezien veel overheidsinstellingen en landen de regelgeving rondom digitale facturering steeds verder aanscherpen.
UBL-facturen en Peppol: veilig en efficiënt E-factureren
UBL-facturen kunnen worden verzonden via het beveiligde Peppol-netwerk, een internationaal platform dat is ontworpen om facturen en andere documenten veilig uit te wisselen tussen bedrijven en overheden. Dit netwerk speelt een belangrijke rol bij de e-facturatie en is in veel landen, waaronder Nederland, al verplicht voor het versturen van facturen naar overheidsinstanties.
Hoewel het exacte moment van volledige overgang naar e-facturatie nog onduidelijk is, zal u vroeg of laat te maken krijgen met de verplichting om e-facturen te versturen. Het gebruik van PDF-facturen zal in de toekomst niet langer voldoen aan de eisen van veilige en geautomatiseerde uitwisseling.
UBL-facturatie versus PDF-facturen
Hoewel PDF-facturen nog steeds de meest gebruikte methode is voor het versturen van facturen, bieden ze enkele belangrijke verschillen in vergelijking met UBL-facturen:
- PDF geeft een visueel voorbeeld van het document, terwijl UBL dit codeert. Hierdoor is PDF meer inzichtelijk, maar UBL beter beschermd. Een UBL-code kan namelijk alleen gelezen worden door speciale software en is speciaal ontworpen voor het communiceren van facturen. Daarom wordt een UBL-factuur vaak vergezeld met een PDF-factuur.
- Automatische verwerking van PDF-facturen: Hoewel een PDF-factuur oorspronkelijk een afbeelding van een papieren document was, is het handmatig invoeren van gegevens tegenwoordig niet meer de norm. Dankzij scan- en herken-software kan een groot deel van de informatie uit een PDF automatisch worden uitgelezen en verwerkt. Toch blijft deze methode foutgevoeliger dan UBL-facturatie, omdat er nog steeds ruimte is voor menselijke interpretatiefouten.
De voordelen van UBL-facturatie
- Efficiëntie en tijdsbesparing: Het grootste voordeel van UBL-facturatie is de mogelijkheid om facturen automatisch te verwerken. Door gebruik te maken van het gestandaardiseerde XML-formaat kunnen UBL-facturen direct worden geïntegreerd in het financiële systeem van de ontvanger. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten die vaak voorkomen bij de verwerking van PDF-facturen.
- Versturen van e-facturen via beveiligd Peppol-netwerk: E-facturen kunnen veilig worden verzonden via het internationale Peppol-netwerk.
- Betere controle en transparantie: UBL-facturen bevatten gedetailleerde, gestructureerde gegevens, waardoor bedrijven eenvoudig kunnen controleren of de factuur juist is. Dit verhoogt de transparantie binnen de organisatie, wat essentieel is voor accurate financiële analyses en het naleven van regelgeving. Dit kan vooral waardevol zijn voor bedrijven die moeten voldoen aan belastingregels en administratieve voorschriften.
- Kostenbesparing: Door de automatisering van het facturatieproces kunnen bedrijven aanzienlijke kosten besparen. UBL-facturen elimineren de noodzaak voor papieren documenten, porto, en handmatige invoer. Daarnaast kunnen bedrijven door de snellere verwerking van facturen sneller betalingen ontvangen, wat de cashflow ten goede komt.
- Duurzaamheidsvoordelen: In een tijd waarin duurzaamheid steeds belangrijker wordt, biedt UBL-facturatie een milieuvriendelijke oplossing. Door het elimineren van papieren facturen wordt de hoeveelheid afval drastisch verminderd. Dit draagt bij aan een positieve ecologische voetafdruk voor bedrijven.
- Snellere betalingen en verbeterde cashflow: Doordat UBL-facturen sneller kunnen worden verwerkt, kunnen bedrijven hun facturen sneller goedkeuren en betalingen ontvangen. Dit verbetert de cashflow, wat essentieel is voor de liquiditeit en financiële gezondheid van een bedrijf.
De implementatie van e-invoicing: Een kwestie van tijd
