De Werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers de mogelijkheid om werknemers fiscaal vriendelijk te belonen, zonder dat er direct belasting over deze vergoedingen en verstrekkingen hoeft te worden betaald. In dit bericht bespreken we de belangrijkste regels, uitzonderingen, vrijstellingen en handige tips om optimaal gebruik te maken van de WKR.
HOE WERKT DE WERRKOSTENREGELING (WKR)?
Onder de WKR mag een werkgever tot een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom aan vergoedingen en verstrekkingen geven zonder dat daarover loonbelasting wordt betaald. Dit percentage wordt de vrije ruimte genoemd. Alles wat boven deze ruimte wordt vergoed, wordt belast met een eindheffing van 80%. Naast de vrije ruimte zijn er ook bepaalde vrijstellingen die buiten deze ruimte vallen.
BEREKENING VAN DE VRIJE RUIMTE
De vrije ruimte wordt berekend op basis van de totale fiscale loonsom van de werkgever. Dit is het gezamenlijke bruto loon van alle werknemers waarover loonbelasting wordt geheven.
Voor de berekening gelden twee tarieven:
- 1,92% over de eerste €400.000 van de loonsom.
- 1,18% over het deel van de loonsom dat boven de €400.000,- uitkomt.
Voorbeeld: Een bedrijf met een loonsom van € 500.000,- heeft een vrije ruimte van:
- 1,92% van €400.000,- = € 7.680
- 1,18% van €100.000,- = € 1.180
- Totaal vrije ruimte = € 8.860
De werkgever kan binnen deze € 8.860 onbelaste vergoedingen en verstrekkingen geven. Bij overschrijding betaalt de werkgever 80% eindheffing over het extra bedrag. Meer weten? Wij helpen jou graag!
VERGOEDINGEN EN VERSTREKKINGEN WAT MAG BINNEN DE WKR?
Binnen de vrije ruimte
Binnen de vrije ruimte kunnen werkgevers verschillende vormen van vergoedingen en verstrekkingen belastingvrij aanbieden aan werknemers. Enkele veel voorkomende voorbeelden zijn:
- Kerstpakketten en cadeaus.
- Bedrijfsuitjes en evenementen.
- Bonussen en andere prestatiegerelateerde beloningen.
- Vergoedingen voor een fiets of abonnement op de sportschool.
- Maaltijden tijdens overwerk.
Gerichte vrijstellingen
Sommige kosten zijn specifiek vrijgesteld en tellen niet mee voor de vrije ruimte. Deze vergoedingen zijn onbelast zolang ze voldoen aan de voorwaarden. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:
- Reiskostenvergoeding: onbelast tot €0,23 (2024) per kilometer voor woon-werkverkeer.
- Cursussen en opleidingen die gericht zijn op de huidige of toekomstige functie van de werknemer.
- Arbo-voorzieningen, zoals ergonomische stoelen of beeldschermen.
- Maaltijden bij overwerk of dienstreizen
Nihilwaarderingen
Er zijn ook verstrekkingen die een nihilwaardering hebben, wat betekent dat hun waarde voor de belastingheffing op €0 wordt gesteld. Deze vallen dus niet onder de vrije ruimte. Voorbeelden zijn:
- Koffie, thee en fruit op de werkplek
- Werkplekvoorzieningen zoals computers, bureaustoelen of gereedschap (mits op de werkplek gebruikt).
- Bedrijfskleding die niet buiten het werk kan worden gedragen, bijvoorbeeld een uniform
Specifieke uitzonderingen binnen de WKR
Naast de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen zijn er enkele specifieke uitzonderingen binnen de Werkkostenregeling (WKR) waarbij bepaalde kosten niet onder de WKR vallen of waarvoor afwijkende regels gelden. Hier zijn de belangrijkste van deze uitzonderingen:
1. Verplichte vrijstellingen
Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen worden verplicht vrijgesteld en vallen niet onder de WKR. Dit betekent dat ze direct buiten de loonheffing van de WKR blijven. Enkele voorbeelden zijn:
- Pensioenpremies: Werkgeversbijdragen aan pensioenregelingen zijn vrijgesteld van loonheffing en vallen niet onder de WKR.
- Uitkeringen op grond van sociale verzekeringswetten: Zoals betalingen in het kader van de Ziektewet of de Wet Arbeid en Zorg (WAZO), zoals een zwangerschapsuitkering.
- Vrijwilligersvergoedingen: Vergoedingen voor vrijwilligerswerk die aan de daarvoor gestelde voorwaarden voldoen (bijvoorbeeld een maximale belastingvrije vergoeding van € 210 per maand en € 2.100 per jaar in 2024) vallen buiten de WKR.
- Vergoedingen voor studiekosten en reiskosten van studenten en leerlingen: Deze vallen onder specifieke onderwijsregelingen en gaan niet ten koste van de WKR.
2. Auto van de zaak
- Een auto van de zaak heeft specifieke regels. Als de werknemer een auto van de zaak heeft en hier privé mee rijdt (meer dan 500 km per jaar), dan wordt een bijtelling van een percentage van de cataloguswaarde van de auto tot het loon gerekend. Deze bijtelling valt niet binnen de vrije ruimte van de WKR, maar wordt apart belast als loon in natura.
- De kosten voor zakelijke kilometers met de auto van de zaak zijn meestal vrijgesteld, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.
3. Werkkleding
- Werkkleding die voldoet aan specifieke eisen, zoals kleding met een bedrijfslogo (minimaal 70 cm²) of kleding die buiten het werk niet kan worden gedragen (bijvoorbeeld een uniform), valt niet onder de WKR en is onbelast. Dit geldt ook als de werkgever kleding verstrekt die na gebruik eigendom blijft van de werkgever.
- Voor andere kleding die als werkkleding wordt beschouwd, kunnen er afwijkende regels gelden binnen de WKR.
4. Verhuiskostenregeling bij zakelijke verhuizing
- Verhuiskosten die worden vergoed vanwege een zakelijke verhuizing (bijvoorbeeld als de werknemer dichter bij het werk moet gaan wonen) vallen onder een aparte regeling. Deze kosten kunnen onder bepaalde voorwaarden belastingvrij worden vergoed en vallen dan niet binnen de WKR.
5. Arbo-voorzieningen buiten de WKR
- Voorzieningen die rechtstreeks verband houden met de arbo-wetgeving en de zorgplicht van de werkgever vallen buiten de WKR. Dit omvat bijvoorbeeld ergonomische hulpmiddelen, beeldschermbrillen, of gezondheids- en veiligheidsgerelateerde trainingen en consulten. Deze moeten wel op de werkplek worden verstrekt of gebruikt om in aanmerking te komen voor de vrijstelling.
6. Vergoedingen op basis van een cao of wettelijke verplichting
- Sommige vergoedingen of verstrekkingen zijn gebaseerd op afspraken in de cao (collectieve arbeidsovereenkomst) of voortvloeien uit wettelijke verplichtingen, zoals re-integratiekosten bij ziekte. Deze vergoedingen kunnen onder specifieke regels vrijgesteld zijn van de WKR.
7. Voordelen uit dienstbetrekking met een specifieke vrijstelling
- Jubileumuitkering: Bij een 25- of 40-jarig dienstjubileum mag de werkgever eenmalig een onbelaste uitkering doen van maximaal één maandloon. Deze uitkering valt buiten de WKR.
- Vrijwilligersvergoedingen: Onder bepaalde voorwaarden zijn vergoedingen aan vrijwilligers belastingvrij en vallen niet onder de WKR. Deze voorwaarden zijn specifiek vastgelegd in de belastingwetgeving.
BELANGRIJK: HET VERSCHIL TUSSEN VERGOEDEN, VERSTREKKEN EN TERBESCHIKKING STELLEN
Vergoeden
- Dit betekent dat de werkgever de kosten die de werknemer heeft gemaakt, terugbetaalt. De werknemer betaalt eerst zelf voor iets (zoals reiskosten, vakliteratuur, of werkkleding), en vervolgens krijgt hij het bedrag vergoed door de werkgever.
- In de WKR kan de werkgever bepalen of deze vergoeding onbelast blijft. Bepaalde vergoedingen, zoals kosten voor vakliteratuur of zakelijke reiskosten, kunnen onbelast vergoed worden als ze binnen de gerichte vrijstellingen vallen. Als ze daarbuiten vallen, kunnen ze ten laste komen van de vrije ruimte van de WKR.
Ter beschikking stellen
- Bij ter beschikking stellen blijft het eigendom van de goederen of diensten bij de werkgever. De werknemer mag er gebruik van maken, maar wordt geen eigenaar. Denk bijvoorbeeld aan een telefoon van de zaak, een laptop, of een auto van de zaak.
- Wanneer iets ter beschikking wordt gesteld, wordt er gekeken naar het zakelijk gebruik en of dit onder de gerichte vrijstellingen valt. Als de voorziening volledig voor zakelijk gebruik is bedoeld en wordt gebruikt volgens de regels, dan kan dit onbelast plaatsvinden. Anders kan het (gedeeltelijk) ten laste komen van de vrije ruimte.
Verstrekken:
- Verstrekken betekent dat de werkgever een goed of dienst aan de werknemer geeft en de werknemer hiervan de eigenaar wordt. Een voorbeeld is een kerstpakket of maaltijden tijdens overwerk.
- Bij verstrekken wordt de waarde van het verstrekte goed in aanmerking genomen. Als het buiten de gerichte vrijstellingen valt, komt de waarde ten laste van de vrije ruimte binnen de WKR. Als de vrije ruimte wordt overschreden, moet over het overschreden bedrag loonbelasting worden betaald in de vorm van een eindheffing van 80%.
ENKELE PRAKTISCHE TIPS
Hier zijn enkele praktische tips voor de Werkkostenregeling (WKR) in 2024
- Optimaliseer het gebruik van vrije
- Let op de gebruikelijkheidstoets
- Voldoe aan het gebruikelijkheidscriterium en benut de onbelaste bonus van € 2.400,-.
- Maak creatief gebruik van de WKR, zoals het verstrekken van bedrijfsfitness
- Zorg voor een nauwkeurige administratie en documentatie van de
- Maak slim gebruik van de concernregeling
We begrijpen dat de informatie in dit artikel mogelijk vragen oproept. Wees gerust, wij staan klaar om je te ondersteunen. Neem gerust contact met ons op; we helpen je graag verder met al je vragen en bieden advies op maat.
Meer informatie over Salarisadministratie & HR tref je op deze pagina.
