De werkkostenregeling blijft ook in 2026 een belangrijk instrument voor werkgevers die medewerkers iets extra’s willen bieden, zonder onnodig fiscale lasten te creëren. Denk aan een kerstpakket, een personeelsuitje, een thuiswerkvergoeding of een gerichte vergoeding voor zakelijke kilometers. De uitdaging zit meestal niet in de bedoeling, maar in de verwerking. Want zodra vergoedingen verkeerd worden ingedeeld, raakt u sneller vrije ruimte kwijt dan nodig is.
Bij AXP kijken we daar graag praktisch naar. Niet alleen: wat mag wel en niet? Maar vooral: hoe richt u het zo in dat uw administratie klopt, uw keuzes uitlegbaar zijn en u niet aan het eind van het jaar voor verrassingen komt te staan? Dat sluit aan op de manier waarop AXP werkt: inzicht creëren, processen slim inrichten en finance gebruiken om vooruit te kijken.
Wat is de werkkostenregeling in 2026?
Met de werkkostenregeling, vaak afgekort als WKR, bepaalt u als werkgever welke vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen u onbelast aan werknemers geeft. De Belastingdienst noemt het bedrag dat u daarvoor onbelast mag gebruiken de vrije ruimte. Blijft u binnen die vrije ruimte, dan hoeft over die aangewezen vergoedingen geen loonbelasting te worden betaald.
De WKR werkt in de praktijk met drie bouwstenen:
- de vrije ruimte
- gerichte vrijstellingen
- nihilwaarderingen
Juist dat onderscheid is belangrijk. Niet alles hoeft namelijk ten laste van de vrije ruimte te komen. En daar zit vaak de fiscale winst.
Hoe hoog is de vrije ruimte in 2026?
Voor 2026 bedraagt de vrije ruimte:
- 2,00% over de eerste € 400.000 van het totale fiscale loon
- 1,18% over het meerdere boven € 400.000
Dat betekent bijvoorbeeld:
Bij een fiscale loonsom van € 400.000 is de vrije ruimte € 8.000.
Bij een fiscale loonsom van € 700.000 is de vrije ruimte € 11.540. Dat is € 8.000 over de eerste € 400.000 plus € 3.540 over de resterende € 300.000. De berekening volgt rechtstreeks uit de percentages van de Belastingdienst.
Wat gebeurt er als u de vrije ruimte overschrijdt?
Komt het totaal van uw aangewezen vergoedingen en verstrekkingen boven de vrije ruimte uit, dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing over het meerdere. Die belasting komt dus niet bij de werknemer terecht, maar volledig bij de werkgever. Dat maakt tussentijds monitoren essentieel. Zeker bij organisaties waar gedurende het jaar meerdere posten samenkomen, zoals jubilea, kerstpakketten, teamuitjes, thuiswerkvoorzieningen of extra vergoedingen.
Gerichte vrijstellingen: hier zit vaak ruimte
Een groot voordeel van de WKR is dat bepaalde vergoedingen gericht zijn vrijgesteld. Ze zijn dan onbelast én gaan niet ten koste van de vrije ruimte. De Belastingdienst noemt onder meer vervoer en reiskosten, cursussen en opleidingen, verblijfskosten, verhuizingen voor het werk en noodzakelijke apparatuur zoals computers en mobiele communicatiemiddelen.
Voor 2026 zijn in elk geval deze bedragen relevant:
- € 0,23 per kilometer voor de gerichte vrijstelling van zakelijke kilometers
- € 2,45 per thuiswerkdag voor de gerichte vrijstelling thuiswerken
- 80% eindheffing bij overschrijding van de vrije ruimte
- 2,00% en 1,18% als percentages voor de vrije ruimte
Juist door deze posten goed te scheiden van kosten die wél in de vrije ruimte vallen, voorkomt u dat u onnodig ruimte verbruikt.
Nihilwaarderingen: voorzieningen op de werkplek
Naast gerichte vrijstellingen kent de WKR ook nihilwaarderingen. Dit zijn voorzieningen op de werkplek die fiscaal op €0 worden gewaardeerd. Ze tellen dus niet mee voor de vrije ruimte.
Voorbeelden:
- koffie en thee op kantoor
- werkkleding met een duidelijk bedrijfslogo
- arbovoorzieningen
- werkplekvoorzieningen
Ook deze categorie helpt werkgevers om voorzieningen te bieden zonder fiscale gevolgen.
Waarom gaat het in de praktijk toch vaak mis?
De WKR lijkt overzichtelijk, maar in de uitvoering ontstaat snel ruis. Niet omdat de regeling onbegrijpelijk is, maar omdat personeelskosten op meerdere plekken in de administratie landen. Een vergoeding wordt geboekt als algemene kosten, een declaratie loopt via HR, een teamuitje via de directie en een kerstpakket via inkoop. Dan wordt het lastig om aan het eind van het jaar nog exact te zien wat onder welke categorie valt.
De meeste fouten ontstaan door drie oorzaken:
1. Vergoedingen worden niet tijdig aangewezen; Niet elke kostenpost die u maakt, valt automatisch goed binnen de WKR. De fiscale duiding moet kloppen.
2. Gerichte vrijstellingen worden niet apart vastgelegd; Daardoor komt een vergoeding onnodig in de vrije ruimte terecht.
3. Er is geen actueel WKR-overzicht; Zonder tussentijdse monitoring ziet u pas laat of u richting een overschrijding gaat.
Praktische WKR-checklist voor 2026
Wilt u meer grip op de werkkostenregeling? Gebruik dan deze checklist.
WKR-checklist
Bereken de vrije ruimte op basis van uw fiscale loonsom
Gebruik voor 2026 2,00% over de eerste € 400.000 en 1,18% over het meerdere.
Maak onderscheid tussen vrije ruimte, gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
Dat voorkomt dat u posten verkeerd verwerkt.
Controleer structureel welke vergoedingen u aan medewerkers geeft
Denk aan kerstpakketten, cadeaus, personeelsfeesten en overige extra’s. De Belastingdienst noemt dit soort voorbeelden expliciet binnen de WKR-systematiek.
Verwerk thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding apart
Voor 2026 gelden € 2,45 per thuiswerkdag en € 0,23 per kilometer.
Leg vast welke kosten onder een gerichte vrijstelling vallen
Bijvoorbeeld opleiding, zakelijke reiskosten, tijdelijk verblijf of noodzakelijke apparatuur.
Controleer gedurende het jaar het verbruik van de vrije ruimte
Niet pas bij de jaarafsluiting, maar juist tussentijds.
Bereken aan het einde van het jaar of sprake is van een overschrijding
Is dat zo, houd dan rekening met 80% eindheffing over het meerdere.
FAQ voor op de pagina
Hoe hoog is de vrije ruimte in 2026?
In 2026 is de vrije ruimte 2,00% over de eerste € 400.000 van het totale fiscale loon en 1,18% over het meerdere.
Hoe hoog is de thuiswerkvergoeding in 2026?
De gerichte vrijstelling voor thuiswerken bedraagt in 2026 € 2,45 per dag.
Hoe hoog is de onbelaste kilometervergoeding in 2026?
In 2026 bedraagt de gerichte vrijstelling voor de kilometervergoeding € 0,23 per kilometer.
Wat betaalt een werkgever bij overschrijding van de vrije ruimte?
Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
Vallen opleidingen en zakelijke reiskosten onder de vrije ruimte?
Niet per se. De Belastingdienst noemt onder meer opleidingen, zakelijke reiskosten, tijdelijk verblijf, verhuizingen voor het werk en noodzakelijke apparatuur als gerichte vrijstellingen. Die gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte.
