De UBO-registratie is sinds 2020 verplicht voor alle organisaties, inclusief stichtingen en verenigingen. Toch blijkt dat veel non-profits moeite hebben om deze verplichting goed te regelen. Hoe zit het precies met de UBO-registratie voor stichtingen en verenigingen, wie moet er geregistreerd worden en wat zijn de gevolgen van nalatigheid? In dit artikel leggen we het helder en overzichtelijk uit, zodat jouw organisatie goed voorbereid is.
Wat is de UBO-registratie?
UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’, oftewel de uiteindelijk belanghebbende van een organisatie. Sinds de invoering van de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) zijn stichtingen en verenigingen verplicht om hun UBO’s te registreren in het UBO-register. Deze verplichting geldt sinds 27 september 2020. Dit register maakt inzichtelijk wie de daadwerkelijke zeggenschap heeft binnen een organisatie, om financiële criminaliteit tegen te gaan.
Wie vallen onder de UBO bij stichtingen en verenigingen?
Voor stichtingen en verenigingen kan het bepalen van een UBO wat lastiger zijn dan bij bedrijven. Bij een stichting wordt gekeken naar personen die:
- Direct of indirect meer dan 25% van het vermogen van de stichting ontvangen;
- Relevante zeggenschap hebben over het vermogen of de activiteiten van de stichting;
- Uiteindelijk de beslissingen kunnen nemen binnen de organisatie.
Voor verenigingen wordt gekeken naar personen die:
- Meer dan 25% van de stemrechten bezitten;
- Beslissende invloed hebben op het bestuur of de strategie.
Vaak zijn dit de bestuursleden, maar het kunnen ook externe personen zijn die significant invloed hebben.
Pseudo-UBO
Indien het niet mogelijk is om een natuurlijke persoon als UBO aan te wijzen, bijvoorbeeld omdat niemand meer dan 25% zeggenschap heeft, moet er een ‘pseudo-UBO’ geregistreerd worden. Dit zijn in de praktijk de bestuurders van de stichting of vereniging. In zo’n geval wordt vaak de volledige bestuurslaag opgenomen als pseudo-UBO. Dit betekent dat álle bestuurders geregistreerd worden als uiteindelijk belanghebbenden, ook als zij individueel geen doorslaggevende invloed hebben.
Het registreren van een pseudo-UBO is verplicht en mag niet overgeslagen worden, ook niet als de betrokken bestuurders geen directe financiële belangen hebben. Dit zorgt voor volledige transparantie richting het UBO-register.
Waarom is de UBO-registratie verplicht?
De UBO-registratie is in het leven geroepen om financiële transparantie te vergroten en witwassen en terrorismefinanciering tegen te gaan. Door te weten wie er daadwerkelijk achter een organisatie zitten, kunnen verdachte geldstromen sneller worden opgespoord. Dit is vooral van belang voor non-profitorganisaties, omdat deze soms misbruikt kunnen worden voor ongewenste doeleinden.
Wat zijn de gevolgen van niet registreren?
Als een stichting of vereniging de UBO-registratie niet tijdig of correct doorvoert, kan dit leiden tot:
- Bestuurlijke boetes van de Kamer van Koophandel (KvK);
- Strafrechtelijke vervolging bij ernstige overtredingen;
- Problemen bij financiële instellingen, zoals banken, die om deze gegevens kunnen vragen.
Daarnaast kan het imago van de organisatie schade oplopen bij een controle of onderzoek.
Hoe regel je de UBO-registratie?
Het registreren van UBO’s, inclusief eventuele pseudo-UBO’s, gebeurt via de Kamer van Koophandel (KvK). Dit is verplicht voor alle stichtingen en verenigingen en moet volledig en correct worden uitgevoerd om boetes en andere sancties te voorkomen.
Voor een correcte registratie zijn de volgende gegevens nodig:
- Gegevens van de organisatie:
- KvK-nummer
- Naam van de organisatie
- Rechtsvorm
- Persoonsgegevens van de UBO’s en/of pseudo-UBO’s:
- Voor- en achternaam
- Geboortedatum
- Nationaliteit
- Woonadres (dit is niet openbaar, maar wel verplicht aan te leveren)
- BSN-nummer of buitenlands identificatienummer
- Aard en omvang van het belang:
- Percentage van stemrechten
- Percentage van eigendomsbelang (indien van toepassing)
- Manier van zeggenschap (direct of indirect)
- Documentatie ter onderbouwing:
- Statuten van de organisatie
- Uittreksel van de KvK
- Notariële akten of andere documenten die zeggenschap of eigendom aantonen
Specifieke vereisten voor pseudo-UBO’s
Indien er sprake is van pseudo-UBO’s, moet de volledige bestuurslaag geregistreerd worden. Dit betekent dat álle bestuurders afzonderlijk moeten worden opgegeven, inclusief hun rol binnen het bestuur. Voor elke bestuurder gelden dezelfde gegevensverplichtingen als voor een reguliere UBO.
