Bedrijfsuitgaven horen geen rem te zetten op je groei. Toch worstelen veel bedrijven met bonnetjes die kwijtraken, tijdrovende formulieren en handmatige invoer. Pleo maakt daar korte metten mee. Met een combinatie van (prepaid) betaalkaarten en een gebruiksvriendelijke app automatiseer je declaraties, krijg je realtime inzicht in uitgaven en koppel je alles eenvoudig aan je boekhouding.
Wat is Pleo?
Pleo is een spend-managementplatform dat speciaal ontwikkeld is voor MKB-bedrijven en snelgroeiende bedrijven. Medewerkers betalen met een fysieke of virtuele kaart; de app stuurt direct een melding om een foto van het bonnetje te maken, die vervolgens automatisch wordt gekoppeld aan de juiste transactie. Zo verdwijnen stapels uitgavenrapporten en kan Finance direct met correcte data werken.
Wil je nog meer grip op je financiële administratie? Ontdek ook onze pagina over Robotic Accounting voor volledig geautomatiseerde boekhoudprocessen.
Controle én vrijheid
Traditioneel lijken controle en autonomie elkaars tegenpolen, maar Pleo laat zien dat het anders kan. Iedere medewerker krijgt een eigen kaart, terwijl de financiële afdeling eenvoudig limieten en categorieën instelt en direct meldingen ontvangt bij elke transactie. Kaarten zijn met één tik te pauzeren of blokkeren. Het resultaat: meer vertrouwen op de werkvloer én volledige controle achter de schermen.
De belangrijkste functies van Pleo op een rij
- Betaalkaarten (fysiek en virtueel): direct inzetbaar, met ondersteuning voor Apple Pay en Google Pay. Ideaal voor abonnementen of projectuitgaven.
- Automatische bonnetjes & Pleo Fetch: haalt digitale bonnen uit Gmail, Outlook en Microsoft 365 en koppelt ze automatisch.
- Integraties met boekhoudsoftware: exporteer eenvoudig naar onder andere Exact Online en Twinfield
- Declaraties en kilometervergoeding: verwerk out-of-pocket uitgaven en kilometers binnen dezelfde workflow.
Voor wie is Pleo geschikt?
Pleo is ideaal voor MKB-bedrijven, scale-ups en teams met veel declaraties. Denk aan consultancy, buitendienst, projectorganisaties en non-profits. Inmiddels vertrouwen tienduizenden bedrijven in Europa op Pleo.
Wil je meer weten over hoe technologie je bedrijf kan helpen groeien? Neem hiervoor onder andere contact met Sam de Laat, Yuro Jeelof of Lianne van Vliet van AXP.
Hoe werkt het prepaidmodel?
Pleo werkt met een vooraf op te laden rekening. Je stort geld via bankoverschrijving of incasso, waarna het veilig wordt beheerd door banken zoals J.P. Morgan of Danske Bank. Zo kun je nooit meer uitgeven dan er op de rekening staat, wat een groot voordeel is voor bedrijven die hun cashflow scherp willen bewaken. Het vraagt wel iets meer planning dan een creditcard met kredietlijn.
Tijdsbesparing en transparantie
Door het automatiseren van declaraties en het automatisch koppelen van bonnetjes besparen bedrijven jaarlijks uren aan administratief werk. De fianciële administratie heeft altijd realtime inzicht in uitgaven en kunnen budgetten beter sturen. Geen verrassingen meer aan het einde van de maand.
De aandachtspunten van Pleo
- Vooraf opladen: handig voor controle, maar minder flexibel bij onverwachte grote uitgaven.
- Rapportage: vooral gericht op dagelijks gebruik; minder geschikt voor diepgaande analyses of forecasting.
- Beperking Fetch: werkt alleen met Gmail, Outlook en Microsoft 365; andere mailboxen vragen handmatige uploads.
- Mileage-functie: sommige gebruikers ervaren frictie bij het indienen van kilometerclaims.
Pleo vs. alternatieven
Hoewel Pleo een uitstekende keuze is voor veel Nederlandse MKB-bedrijven, zijn er zeker ook alternatieven. Een paar voorbeelden: Spendesk biedt vergelijkbare betaalkaarten met eenvoudig declaratiebeheer, terwijl Payhawk zich richt op grotere bedrijven die geavanceerde goedkeuringsflows en uitgebreide rapportages nodig hebben. Mobilexpense en Exact SRXP (Expense) zijn juist interessant voor organisaties die sterk leunen op Nederlandse regelgeving en boekhoudsoftware, met ondersteuning voor btw-compliance en kilometerregistraties. Zo kan elk bedrijf een oplossing kiezen die past bij zijn schaal, sector en administratieve behoeften.
Conclusie
Pleo is een slimme, schaalbare oplossing die bedrijfsuitgaven eenvoudig maakt, administratie vermindert en meer inzicht geeft. Vooral MKB-bedrijven profiteren van de combinatie van autonomie voor medewerkers en strakke controle voor Finance. Wil je ontdekken of Pleo bij jouw organisatie past? Bekijk www.pleo.io voor de functies en prijzen.
Waarom we dit artikel delen
Bij AXP Adviseurs helpen we ondernemers met slimme tools en praktische adviezen. Dit artikel maakt deel uit van onze reeks productinzichten waarmee je sneller kunt beslissen wat bij jouw bedrijf past. Niet om Pleo te verkopen, maar om kennis te delen en zo mogelijk waarde toe te voegen.
