Innovatie in Actie: Robotisering bij AXP Adviseurs
Het klinkt als de plot van een sciencefictionfilm: robots die naast ons aan de bureau’s zitten, boekhouding bijhouden en facturen verwerken. Toch is de realiteit van robotisering in de administratieve dienstverlening dichterbij dan velen van ons denken. De snelle vooruitgang in kunstmatige intelligentie en automatiseringstechnologieën heeft de deuren geopend naar een nieuwe fase van efficiënte en nauwkeurige administratieve processen.
Bij AXP Adviseurs zijn we vastberaden om deze toekomst werkelijkheid te maken. We zetten de volgende stap in de robotisering en digitalisering van ons administratieve proces, om zo niet alleen onze eigen efficiëntie te verbeteren, maar ook om onze klanten te voorzien van de meest geavanceerde oplossingen op het gebied van administratieve dienstverlening. In dit artikel verkennen we samen met onze collega’s van het administratieve team de gevolgen van deze stap.
Collega’s aan het woord
Felix is onze collega in Amsterdam. Hij legt uit: “Met onze nieuwe software wordt het herkennen van factuurgegevens een geautomatiseerd proces. Dankzij de herkensoftware worden essentiële gegevens, zoals de kop- en regelgegevens van een factuur, automatisch herkend. Dat betekent dat handmatige data-entry tot het verleden behoort, wat veel tijd bespaart. Hoewel facturen momenteel nog vaak geprint en gescand worden, zijn we ervan overtuigd dat de opkomst van e-facturen, in het formaat van databestanden zoals UBL, deze procedure ingrijpend zal veranderen.”
“Het automatisch matchen en boeken van facturen is een groot voordeel van deze software,” vervolgt Felix. “De robot analyseert facturen en vergelijkt deze met ontvangstbewijzen, contracten en inkooporders. Hierdoor kunnen we meer facturen in minder tijd verwerken. Onze collega’s hoeven alleen de facturen met grote afwijkingen te corrigeren. Bovendien hebben we de flexibiliteit om boekingsstandaarden voor elke leverancier vast te stellen, inclusief de mogelijkheid om naar meerdere regels te distribueren. Dit stelt de robot in staat om facturen snel en nauwkeurig te verwerken en te boeken.”
“Het effect op onze rapportageprocessen is ook een groot voordeel,” gaat Felix verder. “Dankzij de snelle verwerking van facturen kunnen we data voor maand-, kwartaal- of jaarafsluitingen veel sneller verkrijgen. Dat geldt ook voor het genereren van rapportages, omdat alle benodigde informatie direct beschikbaar is. Dit betekent dat we niet alleen efficiënter werken, maar ook dat we beschikken over up-to-date informatie op elk gewenst moment.”
Sam, onze collega op de financiële administratie in Rotterdam, is nauw betrokken bij de implementatie van ons robotiseringsproject. Hij vertelt over de voordelen die deze technologische vooruitgang met zich meebrengt. “Een van de meest opvallende voordelen van robotisering is dat we nu in staat zijn om meer klanten te bedienen, zonder concessies te doen aan de kwaliteit van onze dienstverlening,” zegt hij enthousiast. “Onze processen worden nu efficiënter. We kunnen complexe administratieve taken met hoge nauwkeurigheid en snelheid uitvoeren.”
“Ik vind het leuk om onze klanten mee te nemen in dit proces en ze te laten zien hoe deze technologie hun bedrijfsvoering kan transformeren. Het geeft voldoening als ze realiseren hoeveel tijd en moeite ze kunnen besparen dankzij deze innovaties.”
Felix vertelt: “Robotisering maakt ons werk leuker, omdat we minder tijd besteden aan herhalende taken. Hierdoor kunnen we ons meer richten op het leveren van waarde aan onze klanten. We kunnen nu complexere problemen oplossen en strategisch denken, wat ons werk interessanter maakt.”
Partner voor het MKB
Projectleider Wim kijkt met trots naar de toekomst: “Deze stap in automatisering betekent dat we nu op een efficiënte wijze grote administraties kunnen verwerken. Dit maakt AXP Adviseurs niet alleen een betrouwbare, maar ook een uiterst interessante partner voor grote MKB-bedrijven en instellingen. Door onze geoptimaliseerde processen kunnen we niet alleen omvangrijke hoeveelheden data snel en nauwkeurig verwerken, maar ook de focus behouden op de specifieke behoeften van elke klant. Dit opent de deur naar nieuwe mogelijkheden en verstevigt onze positie als vooruitstrevende en betrokken dienstverlener in de administratieve sector.”