De dagelijkse stroom PDF-facturen, het handmatig overtypen van gegevens, en de onzekerheid of een factuur wel betaald wordt. Herken je dit? Deze traditionele manier van factureren is niet alleen tijdrovend en foutgevoelig, maar behoort binnenkort ook definitief tot het verleden. De toekomst is digitaal, en die toekomst heet Peppol. Als vooruitstrevend kantoor helpen wij je de overstap te maken naar e-facturatie via Peppol. In dit artikel lees je alles wat je als MKB-ondernemer moet weten.
Wat is Peppol en E-facturatie precies?
Een e-factuur is fundamenteel anders dan een PDF-factuur die je per e-mail verstuurt. Een PDF is slechts een afbeelding van een factuur; de gegevens moeten nog handmatig worden overgetypt in een boekhoudsysteem. Een e-factuur is een gestructureerd databestand (in UBL-formaat) dat rechtstreeks en volautomatisch van het ene boekhoudsysteem naar het andere wordt verzonden.
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is het streng beveiligde, internationale netwerk dat deze uitwisseling mogelijk maakt. Zie het als een gecertificeerde digitale postdienst voor al je zakelijke documenten, die garandeert dat je factuur altijd veilig, direct en foutloos bij de juiste ontvanger aankomt.
De voordelen van Peppol voor jouw MKB
De overstap naar e-facturatie via Peppol levert jouw bedrijf concrete en meetbare voordelen op. Het gaat veel verder dan alleen het voldoen aan toekomstige regels.
- Je wordt sneller betaald: Omdat jouw factuur automatisch en foutloos in de administratie van je klant wordt ingelezen, wordt deze sneller verwerkt en goedgekeurd. Dit kan de betalingstermijn aanzienlijk verkorten en je cashflow verbeteren.
- Je bespaart tijd en geld: Nooit meer handmatig gegevens invoeren betekent een directe besparing op administratieve lasten. De verwerkingstijd kan met 70% afnemen. Deze tijd kun je investeren in de groei van je onderneming.
- Je bent 100% beschermd tegen factuurfraude: Spookfacturen zijn verleden tijd. Het Peppol-netwerk verifieert de identiteit van elke zender en ontvanger via unieke identificatienummers (zoals KvK- of btw-nummer). Dit maakt fraude nagenoeg onmogelijk.
- Je doet eenvoudiger zaken (ook internationaal): Factureren aan de overheid, die Peppol als standaard hanteert, wordt een fluitje van een cent. Bovendien kun je naadloos facturen sturen naar een groeiend aantal bedrijven wereldwijd die aangesloten zijn, van de EU tot Australië en Japan.
- Je bent klaar voor de toekomst: Binnen de Europese Unie wordt e-facturatie de nieuwe norm. Door nu de stap te zetten, loop je voorop en toon je aan dat je bedrijf innovatief en toekomstbestendig is.
Zet de stap naar de toekomst
De overstap naar Peppol is geen technische upgrade, maar een strategische beslissing die je bedrijf efficiënter, veiliger en concurrerender maakt. Wacht in ieder geval niet tot het een verplichting wordt, maar profiteer snel al van de voordelen.
Wil je meer weten, neem dan met Sam de Laat van AXP contact op.
Veelgestelde Vragen over Peppol (FAQ)
We begrijpen dat je vragen hebt. Hieronder beantwoorden we de meest voorkomende.
Waarom nu handelen?
De urgentie geldt zeker niet voor elk bedrijf.
De Europese Unie is met het “VAT in the Digital Age” (ViDA) initiatief de drijvende kracht achter de transitie.
Vanaf 2030 wordt e-facturatie verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU.
Op dit moment is e-facturatie via Peppol in Nederland alleen verplicht voor transacties met de Rijksoverheid (B2G).
Onze buurlanden wachten niet. In België is e-facturatie via Peppol al vanaf 1 januari 2026 verplicht voor alle B2B-transacties.
Duitsland volgt met een verplichting voor alle bedrijven vanaf 2028.
Doe je zaken met een Belgische klant? Dan moet je vanaf 2026 een e-factuur via Peppol kunnen sturen. De urgentie is voor bepaalde bedrijven dus wel aanwezig.
Wat is het verschil tussen een e-factuur en een PDF?
Een PDF is een digitaal document dat je handmatig moet verwerken. Een e-factuur is een databestand (UBL) dat automatisch van machine naar machine wordt verwerkt, zonder menselijke tussenkomst. Dit elimineert typefouten en versnelt het proces enorm.
Is Peppol verplicht in Nederland?
Op dit moment is e-facturatie via Peppol in Nederland alleen verplicht voor transacties met de Rijksoverheid (B2G). Een landelijke B2B-verplichting is er nog niet, maar wordt wel verwacht als gevolg van de Europese ViDA-regelgeving die in 2030 ingaat. Voor internationale handel met landen als België is het echter al eerder een vereiste.
Wat kost het om Peppol te gebruiken?
De registratie op het Peppol-netwerk zelf is doorgaans kosteloos. De kosten hangen af van je softwareleverancier. Veel moderne boekhoudpakketten, waaronder Lyanthe, hebben Peppol-functionaliteit geïntegreerd in hun abonnementen. Er zijn dus meestal geen aparte “Peppol-kosten”, maar dat kan per pakket verschillen.
Hoe veilig is het Peppol-netwerk?
Peppol is extreem veilig. Het is een gesloten netwerk waarop elke deelnemer wordt geverifieerd via een uniek identificatienummer. Alle data wordt versleuteld verstuurd, wat het onderscheppen of wijzigen van facturen onmogelijk maakt. Het netwerk is volledig AVG-proof en biedt optimale bescherming tegen fraude.
Kan ik Peppol gebruiken voor internationale facturen?
Jazeker. Dat is een van de grote voordelen. Peppol is een internationale standaard. Eenmaal aangesloten kun je facturen uitwisselen met elk ander aangesloten bedrijf wereldwijd, zowel binnen als buiten de EU.
Hoe activeer ik Peppol voor mijn bedrijf?
Dit is het beste nieuws: wij regelen het voor je. Als jouw partner in business nemen wij de technische implementatie volledig uit handen. Wij zorgen voor de voorbereiding en de activatie van je administratie op het Peppol-netwerk. Het enige wat we van je nodig hebben, is je akkoord.
