Een auto van de zaak klinkt natuurlijk als een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde. En eerlijk is eerlijk: voor veel werknemers is het dat ook. Lekker in een nieuwe auto rijden, vaak zonder je druk te maken over onderhoud, wegenbelasting of verzekering. Maar… zodra die auto ook privé gebruikt mag worden, komt de Belastingdienst om de hoek kijken. En dan is het tijd voor wat rekenwerk. Relatiebeheerder Leslie Besemer legt uit.
Veel ondernemers en werknemers denken: ‘Ah joh, een paar keer naar oma rijden telt toch niet?’ Maar zo werkt het helaas niet, vertelt Leslie met een knipoog. Zodra er sprake is van privégebruik, komt de bijtelling om de hoek kijken.
Wat is een auto van de zaak eigenlijk?
Een auto van de zaak is simpelweg een auto die een onderneming ter beschikking stelt aan een werknemer. Denk aan een personenauto die met een normaal rijbewijs bestuurd mag worden. Dat hoeft trouwens niet per se een auto op naam van de zaak te zijn. Ook als de werknemer zelf een auto huurt of leaset en jouw bedrijf vergoedt (bijna) alle kosten, ziet de Belastingdienst dat als ‘ter beschikking stellen’.
Dus ook als een werknemer zelf met een leasecontract aankomt en de werkgever betaalt de rekeningen, dan is het nog steeds een auto van de zaak, legt Leslie uit.
Of de werknemer een eigen bijdrage betaalt voor privégebruik, maakt dan weer niet uit. De Belastingdienst kijkt alleen of die auto ter beschikking is gesteld en of er privé in gereden wordt.
Privégebruik: wanneer moet je bijtellen?
Het werkt als volgt: de werknemer mag de auto van de zaak óók privé gebruiken, je moet dan bijtelling toepassen op het loon. Maar… er is een uitzondering!
Als je werknemer minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met die auto, dan hoeft er geen bijtelling plaats te vinden. Maar je moet dat wél kunnen bewijzen. Denk aan een sluitende rittenadministratie.
Casus: hoe zit dat bij wisseling van auto?
Stel je even voor: Richard werkt sinds januari bij een administratiekantoor en rijdt in een auto van de zaak. Hij houdt netjes zijn ritten bij. In september heeft hij 270 kilometer privé gereden. In oktober krijgt hij een andere auto van de zaak. In oktober, november en december rijdt hij daar nog eens 150 kilometer privé mee.
In dit geval telt de Belastingdienst het privégebruik van álle auto’s bij elkaar op. Dus: 270 km met auto 1 en 150 km met auto 2. Samen 420 kilometer. Omdat Richard onder de 500 kilometer blijft, hoeft er geen bijtelling plaats te vinden.
Maar let op: zodra Richard in december besluit een weekendje naar Parijs te rijden en 250 extra kilometers maakt, zit hij ineens op 720 kilometer. Dan moet er wél bijtelling plaatsvinden — en dat over het hele jaar.
Hoe bewijs je dat je onder die magische grens van 500 kilometer blijft?
De Belastingdienst is hier best streng in, zegt Leslie. Het is niet genoeg om te zeggen: Ik denk dat het ongeveer 400 kilometer was. Je moet het echt aantoonbaar maken. En dat kan met een rittenregistratie.
Een sluitende rittenadministratie bevat minimaal. Voor elke rit moet je de volgende gegevens noteren:
- Datum van de rit
- Begin- en eindstand van de kilometerstand
- Vertrek- en aankomstadres
- Het karakter van de rit (zakelijk of privé)
- Doel van de rit of bezoekadres
- Omrijkilometers (bijvoorbeeld als je een kleine omweg maakt)
Voorbeeld van één rit:
- Datum: 15 april 2025
- Beginstand: 24.600 km
- Eindstand: 24.615 km
- Vertrekadres: Kantoor, Rotterdam
- Bestemming: Klantbezoek, Ridderkerk
- Ritsoort: Zakelijk
- Doel: Adviesgesprek met klant Van Schie BV
Er zijn tegenwoordig handige apps en systemen die dat automatisch bijhouden, tipt Leslie. En als je oldschool bent, kan het ook met pen en papier, als het maar klopt.
Ook voor de zakelijke auto speelt privégebruik een rol. Als een auto van de zaak (deels) privé wordt gebruikt, moet je aan het eind van het jaar een correctie toepassen in de btw-aangifte. Meestal is dat 2,7% van de cataloguswaarde, tenzij je de auto al langer dan vijf jaar zakelijk gebruikt — dan is het 1,5%. Voor de btw wordt woon-werkverkeer als privégebruik gezien.
Dus ook die kilometers tellen mee voor de btw-correctie aan het eind van het jaar.
